Slutt å bytte mellom faner for å håndtere e-post fra kunder. Med Smartsupps e-postintegrasjon havner alle innkommende meldinger i Smartsupp-Inbox sammen med chatsamtalene — og svar sendes fra samme sted. Denne artikkelen viser deg hvordan du kobler til Gmail, Seznam og andre leverandører via SMTP/IMAP.
Vi har delt artikkelen inn i noen seksjoner:
Oversikt over e-postintegrasjonen
E-postintegrasjonen lar deg motta og svare på e-post direkte fra Smartsupp-Inbox — du trenger ikke lenger å hoppe mellom Gmail, Seznam eller annen webmail. Hver ny e-post oppretter en ny samtale i Smartsupp; svarene holdes samlet i samme tråd.
Viktig å vite før du begynner:
Tilgjengelig for alle aktive operatører på kontoen din.
Du kan koble til flere e-postleverandører samtidig.
Hver operatør ser e-postens emne og kan legge ved eller laste ned filer.
Synkroniseringen starter fra det øyeblikket integrasjonen opprettes — eldre e-poster hentes ikke inn i Smartsupp.
Tips: Hver operatør kan sette opp en personlig e-postsignatur som automatisk legges til i hvert svar. Se hvordan du konfigurerer den.
For å komme i gang åpner du Innstillinger → Kanaler og klikk på Koble til ved siden av E-postintegrasjon. Du kan også få tilgang til dette via lenken i Inbox.
Koble til Gmail
Gmail bruker Googles sikre OAuth-prosess, så du skriver ikke inn passordet ditt i Smartsupp.
Trinn 1. I leverandørlisten velger du Gmail. Du blir videresendt til Googles innloggingsskjerm.
Trinn 2. Velg Gmail-adressen du vil koble til (eller logg inn på en annen konto), og bekreft eventuelle sikkerhetsforespørsler fra Google.
Trinn 3. Gi de forespurte tillatelsene slik at Smartsupp kan lese og sende e-post på dine vegne.
Trinn 4. Når autoriseringen er fullført, blir du videresendt tilbake til Smartsupp-dashboardet — Gmail er nå tilkoblet.
Merk: Autoriseringen foregår utelukkende hos Google — innloggingsopplysningene dine for Gmail er aldri synlige for eller lagret av Smartsupp.
Koble til Outlook
Outlook bruker Microsofts sikre OAuth-innlogging, så du skriver aldri inn passordet ditt i Smartsupp.
Trinn 1. I leverandørlisten velger du Outlook. Du blir videresendt til Microsofts innloggingsskjerm.
Trinn 2. Velg Microsoft-kontoen du vil koble til (eller logg inn på en annen konto), og bekreft eventuelle sikkerhetsforespørsler fra Microsoft.
Trinn 3. Gi de forespurte tillatelsene slik at Smartsupp kan lese og sende e-post på dine vegne.
Trinn 4. Når autoriseringen er fullført, blir du videresendt tilbake til Smartsupp-dashboardet — Outlook er nå tilkoblet.
Merk: Bruker du en jobb- eller skolekonto fra Microsoft (Microsoft 365)? IT-administratoren din må kanskje godkjenne Smartsupps tilgang først. Hvis du ser meldingen «Godkjenning kreves» under innloggingen, ber du administratoren om å gi tilgang for organisasjonen din.
Delte postbokser i Microsoft 365
En delt postboks (for eksempel info@company.com) kan ikke kobles til direkte. Outlook-tilkoblingen kobler alltid til postboksen til kontoen som logger inn under autoriseringen — det finnes ikke noe alternativ for å velge en delt postboks, og integrasjonen bruker ikke tillatelsene Full tilgang eller Send som .
⚠️ Merk: Hvis en bruker som har tilgang til den delte postboksen kobler til kontoen sin, synkroniseres brukerens personlige postboks — ikke den delte.
For å koble til en adresse som info@company.com, må du først gjøre den om til en vanlig postboks:
I Microsoft 365-administrasjonen (Exchange-administrasjonssenteret) konverterer du den delte postboksen til en vanlig brukerpostboks med egen innlogging — postboksen trenger da en lisens. Alternativt kan du opprette en ny, dedikert konto for adressen.
Sikre kontoen med et sterkt passord og flerfaktorautentisering.
Koble til Outlook i Smartsupp (trinnene ovenfor), og logg inn med denne kontoen under autoriseringen.
Fra da av synkroniseres bare denne postboksen med Smartsupp — ingen personlig postboks er involvert.
Fjerne eller tilbakestille Smartsupps tilgang i Microsoft 365
Hvis du bruker en jobb- eller skolekonto fra Microsoft, kan IT-administratoren din gjennomgå eller fjerne tilgangen Smartsupp har fått i organisasjonen din. Dette er nyttig hvis du vil slutte å bruke Outlook-integrasjonen, eller hvis du vil opprette tilkoblingen på nytt fra bunnen av.
