Agents zijn de mensen in je team die chatten met bezoekers op je website. Voordat ze aan de slag kunnen, moet je ze toegang geven tot je Smartsupp-account. In het dashboard heten agents Operators. In dit artikel lees je hoe je agents uitnodigt, hun toegang en activiteit beheert én handige extra's zoals eigenaarschap overdragen.
🟡 Goed om te weten: Het Aantal agents dat je mag toevoegen hangt af van je pakket. Je vindt je actuele limiet of breidt het aantal uit in het Facturatie-gedeelte van je dashboard, of neem contact op met ons ondersteuningsteam.
Dit artikel is verdeeld in zeven onderdelen:
Wie zijn agents?
Agents zijn de onmisbare schakel van elke live chat. Zij hebben direct contact met je websitebezoekers: ze beantwoorden vragen en helpen je klanten bij het vinden van het juiste product. Voordat ze kunnen chatten, moet je ze toegang geven binnen jouw Smartsupp-account.
Hoe nodig je een nieuwe agent uit
Een nieuwe agent toevoegen is zo geregeld. Ga naar Instellingen → Operators en klik op Operator uitnodigen.
Vul het e-mailadres van de nieuwe agent in. Diegene krijgt per mail een uitnodiging. De uitnodigingslink is 7 dagen geldig. Zodra de agent deze accepteert, gaat hij of zij naar Smartsupp om een naam en wachtwoord aan te maken.
In het uitnodigingsformulier kies je ook meteen het Toegangsniveau van de nieuwe agent: Volledige toegang of Beperkte toegang. Standaard staat Volledige toegang aan. Het gekozen niveau geldt zodra de uitnodiging geaccepteerd is. Heeft jouw pakket een beperkt aantal plekken, en zijn die allemaal bezet? Dan is Volledige toegang grijs, wordt Beperkte toegang automatisch geselecteerd en geeft het formulier aan dat alle plekken bezet zijn.
💡 Let op: Ben je al ingelogd bij Smartsupp, dan brengt de uitnodigingslink je direct naar het dashboard. Wil je de uitnodiging accepteren terwijl je ingelogd bent, log dan eerst uit of open de uitnodiging in een andere browser.
Lukt uitnodigen niet? (e-mail bestaat al)
Je kunt geen uitnodiging sturen naar iemand die al een eigen, losstaand Smartsupp-account heeft. Zie je de foutmelding "E-mail bestaat al", dan staat het e-mailadres al geregistreerd bij Smartsupp. Los het zo op:
1. Vraag diegene om met het betreffende e-mailadres in te loggen op het bestaande Smartsupp-account.
2. Laat het losse account verwijderen in Smartsupp.
3. Is het account verwijderd? Dan kun je het e-mailadres alsnog als agent toevoegen in jouw account.
Of nodig de persoon uit met een ander e-mailadres.
Operatorinfo en toegang bewerken
Wil je informatie van een agent aanpassen (zoals naam, e-mail of beschrijving)? Klik op de Drie puntjes naast de naam van de agent en kies Operator bewerken.
Ook het Toegangsniveau wijzig je hier eenvoudig:
Volledige toegang — mag alle persoonlijke én bedrijfsinstellingen bekijken en aanpassen (inclusief facturatie), en chatten met bezoekers. Aanbevolen voor senior medewerkers of managers.
Beperkte toegang — toegang tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen (profiel, sneltoetsen, meldingen), en mag chatten met bezoekers. Agents met beperkte toegang zien de Home-pagina niet.
Agents activeren of deactiveren
Heb je een agent toegevoegd? Dan stel je in of diegene kan chatten met bezoekers. Er zijn twee soorten agents:
Actieve agent — kan chatten met bezoekers. Alleen actieve agents kunnen automatische berichten en Flows (voorheen chatbots) aanpassen.
Niet-actieve agent — heeft Alleen toegang tot statistieken en instellingen en kan niet communiceren met bezoekers. Handig voor eigenaren of managers die alleen willen meekijken met statistieken, instellingen willen wijzigen of facturatie willen bekijken.
Om te wisselen, zet je de schakelaar simpelweg aan (rechts) of uit (links).
Hoe toegangsniveau en actieve status samenwerken: Dit zijn twee losse instellingen. Toegangsniveau (Volledig of Beperkt) bepaalt wat de agent ziet en kan aanpassen — Volledig geeft toegang tot bedrijfsinstellingen en facturatie, Beperkt alleen tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen. Actief/Niet-actief bepaalt of de agent kan chatten: actieve agents chatten met bezoekers en mogen Flows/automatische berichten aanpassen, niet-actieve agents zien alleen statistieken en instellingen. Bijvoorbeeld: een manager kan Volledig + niet-actief zijn (alles kunnen beheren, maar geen chat), terwijl een supportmedewerker meestal actief is.
Hoeveel agents kan ik toevoegen?
Het aantal agents hangt af van je gekozen pakket. Wil je weten hoeveel agents je nu hebt — of een extra plek toevoegen? Ga naar het Facturatie-gedeelte in je dashboard, of stuur ons een bericht via de chatwidget.
Geavanceerd: eigenaarschap overdragen & een agent verwijderen
Wil je een agent verwijderen die Accounteigenaar is? Draag dan eerst het eigenaarschap over aan een andere agent. Zo doe je dat:
1. Neem contact op met ons ondersteuningsteam en geef aan wie de nieuwe accounteigenaar wordt. Je kunt dit niet zelf wijzigen in het dashboard — wij regelen dat voor je.
2. Na de overdracht wordt de oude eigenaar een gewone agent.
3. Ga naar Instellingen → Werkplek → Operators.
4. Zoek de agent die je wilt verwijderen, klik op het driepuntjesmenu en kies Verwijderen.
Wat nu?
Agent toewijzen — wijs gesprekken automatisch toe aan de juiste agent.
Welkomstbericht en overdracht naar een agent — begroet je bezoekers en stuur de chat eenvoudig door naar een live agent.
Flow – overdrachtsfuncties — stuur een Flow-gesprek automatisch naar een agent als dat nodig is.
💡 Meer hulp nodig? Stuur een bericht naar ons ondersteuningsteam — we helpen je graag!