Siirry pääsisältöön

Sähköposti-integraatio

Yhdistä minkä tahansa sähköpostipalvelun postilaatikko Smartsuppiin ja vastaa kaikkiin viesteihin kätevästi yhdestä näkymästä – olipa kyseessä Gmail, Seznam tai joku muu IMAP-palvelu.

Tekijä: Michal Jindra

Unohda turha hyppely eri välilehtien ja sähköpostien välillä! Kun otat Smartsuppin sähköposti-integraation käyttöön, kaikki saapuvat viestit tulevat suoraan Smartsuppin inboxiin chat-keskustelujen viereen – ja voit myös vastata viesteihin samasta paikasta. Tästä artikkelista löydät ohjeet Gmailin, Seznamin ja muiden sähköpostipalvelujen yhdistämiseen SMTP/IMAPin kautta.

Tämä opas on jaettu seuraaviin osioihin:

Sähköposti-integraation yleiskatsaus

Sähköposti-integraatiolla voit ottaa vastaan ja vastata sähköposteihin suoraan Smartsuppin inboxista – ei enää tarvetta seikkailla Gmailin, Seznamin tai muiden sähköpostipalveluiden välillä. Jokainen uusi sähköposti käynnistää uuden keskustelun Smartsuppissa; vastaukset pysyvät omassa ketjussaan.

Tärkeää tietää ennen kuin aloitat:

  • Saatavilla kaikille aktiivisille agenteille tililläsi.

  • Voit yhdistää useita eri sähköpostipalveluita samanaikaisesti.

  • Kaikki agentit näkevät viestien aiheet ja voivat liittää tai ladata liitetiedostoja.

  • Synkronointi alkaa hetkestä, jolloin integraatio otetaan käyttöön – aiempia sähköposteja ei tuoda Smartsuppiin.

Vinkki: Jokainen agentti voi luoda oman sähköpostiallekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti jokaiseen lähetettyyn viestiin. Katso ohjeet allekirjoituksen lisäämiseen.

Aloita siirtymällä Asetukset → Kanavat ja klikkaa Yhdistä sähköposti-integraation kohdalta. Voit myös siirtyä integraatioon suoraan inboxista löytyvän linkin kautta.

Yhdistä Gmail

Gmailissa tunnistautuminen tehdään Googlen turvallisen OAuth-kirjautumisen kautta, joten sinun ei tarvitse koskaan kirjoittaa salasanaasi Smartsuppiin.

Vaihe 1. Valitse listasta Gmail. Sinut ohjataan Googlen kirjautumissivulle.

Vaihe 2. Valitse Gmail-tili, jonka haluat yhdistää (tai kirjaudu toisella tilillä) ja hyväksy Googlen mahdolliset turvatarkistukset.

Vaihe 3. Anna Smartsuppille oikeudet lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi.

Vaihe 4. Kun valtuutus on valmis, sinut palautetaan automaattisesti Smartsuppin hallintapaneeliin – Gmail on nyt yhdistetty.

Huom! Valtuutus tehdään aina Googlen omalla sivulla – Gmail-tietosi eivät tule Smartsuppin nähtäville tai varastoon.

Yhdistä Outlook

Outlookissa kirjautuminen tapahtuu turvallisesti Microsoftin OAuth-järjestelmän kautta, joten salasanaa ei koskaan tarvitse antaa Smartsuppiin.

  • Vaihe 1. Valitse listasta Outlook. Sinut ohjataan Microsoftin kirjautumissivulle.

  • Vaihe 2. Valitse käytössä oleva Microsoft-tili (tai kirjaudu toiselle tilille) ja hyväksy mahdolliset turvavahvistukset.

  • Vaihe 3. Anna Smartsuppille pyydetyt oikeudet sähköpostien lukemiseen ja lähettämiseen puolestasi.

  • Vaihe 4. Kun valtuutus on tehty, palaat automaattisesti Smartsuppiin – Outlook on nyt yhdistetty.

