The Postilaatikko on paikka, jossa luet ja vastaat jokaiseen keskusteluun. Tässä artikkelissa käydään läpi tärkeimmät asetukset ja ominaisuudet, jotka auttavat sinua pysymään järjestyksessä – keskustelukategorioista ja kanavista kävijätietoihin, selaushistoriaan, ilmoituksiin ja suodatukseen.
Olemme jakaneet artikkelin muutamaan osaan:
Keskustelukategoriat
Keskustelut on jaettu kahteen pääkategoriaan – Avoin ja Ratkaistu. Keskustelut, joiden parissa sinä tai tiimisi työskentelee, pysyvät Avoin-tilassa; valmiit siirtyvät kategoriaan Ratkaistu.
Ratkaise keskustelu klikkaamalla vihreää Ratkaise -painiketta keskustelun oikeassa yläkulmassa tai keskustelulistassa. Jos kävijä kirjoittaa uudelleen, se siirtyy automaattisesti takaisin kategoriaan Avoin. Voit ratkaista keskustelun vain, jos se on sinulle määritetty tai jos olet täyden pääsyn omaava agentti tai tilin omistaja.
💡 The Avoin -välilehti on jaettu edelleen alakategorioihin, jotta jonosi pysyy järjestyksessä. Lue lisää kohdasta Saapuneet – kategoriat.
Miten asiakkaat ottavat sinuun yhteyttä
Asiakkaat voivat lähettää sinulle viestejä useista paikoista – verkkosivustosi chat-ikkunasta, Facebook Messengeristä, WhatsAppista tai sähköpostitse. Jotta kaikki pysyy järjestyksessä, jokainen saapuva viesti hallintapaneelissasi on merkitty ikonilla, joka näyttää, mistä se on tullut (live-chat-viesteissä ei ole ikonia).
Verkkosivuston live-chat
Verkkosivustosi chat-ikkunan kautta lähetetty viesti on yleisin tapa keskustelun alkamiseen. Näissä chatteissa ei ole erityistä ikonia. Kun vastaat, asiakkaalle tulee ilmoitus suoraan chat-ikkunaan ja hän voi lukea viestisi heti.
Facebook Messenger
Jos haluat nähdä Facebook-sivusi viestit hallintapaneelissa, sinun täytyy ensin yhdistää Smartsupp Facebook-sivuusi. Jokainen chat merkitään sen jälkeen sinisellä Messenger-ikonilla, ja vastauksesi toimitetaan Messengeriin – joten sinun ei tarvitse vaihdella alustojen välillä.
Sähköpostiviestit
Joskus kävijät poistuvat ennen kuin ehdit vastata. Jos sinulla on heidän sähköpostiosoitteensa, voit silti lähettää heille viestin suoraan hallintapaneelista. Kun he vastaavat, heidän vastauksensa näkyy automaattisesti hallintapaneelissa ja on merkitty punaisella kirjekuorella. Smartsupp voi lähettää sähköpostiviestejä, kun:
kävijä on antanut sinulle sähköpostiosoitteensa (esimerkiksi yhteydenottolomakkeen),
Smartsupp-tilisi on yhdistetty sisäiseen järjestelmääsi ja kävijä on kirjautuneena sisään,
täytät asiakkaan sähköpostiosoitteen manuaalisesti kävijätietoihin,
kävijä on käyttänyt Leadgen Flow'ta.
WhatsApp Business -tilin avulla kävijät voivat ottaa sinuun yhteyttä myös WhatsAppin kautta, ja viestit tulevat hallintapaneeliisi. Lisätietoja asetuksista on WhatsApp-integraation ohjeessa.
Kävijätiedot
Kun avaat keskustelun, kortti oikealla näyttää kaiken, mitä tiedät kävijästä. Se sisältää:
Nimi, sähköposti, ja puhelinnumero (kaikki muokattavissa)
Sijainti
Kävijän käyttöjärjestelmä ja Selain (nimi ja versio)
GDPR-suostumus — lisää kohdassa tästä oppaasta
Sinun henkilökohtainen merkintä (näkyy kaikille agenteille)
Keskusteluiden historia saman kävijän kanssa
Selaushistoria ja viittaava sivu (referrer) (katso ehdot alla)
Yhteystunnisteet — lisää täältä
💡 Kävijä on jo poistunut? Voit silti vastata. Kun hän palaa verkkosivustollesi, hän näkee viestisi chat-ikkunassa — ja jos hän jätti sähköpostiosoitteen, hän saa sen myös sinne.
