Hvis du bruker kontaktsinnsamlings-funksjonen i Flow (tidligere chatbots), må du innhente samtykke fra besøkende for å behandle personopplysningene deres i henhold til General Data Protection Regulation (GDPR). Denne veiledningen viser deg hvordan du setter opp kontaktsinnsamling slik at Flow holder seg i samsvar med gjeldende personvernregler i EU.
💡 Relatert veiledning: For en full gjennomgang av selve kontaktsinnsamlingsfunksjonen, se artikkelen vår om Leadgen Flow.
Vi har delt denne artikkelen inn i fem deler:
Hvem som er ansvarlig for hva
Under GDPR finnes det to tydelige roller:
Behandlingsansvarlig (data controller) – bestemmer hvordan og hvorfor personopplysninger behandles.
Databehandler (data processor) – behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, i tråd med dennes instruksjoner.
Når du bruker den automatiske kontaktsinnsamlingsfunksjonen i en Smartsupp Flow, blir du behandlingsansvarlig. Du bestemmer hvilke data som samles inn, hvordan de håndteres, og du bærer de juridiske forpliktelsene som følger med å beskytte disse dataene. Smartsupp er databehandler – vi behandler dataene basert på instruksjonene dine, men vi bestemmer ikke hva som samles inn eller hvordan det brukes.
💡 Tips: Sørg for at det interne teamet ditt forstår hvilke juridiske forpliktelser som ligger på deg som behandlingsansvarlig – håndtering av samtykke, regler for lagringstid og svar på innsynskrav fra registrerte er alt ditt ansvar.
Krav om samtykke
Kontaktsinnsamlingsfunksjonen i Flow har et innebygd alternativ for å kreve samtykke fra besøkende før personopplysningene deres behandles. Når dette er aktivert, ber Flow den besøkende om å gi samtykke først – deretter fortsetter den med å samle inn kontaktopplysninger. I flow-byggeren åpner du noden for kontaktsinnsamling og går til delen Data privacy og slår på Require consent to the processing of personal data (1) – du kan deretter redigere Message (2) for samtykke og legge til en Link to data privacy notice (3).
Den besøkendes samtykkevalg lagres direkte i besøksprofilen. Dette gir deg en tydelig oversikt over hvilke kontakter som har gitt samtykke og hvilke som ikke har det. Hvis en besøkende avslår, stanser Flow innsamlingsflyten.
⚠️ Viktig: Slå alltid på samtykkespørsmålet før du lanserer en Flow for kontaktsinnsamling. Å samle inn personopplysninger uten uttrykkelig samtykke bryter med GDPR og kan føre til betydelige bøter.
Kommunikasjon med innsamlede kontakter
Når du begynner å samle inn kontakter, er det avgjørende at markedsføringskommunikasjonen din sendes kun til kontakter som har gitt samtykke. Å ta kontakt med personer som ikke har samtykket – eller som aktivt har avslått – er et direkte brudd på GDPR.
I Smartsupp-dashboardet kan du filtrere kontakter etter samtykkestatus, slik at det er enkelt å bygge en ren markedsføringsliste som bare inkluderer personer som har valgt å motta kommunikasjon.
💡 Tips: Gå jevnlig gjennom kontaktlisten din og fjern kontakter som har trukket tilbake samtykket, eller som du ikke lenger har et rettslig grunnlag for å beholde. Dataminimering er et kjerneprinsipp i GDPR.
Lenke til personvernpolicy
Når du ber om samtykke inne i Flow, anbefaler vi sterkt at du inkluderer en direkte lenke til personvernpolicyen din. Selv om Smartsupp ikke juridisk krever at du publiserer en egen personvernpolicy for Flow, må du som behandlingsansvarlig informere besøkende om hvordan deres personopplysninger behandles – og en lenke til personvernpolicyen er den enkleste måten å oppfylle denne plikten på.
Hvis det ikke er satt opp noen lenke til personvernpolicy, bruker Flow i stedet Smartsupps generelle GDPR-informasjon, som bare forklarer vår rolle som databehandler og din rolle som behandlingsansvarlig – den kan ikke beskrive dine konkrete rutiner for håndtering av data.
💡 Tips: Personvernpolicyen din bør dekke hvilke data du samler inn, hvorfor du samler dem inn, hvor lenge du lagrer dem, hvem du deler dem med, og hvordan besøkende kan utøve rettighetene sine (innsyn, retting, sletting).
Hva skjer videre?
Leadgen Flow – trinnvis veiledning til å bygge en Flow som samler inn leads.
Flow – full oversikt over hvordan Flows fungerer og hvordan du lager en.
Flow Actions – se hvilke handlinger en Flow kan utføre, inkludert kontaktsinnsamling.
Flow conditions – styr når, hvor og for hvem boten vises.
Flow conversation – forstå hvordan Flow-samtaler skiller seg fra vanlige samtaler.
💡 Trenger du mer hjelp? Kontakt support-teamet vårt – vi hjelper deg gjerne! For konkrete GDPR-spørsmål anbefaler vi at du rådfører deg med en kvalifisert juridisk rådgiver.