Stel de dagen van de week en de tijdsintervallen in waarop je operators online zijn.
Beschikbaar in: de Solo, Plus, Expert, en Ultimate pakketten (oudere pakketten: Standard, Pro). Kantoortijden zijn niet beschikbaar in het Free-pakket.
We hebben het artikel opgedeeld in een aantal onderdelen:
Waarom kantoortijden gebruiken?
Stel de kantoortijden van je bedrijf in en Smartsupp wordt alleen tijdens deze periode als online weergegeven. Als een operator na kantoortijden online blijft, schakelt de chatbox op je website toch over naar de offlinemodus. Je operators hoeven zich dus geen zorgen te maken over op tijd uitloggen.
Hoe activeer je kantoortijden?
Alleen de eigenaar of een operator met volledige toegang kan kantoortijden instellen.
Om Kantoortijden te activeren, ga je naar Instellingen
Kantoortijden
Kantoortijden inschakelen
🟡 In het Free-pakket: Instellingen → Kantoortijden toont een upgradepagina in plaats van de instellingen. Om kantoortijden te gebruiken, klik je op Upgrade en kies je een pakket waarin deze functie is inbegrepen.
De dagen en tijdsintervallen instellen
Kies nu de dagen waarop je de kantoortijden wilt toepassen en schuif de knop naast elke geselecteerde dag naar rechts, zodat deze blauw wordt. Het standaardtijdsinterval is 8am - 5pm. Je kunt tijdsintervallen eenvoudig wijzigen door de invoervelden te bewerken. Je kunt ook meerdere tijdsintervallen op één dag toevoegen en pauzes instellen door te klikken op de optie "Interval toevoegen" aan de rechterkant.
Vergeet niet op de knop "Opslaan" te klikken om je instellingen voor kantoortijden te bevestigen
Vergeet niet de juiste Accounttijdzone in te stellen wanneer je kantoortijden gebruikt.
Chatgedrag tijdens kantoortijden
Chat is buiten kantoortijden altijd offline. De status van de operator wordt in dit geval genegeerd. Een operator kan buiten kantoortijden inloggen op het dashboard. Hoewel een operator online is, blijft de chatstatus op de website offline.
Tijdens kantoortijden werkt de chat zoals gebruikelijk. Als er minstens één operator online is, is de chat op de website online. Als er geen operator online is, is de chatbox op de website offline.
Als je de kantoortijden bijvoorbeeld tot 5 pm instelt, schakelt de chatbox precies om 5 pm over naar offline. Lopende gesprekken worden niet beïnvloed en de operator kan het gesprek afronden. Bezoekers die aan het chatten zijn, zien de chat als online totdat zij of een operator het gesprek beëindigen.
Feestdagen
Als feestdagen geen onderdeel zijn van de kantoortijden, is dat geen probleem: er is geen operator online, dus de chatbox op de website blijft offline. Operators moeten de dag vóór de feestdag uitloggen op het dashboard of hun status op offline zetten. Als operators online blijven in het dashboard, is de chatbox buiten kantoortijden offline, maar schakelt deze om 9 am automatisch over naar online omdat er online operators worden gedetecteerd.
Tip: lunchpauze
Voeg twee tijdsintervallen op één dag toe en stel een lunchpauze in. Tijdens deze pauze ontvang je alle berichten via e-mail.
Wat nu?
Chatboxstatus — wanneer je chat als online of offline wordt weergegeven.
Groepen — verdeel operators in teams en stuur gesprekken naar hen door.
Hoe blijf je in contact met bezoekers als je offline bent? — hoe je berichten verzamelt wanneer niemand online is.