Smartsupp voor jezelf aan de praat krijgen kost een paar minuten – het uitrollen naar een heel supportteam vraagt om een plan. Deze checklist loodst een beheerder door de eerste 30 dagen: van de basis, via het uitnodigen en indelen van operators, tot het meten van de prestaties van het team. Elke stap verwijst naar een uitgebreide handleiding.
We hebben de uitrol opgedeeld in een paar fasen:
Dag 1 – de basis aan de praat krijgen
Zorg dat het fundament werkt voordat het team erbij komt:
Installeer de chatwidget – open in Smartsupp Instellingen → Kanalen → Live chat → Installatie en voeg de code toe aan je website (of gebruik een plugin voor je platform).
Controleer de algemene instellingen – stel de juiste tijdzone in onder Instellingen → Algemeen, zodat openingstijden en statistieken de juiste tijden gebruiken.
Stel je openingstijden in – bepaal wanneer de chat online verschijnt, los van wie er is ingelogd. Beschikbaar vanaf het SOLO-pakket.
Week 1 – je team uitnodigen
Haal nu je operators erbij:
Nodig operators uit – ga naar Instellingen → Operators en verstuur uitnodigingen per e-mail. Een uitnodiging is 7 dagen geldig, en de uitgenodigde persoon mag nog geen eigen Smartsupp-account hebben.
Let op je plekken – de pakketten bevatten 1 operator (SOLO), 3 (PLUS) of 5 en meer (EXPERT, uitbreidbaar); ULTIMATE is op maat. Je kunt op elk moment extra operators toevoegen in Facturatie.
Maak de profielen af – een echte foto, naam en korte beschrijving maken de chat persoonlijker. Zie Agentinstellingen.
💡 Tip: Nodig eerst een kleine pilotgroep uit (2–3 operators), laat die een paar dagen echte gesprekken afhandelen en onboard pas daarna de rest van het team, met de opgedane lessen.
Week 2 – gesprekken organiseren en doorsturen
Nu het team er is, bepaal je wie wat afhandelt:
Groepen – verdeel operators in teams (sales, support, facturatie…) en laat bezoekers in het contactformulier het juiste team kiezen. Beschikbaar vanaf het EXPERT-pakket.
Chats toewijzen – wijs gesprekken toe aan bepaalde operators, zodat niets zonder eigenaar blijft. Beschikbaar vanaf het SOLO-pakket.
Tags – label gesprekken voor segmentatie en rapportage (vanaf SOLO; automatisch taggen vanaf EXPERT).
Snelkoppelingen – bewaar standaardantwoorden voor terugkerende vragen. Persoonlijke snelkoppelingen zitten in elk pakket; snelkoppelingen die je met het team deelt vanaf EXPERT. Houd je inbox verder op orde met inboxcategorieën.
Week 3–4 – meten en verbeteren
Kijk na de eerste weken naar de cijfers en stel je opzet bij:
Statistieken – volg het aantal gesprekken, de reactietijden en de beoordelingen. Basisstatistieken zijn beschikbaar vanaf SOLO, teamstatistieken per operator vanaf EXPERT.
Bekijk je openingstijden en bezetting opnieuw – vallen de drukste momenten samen met de tijden waarop je operators online zijn?
Blijf sleutelen aan snelkoppelingen en groepen – maak van de vragen die steeds terugkomen snelkoppelingen, en pas de groepsrouting aan op basis van het echte verkeer.
Overzicht van beschikbaarheid per pakket
Een snel overzicht van welke teamfuncties bij welk pakket horen:
Operators – SOLO 1 · PLUS 3 · EXPERT 5 en meer (uitbreidbaar) · ULTIMATE op maat.
Openingstijden, chats toewijzen, tags, basisstatistieken – vanaf SOLO.
Groepen (teams van operators) – vanaf EXPERT.
Teamsnelkoppelingen, automatisch taggen, beperkte toegang voor operators – vanaf EXPERT.
Teamstatistieken (per operator) – vanaf EXPERT.
⚠️ De beschikbaarheid per pakket verwijst naar de huidige pakketten (SOLO, PLUS, EXPERT, ULTIMATE). Zit je op een ouder legacy-pakket, dan kunnen de limieten afwijken – kijk in je gedeelte Facturatie of vraag het onze support.
Wat is de volgende stap?
Agents – algemene instellingen – operators uitnodigen, rollen, profielen.
Groepen – teams en groepsrouting instellen.
Agent toewijzen – hoe het toewijzen van gesprekken werkt.
Openingstijden – bepaal wanneer de chat online is.
Statistieken – meet de prestaties van je team.
Snelkoppelingen – standaardantwoorden voor snellere reacties.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam – we helpen je graag!