Trinn 1. I Smartsupp sletter du Outlook-e-postkanalen under Innstillinger → Kanaler.
Trinn 2. Be IT-administratoren din om å fjerne Smartsupps tilgang i Microsoft Entra-administrasjonssenteret (Entra ID → Bedriftsprogrammer → Alle programmer → Smartsupp). Administratoren kan enten tilbakekalle tillatelsene som er gitt, eller slette Smartsupp-programmet helt fra organisasjonen din.
Trinn 3. Hvis du vil bruke integrasjonen igjen, kobler du til Outlook i Smartsupp som beskrevet ovenfor. Administratoren din blir bedt om å godkjenne tilgangen på nytt.
💡 Tips: Microsoft endrer av og til navn på elementer i Entra-administrasjonssenteret. Se Microsofts offisielle veiledninger for de gjeldende trinnene: Gjennomgå tillatelser gitt til bedriftsprogrammer og Slett et bedriftsprogram.
Koble til Seznam
For Seznam (og noen lignende leverandører i listen) logger du inn med brukernavnet og passordet for e-posten din direkte i integrasjonsskjemaet.
Trinn 1. Velg Seznam fra leverandørlisten.
Trinn 2. Skriv inn e-postadressen, brukernavnet og passordet ditt. Du kan også legge til et avsendernavn som vises i svarene dine.
Trinn 3. Klikk på Fullfør for å lagre.
Merk: Innloggingsopplysningene dine sendes sikkert til e-postleverandøren din og er verken lagret eller synlige i Smartsupp.
Koble til andre e-postleverandører
Har du en innboks hos en annen leverandør? Du kan fortsatt koble den til ved hjelp av SMTP/IMAP. Hver leverandør publiserer sine egne serverinnstillinger — vanligvis på en hjelpeside eller via kundestøtten sin. Nedenfor finner du direkte lenker til SMTP/IMAP-innstillingene for de vanligste leverandørene:
Apple Mail (iCloud) — Serverinnstillinger for iCloud Mail
Proton Mail — SMTP-innsending i Proton
AOL Mail — AOL Mail med andre apper
Zoho Mail — IMAP-tilgang i Zoho
Mail.com — IMAP-serverinnstillinger for Mail.com
HubSpot — IMAP for tilkoblet e-post i HubSpot
Trinn 1. I Smartsupp åpner du Innstillinger → Kanaler og klikker på Koble til ved siden av E-postintegrasjon. Du kan også starte prosessen direkte fra Smartsupp-Inbox.
Trinn 2. Fyll inn SMTP- og IMAP-opplysningene fra leverandørens dokumentasjon, og klikk deretter på Fortsett.
Trinn 3. Skriv inn brukernavnet og passordet for e-posten din, og klikk deretter på Fullfør. Integrasjonen er nå klar til bruk.
Koble til en e-postadresse på nytt
En e-postadresse kan bare tilhøre én aktiv e-postkanal om gangen. Hvis du vil koble til en adresse på nytt via en annen leverandør — for eksempel bytte fra IMAP til Outlook eller Gmail — må du først slette den eksisterende e-postkanalen og deretter koble til adressen igjen.
Når du kobler til samme adresse på nytt, uansett leverandør, gjenopprettes den opprinnelige kanalen med samtalehistorikken; bare kanaltypen som vises i listen, kan endres.
💡 Ser du feilen «e-postadressen er i bruk»? Adressen er fortsatt aktiv på en annen kanal, vanligvis på denne eller en annen Smartsupp-konto. Slett først adressen fra kanalen den er koblet til, og prøv deretter igjen. Finner du ikke ut hvor den brukes? Kontakt kundestøtten vår, så hjelper vi deg med å frigjøre den.
Arbeide med e-post
Når innboksen din er tilkoblet, kan du håndtere e-post direkte i Smartsupp-Inbox — og gjøre mer enn bare å svare:
Svar, send kopi og videresend — svar på e-post, legg til mottakere i kopi og videresend meldinger til kolleger, alt fra samtalevisningen.
Skriv nye e-poster — skriv og send helt nye utgående e-poster, ikke bare svar i eksisterende tråder.
Autofullføring av adresser — når du skriver inn en mottaker, foreslår Smartsupp matchende kontakter (navn og e-post) for å spare tid og unngå skrivefeil.
Hva er neste steg?
Facebook-integrasjon — koble til Messenger slik at kundechatter havner i Smartsupp-Inbox.
WhatsApp-integrasjon — samle WhatsApp Business-samtaler i samme dashboard.
E-postsignatur — sett opp en personlig signatur som automatisk legges til i hvert e-postsvar.
Inbox-kategorier — hold e-post, chat og andre kanaler organisert etter hvert som antallet samtaler øker.
💡 Trenger du mer hjelp? Kontakt kundestøtteteamet vårt — vi hjelper deg gjerne!