Lopeta välilehtien välillä hyppiminen hoitaaksesi asiakkaiden sähköposteja. Smartsuppin sähköposti-integraation avulla jokainen saapuva viesti päätyy Smartsuppin postilaatikkoosi chat-keskustelujen rinnalle — ja vastaukset lähetetään takaisin samasta paikasta. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten yhdistät Gmailin, Seznamin ja minkä tahansa muun palveluntarjoajan SMTP/IMAPin kautta.
Olemme jakaneet artikkelin muutamaan osioon:
Sähköposti-integraation yleiskatsaus
Sähköposti-integraation avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja suoraan Smartsuppin postilaatikosta — ei enää hyppimistä Gmailin, Seznamin tai muiden verkkosähköpostien välillä. Jokaisesta uudesta sähköpostista syntyy uusi keskustelu Smartsuppiin; vastaukset pysyvät koottuna samaan ketjuun.
Tärkeää tietää ennen aloittamista:
Saatavilla kaikille aktiivisille agenteille tililläsi.
Voit yhdistää useita sähköpostipalveluntarjoajia samanaikaisesti.
Jokainen agentti näkee sähköpostin aiheen ja voi liittää tai ladata tiedostoja.
Synkronointi alkaa integraation luomishetkestä — vanhoja sähköposteja ei tuoda Smartsuppiin.
Vinkki: Jokainen agentti voi asettaa henkilökohtaisen sähköpostiallekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti jokaiseen vastaukseen. Katso, miten se määritetään.
Aloita avaamalla Asetukset → Kanavat ja klikkaa Yhdistä sähköposti-integraation vierestä. Pääset tähän myös linkistä postilaatikkosi sisällä.
Yhdistä Gmail
Gmail käyttää Googlen turvallista OAuth-kirjautumista, joten et syötä salasanaasi Smartsuppiin.
Vaihe 1. Valitse palveluntarjoajaluettelosta Gmail. Sinut ohjataan Googlen kirjautumisnäyttöön.
Vaihe 2. Valitse Gmail-osoite, jonka haluat yhdistää (tai kirjaudu sisään toiselle tilille) ja vahvista kaikki Googlen näyttämät suojausilmoitukset.
Vaihe 3. Myönnä pyydetyt käyttöoikeudet, jotta Smartsupp voi lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi.
Vaihe 4. Kun valtuutus on valmis, sinut ohjataan takaisin Smartsupp-hallintapaneeliisi — Gmail on nyt yhdistetty.
Huomio: Valtuutus tapahtuu kokonaan Googlen puolella — Gmail-tunnuksiasi ei koskaan näytetä Smartsuppille eikä Smartsupp tallenna niitä.
Yhdistä Outlook
Outlook käyttää Microsoftin turvallista OAuth-kirjautumista, joten et koskaan syötä salasanaasi Smartsuppiin.
Vaihe 1. Valitse palveluntarjoajaluettelosta Outlook. Sinut ohjataan Microsoftin kirjautumisnäyttöön.
Vaihe 2. Valitse Microsoft-tili, jonka haluat yhdistää (tai kirjaudu sisään toiselle tilille) ja vahvista kaikki Microsoftin näyttämät suojausilmoitukset.
Vaihe 3. Myönnä pyydetyt käyttöoikeudet, jotta Smartsupp voi lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi.
Vaihe 4. Kun valtuutus on valmis, sinut ohjataan takaisin Smartsupp-hallintapaneeliisi — Outlook on nyt yhdistetty.
Huomio: Käytätkö Microsoftin työ- tai koulutiliä (Microsoft 365)? IT-järjestelmänvalvojan täytyy ehkä ensin hyväksyä Smartsuppin käyttöoikeus. Jos näet kirjautumisen aikana viestin "Approval required", pyydä ylläpitäjääsi myöntämään käyttöoikeus organisaatiollesi.
Yhdistä Seznam
Seznamia (ja muutamia muita luettelossa näytettyjä vastaavia palveluntarjoajia) varten kirjaudut sisään sähköpostin käyttäjänimellä ja salasanalla suoraan integraatiolomakkeessa.
Vaihe 1. Valitse Seznam palveluntarjoajien luettelosta.
Vaihe 2. Anna sähköpostiosoitteesi, kirjautumistietosi ja salasanasi. Halutessasi lisää lähettäjän nimi, joka näkyy vastauksissasi.
Vaihe 3. Klikkaa Valmis tallentaaksesi.
Huomautus: Tunnistetietosi lähetetään turvallisesti sähköpostipalveluntarjoajallesi, eikä niitä tallenneta tai näytetä Smartsuppin sisällä.
Yhdistä muut sähköpostipalveluntarjoajat
Onko sinulla sähköpostilaatikko jollakin muulla palveluntarjoajalla? Voit silti yhdistää sen käyttämällä SMTP/IMAP. Jokainen palveluntarjoaja julkaisee omat palvelinasetuksensa – yleensä ohjesivulla tai tukitiimin kautta. Alla on suorat linkit yleisimpien palveluntarjoajien SMTP/IMAP-asetuksiin:
Yahoo — Yahoo Mailin SMTP/IMAP-asetukset
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mailin palvelinasetukset
Proton Mail — Proton SMTP -lähetys
AOL Mail — AOL Mail muiden sovellusten kanssa
Zoho Mail — Zohon IMAP-käyttö
Mail.com — Mail.comin IMAP-palvelinasetukset
HubSpot — HubSpot-yhdistetyn sähköpostin IMAP
Vaihe 1. Avaa Smartsuppissa Asetukset → Kanavat ja klikkaa Yhdistä kohdassa Sähköposti-integraatio. Voit myös käynnistää flown suoraan Smartsuppin sähköpostilaatikosta.
Vaihe 2. Täytä SMTP- ja IMAP-tiedot palveluntarjoajasi ohjeiden mukaan ja klikkaa sitten Jatka.
Vaihe 3. Syötä sähköpostisi kirjautumistiedot ja salasana ja klikkaa sitten Valmis. Integraatio on nyt valmis käytettäväksi.
Sähköpostien käsittely
Kun sähköpostilaatikkosi on yhdistetty, voit käsitellä sähköposteja suoraan Smartsuppin sähköpostilaatikossa – ja tehdä paljon muutakin kuin vain vastata:
Vastaa, CC ja välitä – vastaa sähköposteihin, lisää vastaanottajia CC-kenttään ja välitä viestejä kollegoille, kaikki keskustelunäkymästä.
Aloita uusia sähköposteja – kirjoita ja lähetä täysin uusia lähteviä sähköposteja, ei pelkästään vastauksia olemassa oleviin ketjuihin.
Osoitteen automaattinen täydennys – kun alat kirjoittaa vastaanottajaa, Smartsupp ehdottaa vastaavia kontakteja (nimi ja sähköposti), jotta säästät aikaa ja vältät kirjoitusvirheitä.
Mitä seuraavaksi?
Facebook-integraatio – yhdistä Messenger, jotta asiakkaiden chatit tulevat Smartsuppin sähköpostilaatikkoon.
WhatsApp-integraatio – tuo WhatsApp Business -keskustelut samaan hallintapaneeliin.
Sähköpostiallekirjoitus – määritä henkilökohtainen allekirjoitus, joka lisätään automaattisesti jokaiseen sähköpostivastaukseen.
Sähköpostilaatikon kategoriat – pidä sähköposti, chat ja muut kanavat järjestyksessä keskustelujen määrän kasvaessa.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä meidän tukitiimi — autamme mielellämme!