Smartsupp voor jezelf instellen kost maar een paar minuten — het uitrollen voor een heel supportteam vraagt om een plan. Deze checklist begeleidt je als beheerder door de eerste 30 dagen: van de basis en het uitnodigen en organiseren van operators tot het meten van de teamprestaties. Elke stap verwijst naar een uitgebreide handleiding.
We hebben de uitrol in een paar fasen verdeeld:
Dag 1 — Stel de basis in
Zorg dat de basis werkt voordat het team aan de slag gaat:
Installeer de chatwidget — open in Smartsupp Instellingen → Kanalen → Live chat → Installatie en voeg de code toe aan je website (of gebruik een platformplugin).
Controleer de algemene instellingen — stel de juiste tijdzone in onder Instellingen → Algemeen zodat kantoortijden en statistieken de juiste tijden gebruiken.
Configureer je Kantoortijden — bepaal wanneer de chat als online wordt weergegeven, ongeacht wie er is ingelogd. Beschikbaar vanaf het Solo pakket.
Week 1 — Nodig je team uit
Nodig nu je operators uit:
Nodig operators uit — ga naar Instellingen → Operators en verstuur uitnodigingen per e-mail. Een uitnodiging is 7 dagen geldig en de uitgenodigde persoon mag nog geen eigen Smartsupp-account hebben.
Let op het aantal operatorplaatsen — pakketten bevatten 1 operator (Solo), 3 (Plus) of 5 of meer (Expert, uitbreidbaar); Ultimate is maatwerk. Je kunt op elk moment extra operators toevoegen in Facturatie.
Werk de profielen bij — een echte foto, naam en korte beschrijving geven de chat een persoonlijk karakter. Zie Operatorinstellingen.
💡 Tip: Nodig eerst een kleine testgroep uit (2–3 operators), laat hen een paar dagen echte gesprekken afhandelen en werk pas daarna de rest van het team in met de opgedane kennis.
Week 2 — Organiseer en routeer gesprekken
Nu je team erbij is, bepaal je wie wat afhandelt:
Groepen — verdeel operators in teams (verkoop, support, facturatie…) en laat bezoekers het juiste team kiezen in het contactformulier. Beschikbaar vanaf het Expert pakket.
Chattoewijzing — wijs gesprekken toe aan specifieke operators, zodat elk gesprek een verantwoordelijke heeft. Beschikbaar vanaf het Solo pakket.
Tags — label gesprekken voor segmentatie en rapportage (vanaf Solo; automatisch taggen vanaf Expert).
Snelkoppelingen — sla standaardantwoorden op voor terugkerende vragen. Persoonlijke snelkoppelingen zijn beschikbaar in elk pakket; gedeelde snelkoppelingen voor teams vanaf Expert. Organiseer de inbox verder met Inboxcategorieën.
Week 3–4 — Meet en verbeter
Bekijk na de eerste weken de cijfers en pas de instellingen aan:
Statistieken — houd gespreksvolumes, reactietijden en beoordelingen bij. Basisstatistieken zijn beschikbaar vanaf Solo, teamstatistieken per operator vanaf Expert.
Evalueer kantoortijden en personeelsbezetting — vallen de piekuren samen met de tijden waarop je operators online zijn?
Verbeter snelkoppelingen en groepen — maak snelkoppelingen voor vragen die steeds terugkomen en pas de groepsroutering aan op basis van het daadwerkelijke verkeer.
Overzicht van beschikbaarheid per pakket
Een kort overzicht van welke teamfuncties bij welk pakket horen:
Operators — Solo 1 · Plus 3 · Expert 5 of meer (uitbreidbaar) · Ultimate maatwerk.
Kantoortijden, chattoewijzing, tags, basisstatistieken — vanaf Solo.
Groepen (teams van operators) — vanaf Expert.
Snelkoppelingen voor teams, automatisch taggen, beperkte toegang voor operators — vanaf Expert.
Teamstatistieken (per operator) — vanaf Expert.
⚠️ De beschikbaarheid per pakket heeft betrekking op de huidige pakketten (Solo, Plus, Expert, Ultimate). Als je een ouder pakket hebt, kunnen de limieten afwijken — kijk bij Facturatie of vraag het aan onze support.
Wat nu?
Operators — algemene instellingen — operators uitnodigen, rollen, profielen.
Groepen — stel teams en groepsroutering in.
Operator toewijzen — hoe gesprekstoewijzing werkt.
Kantoortijden — bepaal wanneer de chat online is.
Statistieken — meet de prestaties van je team.
Snelkoppelingen — standaardantwoorden om sneller te reageren.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam — we helpen je graag!