Selaushistoria
Selaushistoria näyttää, millä sivuilla kävijä on käynyt ja mistä hän tuli (referrer). Se näkyy kävijätietokortissa keskustelun aikana tai sen jälkeen.
Milloin se on käytettävissä
Selaushistoria tallennetaan vain, kun kaikki nämä ehdot täyttyvät:
Evästeiden suostumus — kävijä hyväksyi evästeet verkkosivustollasi.
Seurantakoodi asennettu — Smartsupp-koodi on asennettu oikein sivustollesi.
Kävijän vuorovaikutus — kävijä lähetti sinulle viestin. Historiaa ei tallenneta kävijöille, jotka vain selaavat.
Miten sitä katsotaan
1. Avaa keskustelu kävijän kanssa hallintapaneelissa.
2. Siirry oikealla olevaan kävijätietokorttiin.
3. Tarkista selaushistorian osio, josta näet katsotut sivut ja viittaavan sivun.
Huom: Selaushistoria ei ole sidottu pakettiisi — samat ehdot pätevät sekä Free- että maksetuissa paketeissa. Ilman evästeiden hyväksyntää tai kävijöille, jotka eivät koskaan lähetä viestiä, historiaa ei voida seurata.
Sisäiset muistiinpanot ja viestien poistaminen
Pitääkö jättää lisätietoa tiimikavereille? Vaihda viestinkirjoitusosio tilaan muistiinpano tila ja lisää sisäinen muistiinpano suoraan keskusteluun. Sisäiset muistiinpanot näkyvät vain operaattoreille hallintapaneelissa — asiakas ei näe niitä koskaan.
Lähetitkö jotain vahingossa? Voit myös poistaa lähetetyn viestin suoraan keskustelussa. Viestien poistaminen on tällä hetkellä käytettävissä vain operaattorin puolella.
Keskusteluilmoitukset
Asetuksista voit ottaa käyttöön kahta tyyppiä sähköposti-ilmoituksia, jotta et koskaan missaa viestejä:
Offline-viestit — joku kirjoittaa sinulle, kun olet offline.
Vastaamaton keskustelu — olet online ja kävijä lähettää viestin, mutta poistuu ennen kuin vastaat.
Lisätietoja: sähköposti-ilmoitukset.
Huom: Tämä osio ei kata mobiilisovelluksen ilmoituksia — katso Android tai iPhone & iPad oppaita. Turvallisuutesi vuoksi luottokorttinumeroita tunnistetaan ja piilotetaan automaattisesti keskusteluissa.
Sivupalkin mukauttaminen
Inboxisi vasemmanpuoleinen sivupalkki voidaan mukauttaa tiimisi toimintatavan mukaan.
Tunnisteet sivupalkissa — tunnisteesi näkyvät nyt sivupalkin alaosassa, joten voit suodattaa tunnisteilla merkityt keskustelut yhdellä klikkauksella ilman, että avaat tarkennetun haun.
Järjestele osioita uudelleen — raahaa sivupalkin osiot (ja niiden sisällä olevat kohteet, kuten tunnisteet) järjestykseen, joka sopii sinulle. Tämä on ensimmäinen askel kohti tulevaa dynaamista inboxia, jossa voit rakentaa omat mukautetut näkymäsi.
Keskustelujen suodatus
Voit suodattaa ratkaistut keskustelut seuraavasti:
arvion, agentin, kanavien, Flowsin, automaattisten viestien, ryhmän, tunnisteiden, verkkosivun URL-osoitteen ja IP-osoitteen perusteella.
Suodattaaksesi: siirry kohtaan Inbox > Resolved > Search (tai tarkennettu haku), valitse yksi tai useampi ehto ja klikkaa Käytä.
Huomio – tyhjä inbox? Aikasuodatin (esimerkiksi Eilen tai Viimeiset X päivää) voi piilottaa keskustelut tämän ajan ulkopuolelta ja saada inboxin näyttämään tyhjältä. Jos keskusteluja näyttää puuttuvan, tarkista aktiiviset suodattimet ja poista aikasuodatin.
Mitä seuraavaksi?
Inbox – kategoriat — miten Open, Resolved ja Channels+ on järjestetty.
Inbox-tunnisteet — järjestä keskustelut tunnisteilla.
Sähköposti-integraatio — tuo sähköpostikeskustelut inboxiin.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä tukitiimiimme — autamme mielellämme!