Jos käytät yhteystietojen keräämisen ominaisuutta Flow’ssa (aiemmin chatbotit), sinun täytyy pyytää kävijän suostumus hänen henkilötietojensa käsittelyyn General Data Protection Regulationin (GDPR) mukaisesti. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten otat yhteystietojen keräämisen käyttöön niin, että Flow on ajan tasalla EU:n yksityisyydensuojaa koskevien määräysten kanssa.
💡 Aiheeseen liittyvä ohje: Löydät kattavan esittelyn itse yhteystietojen keräämisen ominaisuudesta artikkelista Leadgen Flow.
Olemme jakaneet tämän artikkelin viiteen osaan:
Kuka on vastuussa mistäkin
GDPR:ssä on kaksi erillistä roolia:
Rekisterinpitäjä — määrittelee, miten ja miksi henkilötietoja käsitellään.
Käsittelijä — käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun tämän ohjeiden mukaisesti.
Kun käytät Smartsupp Flow’n automaattista yhteystietojen keräämisen ominaisuutta, sinusta tulee rekisterinpitäjä. Päätät, mitä tietoja kerätään, miten niitä käsitellään, ja sinulla on tietojen suojaamiseen liittyvät lakisääteiset velvoitteet. Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä — käsittelemme tietoja ohjeidesi mukaan, mutta emme päätä, mitä kerätään tai mihin niitä käytetään.
💡 Vinkki: Varmista, että sisäinen tiimisi ymmärtää, mitkä lakisääteiset velvoitteet kuuluvat sinulle rekisterinpitäjänä – esimerkiksi suostumusten hallinta, säilytysaikasäännöt ja tietosuojaoikeuksiin (esim. tarkastusoikeus) vastaaminen ovat sinun vastuullasi.
Suostumuksen vaatiminen
Flow’n yhteystietojen keräämisen ominaisuuteen sisältyy sisäänrakennettu mahdollisuus vaatia kävijän suostumus ennen henkilötietojen käsittelyä. Kun tämä on käytössä, Flow pyytää ensin kävijältä suostumuksen – vasta sen jälkeen se jatkaa yhteystietojen keräämistä. Flow-rakentajassa avaa yhteystietojen keräämisen solmun Tietosuoja-osio ja laita päälle Vaadi suostumus henkilötietojen käsittelyyn (1) — sen jälkeen voit muokata suostumuksen Viesti (2) -kenttää ja lisätä Linkki tietosuojailmoitukseen (3) -linkin.
Kävijän suostumuspäätös tallennetaan suoraan hänen kävijäprofiiliinsa. Näin näet helposti, mitkä kontaktit ovat antaneet suostumuksen ja mitkä eivät. Jos kävijä kieltäytyy, Flow lopettaa keräysflown.
⚠️ Tärkeää: Ota suostumuspyyntö aina käyttöön ennen yhteystietoja keräävän Flow’n julkaisua. Henkilötietojen kerääminen ilman nimenomaista suostumusta rikkoo GDPR:ää ja voi johtaa merkittäviin sakkoihin.
Yhteydenpito kerättyihin kontakteihin
Kun alat kerätä kontakteja, on kriittistä, että markkinointiviestintää lähetetään vain kontakteille, jotka ovat antaneet suostumuksen. Yhteydenotto henkilöihin, jotka eivät ole antaneet suostumusta – tai jotka ovat sen nimenomaisesti evänneet – on suora GDPR-rikkomus.
Smartsuppin hallintapaneelissa voit suodattaa kontakteja suostumuksen tilan perusteella, joten on helppoa luoda puhdas markkinointilista, joka sisältää vain ne, jotka ovat valinneet vastaanottaa viestintää.
💡 Vinkki: Tarkista yhteystietolistasi säännöllisesti ja poista kontaktit, jotka ovat peruuttaneet suostumuksensa tai joita et enää säilytä oikeutetun syyn perusteella. Tietojen minimointi on yksi GDPR:n keskeisistä periaatteista.
Linkki tietosuojakäytäntöön
Kun pyydät suostumusta Flow’ssa, suosittelemme vahvasti lisäämään suoran linkin tietosuojakäytäntöön. Vaikka Smartsupp ei lain mukaan vaadi julkaisemaan Flow’ta koskevaa tietosuojakäytäntöä, rekisterinpitäjänä sinun täytyy informoida kävijöitä siitä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään – ja linkki tietosuojakäytäntöön on helpoin tapa täyttää tämä velvollisuus.
Jos tietosuojakäytännön linkkiä ei ole asetettu, Flow käyttää oletuksena Smartsuppin yleistä GDPR-ilmoitusta, joka selittää vain meidän roolimme henkilötietojen käsittelijänä ja sinun roolisi rekisterinpitäjänä – se ei voi kuvata juuri sinun tapaasi käsitellä tietoja.
💡 Vinkki: Tietosuojakäytännössä kannattaa kertoa, mitä tietoja keräät, miksi keräät niitä, kuinka kauan säilytät niitä, kenen kanssa jaat niitä ja miten kävijät voivat käyttää oikeuksiaan (esim. oikeus saada pääsy tietoihin, oikaisu, poistaminen).
Mitä seuraavaksi?
Leadgen Flow — vaiheittainen opas liidejä keräävän Flow’n rakentamiseen.
Flow — kattava yleiskatsaus siihen, miten Flows toimivat ja miten sellainen luodaan.
Flow Actions — näet, mitä toimintoja Flow voi tehdä, mukaan lukien yhteystietojen kerääminen.
Flow conditions — hallitse, milloin, missä ja kenelle botti näytetään.
Flow conversation — ymmärrä, miten Flow-keskustelut eroavat tavallisista keskusteluista.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä tukitiimiimme – autamme mielellämme! Yksityiskohtaisissa GDPR-kysymyksissä suosittelemme kääntymään pätevän lakiasiantuntijan puoleen.