Inbox er stedet der du leser og svarer på alle samtaler. I denne artikkelen guider vi deg gjennom de viktigste innstillingene og funksjonene som gjør det lett å holde orden – fra samtalekategorier og kanaler til besøksinformasjon, nettleserhistorikk, varsler og filtrering.
Vi har delt opp artikkelen i disse delene:
Nyhet: Legg inn egne notater kun for teamet direkte i samtalen – interne notater i samtaler
Samtalekategorier
Samtaler sorteres i to hovedkategorier – Åpne og Løste. Alle samtaler du eller teamet følger opp, forblir åpne. Når de er ferdig behandlet, flyttes de til løste.
Du løser en samtale ved å trykke på den grønne Løs-knappen øverst til høyre i samtalen eller i listen. Skulle kunden skrive til deg igjen, flyttes samtalen automatisk til Åpne igjen. Du kan bare løse en samtale hvis du har fått den tildelt, eller hvis du har full tilgang eller er kontoeier.
💡 Åpne-fanen er delt opp i flere underkategorier for å gjøre køen enklere å håndtere. Les mer under Inbox – kategorier.
Måter kunder kan kontakte deg på
Kunder kan nå deg på flere måter – via chatboksen på nettsiden din, Facebook Messenger, WhatsApp eller e-post. For å holde oversikt er alle innkommende meldinger i dashboardet merket med et ikon som viser hvor de kommer fra (live chat-meldinger har ikke ikon).
Live chat på nettsiden
De aller fleste samtaler starter via chatboksen på nettsiden din – og disse meldingene har ikke ikon. Når du svarer, får kunden beskjed direkte i chatboksen og ser svaret ditt med det samme.
Facebook Messenger
Hvis du vil ha inn Facebook-side-meldinger i dashboardet, koble Smartsupp til Facebook-siden din. Da blir chattene merket med et blått Messenger-ikon, og svarene dine sendes rett til Messenger – du slipper å logge inn der.
E-postmeldinger
Noen besøkende drar før du rekker å svare. Har du e-postadressen deres, kan du sende dem melding direkte fra dashboardet. Når de svarer, får du svaret rett inn i dashboardet, merket med en rød konvolutt. Smartsupp sender e-post når:
besøkende fyller inn e-post (for eksempel via kontaktskjemaet),
Smartsupp-kontoen din er koblet til et internt system, og besøkende er logget inn,
du legger inn kundens e-postadresse under besøksinformasjon,
besøkende brukte Leadgen Flow.
Har du WhatsApp Business-konto, kan besøkende enkelt kontakte deg via WhatsApp og meldingene dukker automatisk opp i dashboardet. Se WhatsApp-integrasjon for hvordan du setter det opp.
Besøksinformasjon
Når du åpner en samtale, finner du et kort til høyre med all informasjon vi har om besøkende. Her ser du blant annet:
Navn, e-post og telefonnummer (kan redigeres)
Plassering
Besøkers operativsystem og nettleser (inkludert versjon)
GDPR-samtykke – les mer i denne guiden
Ditt notat (kun synlig for operatører)
Samtalehistorikk med samme besøkende
Nettleserhistorikk og henvisningsside (se egne vilkår under)
Kontakttags – les mer her
💡 Er besøkende allerede borte? Du kan fortsatt svare! Når de besøker nettsiden igjen, får de meldingen din i chatboksen – og hvis de har lagt igjen e-post, får de den også på e-post.
Nettleserhistorikk
Nettleserhistorikk viser hvilke sider en besøkende har besøkt og hvor de kom fra (henvisningsside). Det vises i besøkskortet enten under eller etter en samtale.
Når er det tilgjengelig?
Nettleserhistorikk lagres bare når alle disse kriteriene er oppfylt:
Samtykke til informasjonskapsler – besøkende har godtatt informasjonskapsler på siden din.
Sporingskode installert – Smartsupp-koden er lagt til på siden din.
Besøkende har tatt kontakt – kun registrert hvis besøkende sender deg en melding. Kun visning av siden lagres ikke.
Slik ser du den:
1. Åpne samtalen med besøkende i dashboardet.
2. Se på besøkskortet til høyre.
3. Sjekk nettleserhistorikk-delen for å se besøkte sider og henvisning.
Merk: Nettleserhistorikk er ikke knyttet til abonnementet ditt – samme regler gjelder på både Free- og betalte planer. Har ikke besøkende samtykket til informasjonskapsler, eller har de aldri sendt deg melding, vil ikke historikk lagres.
Interne notater og sletting av meldinger
Vil du dele ekstra info med teamet? Bytt over til notat-modus i meldingsfeltet og legg til et internt notat rett i samtalen. Slike notater er kun synlige for operatører i dashboardet – kunden vil aldri se dem.
Skrev du noe feil eller sendte du feil melding? Du kan enkelt slette en sendt melding direkte i samtalen. Det er foreløpig kun operatørsiden som gir mulighet til å slette meldinger.
Samtalevarsler
I innstillingene kan du slå på to typer e-postvarsler, slik at du alltid får beskjed om nye meldinger:
Offline-meldinger – noen skriver mens du er logget av.
Ubesvart samtale – du er pålogget, en besøkende skriver til deg, men forlater før du rekker å svare.
Les mer om dette i e-postvarsler.
Merk: Denne delen handler ikke om varsel i mobilapp. Se Android- eller iPhone & iPad-guider for det. Av hensyn til sikkerheten skjuler vi automatisk kredittkortnummer i samtaler.
Tilpass sidepanelet
Venstre sidepanel i Inbox kan du tilpasse slik det passer teamet ditt.
Tags i sidepanelet – taggene dine vises nå nederst i panelet slik at du kan filtrere samtaler etter tagg med bare ett klikk – du trenger ikke åpne avansert søk.
Omorganiser seksjoner – dra seksjoner (og innholdet deres, som tags) til rekkefølgen du liker best. Dette er første steg på vei mot våre mer fleksible Inbox-visninger.
Filtrer samtaler
Du kan filtrere løste samtaler etter:
Vurdering, operatør, kanal, flows, automatiske meldinger, gruppe, tags, nettside (URL) og IP-adresse.
Slik gjør du det: Gå til Inbox > Løste > Søk (eller avansert søk), velg kriterier og klikk Bruk.
Merk – tom innboks? Hvis du har valgt tidsfilter (som i går eller siste X dager), kan det skjule samtaler utenfor tidsrommet og gjøre at innboksen ser tom ut. Mangler noen samtaler, sjekk filtrene og fjern tidsfilter hvis nødvendig.
Hva skjer videre?
Inbox – kategorier – hvordan Åpne, Løste og Kanaler+ er organisert.
Inbox-tagging – slik organiserer du samtaler med tags.
E-postintegrasjon – få e-postsamtaler rett inn i Inbox.
💡 Trenger du mer hjelp? Ta kontakt med vårt støtteteam – vi hjelper deg gjerne!