Huom! Käytätkö Microsoftin työ- tai opiskelijatunnusta (Microsoft 365)? IT-ylläpitäjän täytyy ehkä hyväksyä Smartsuppin käyttö. Jos saat ilmoituksen "Hyväksyntä vaaditaan" kirjautuessa, pyydä ylläpitäjää sallimaan pääsy organisaatiossasi.

Microsoft 365 jaetut postilaatikot

Jaettua postilaatikkoa (esim. info@company.com) ei voi yhdistää suoraan. Outlook-integraatio liittää aina sen postilaatikon, jolla kirjaudut valtuutuksessa – jaettua postilaatikkoa ei voi valita käyttöön eikä integraatio hyödynnä Täysi pääsy- tai Lähetä nimellä -oikeuksia.

⚠️ Huom! Jos käyttäjä, jolla on pääsy jaettuun postilaatikkoon, yhdistää tilinsä, vain hänen henkilökohtainen postilaatikkonsa synkronoidaan – ei jaettu postilaatikko.

Jos haluat yhdistää esim. info@company.com-osoitteen, vaihda se ensin tavalliseksi postilaatikoksi:

  1. Microsoft 365:n hallinnassa (Exchange-hallintakeskus) muuta jaettu postilaatikko tavalliseksi käyttäjäpostilaatikoksi, jolla on oma kirjautuminen – tarvitset tällöin lisenssin. Voit myös perustaa uuden tilin kyseistä osoitetta varten.

  2. Aseta vahva salasana ja käytä monivaiheista tunnistautumista.

  3. Yhdistä Outlook Smartsuppiin (ohje yllä) ja kirjaudu tällä tilillä valtuutuksen aikana.

Näin vain tämä sähköpostilaatikko yhdistetään Smartsuppiin – henkilökohtaiset postilaatikot eivät käytä tätä kanavaa.

Smartsuppin käyttöoikeuden poistaminen tai palauttaminen Microsoft 365:ssä

Jos käytät Microsoftin työ- tai opiskelijatiliä, IT-ylläpitäjä voi poistaa Smartsuppilta aiemmin myönnetyn pääsyn. Näin voit lopettaa Outlook-integraation käytön tai aloittaa sähköpostin yhdistämisen uuden alkutilanteen kautta.

  • Vaihe 1. Poista Outlook-sähköpostikanava Smartsuppin kohdasta Asetukset → Kanavat.

  • Vaihe 2. Pyydä IT-ylläpitäjää poistamaan Smartsuppin käyttöoikeus Microsoft Entra -hallintakeskuksessa (Entra ID → Yrityssovellukset → Kaikki sovellukset → Smartsupp). Voit peruuttaa vain oikeudet tai poistaa sovelluksen kokonaan organisaatiosta.

  • Vaihe 3. Jos haluat ottaa integraation uudestaan käyttöön, yhdistä Outlook Smartsuppiin ohjeen mukaisesti. Ylläpitäjältä pyydetään hyväksyntä uudelleen.

💡 Vinkki: Microsoft muuttaa ajoittain Entra-hallintakeskuksen valikoiden ja kohtien nimiä. Varmista viimeisimmät vaiheet lukemalla Microsoftin viralliset ohjeet: Näytä yrityssovellusten myönnetyt käyttöoikeudet ja Poista yrityssovellus.

Yhdistä Seznam

Seznamin (ja muiden listasta löytyvien palveluiden) liittäminen tapahtuu syöttämällä sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnus ja salasana suoraan integraatiolomakkeelle.

  • Vaihe 1. Valitse listasta Seznam.

  • Vaihe 2. Syötä sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnus ja salasana. Voit halutessasi lisätä lähettäjän nimen, joka näkyy viesteissäsi.

  • Vaihe 3. Klikkaa Valmis tallentaaksesi tiedot.

Huom! Tietosi siirretään turvallisesti suoraan sähköpostipalvelulle eikä niitä tallenneta tai näytetä Smartsuppissa.

Yhdistä muu sähköpostipalvelu

Käytätkö jotain muuta sähköpostipalvelua? Voit silti yhdistää sen lisäämällä SMTP/IMAP-tiedot. Jokaisella palvelulla on omat palvelinasetuksensa – löydät ne yleensä palvelun ohjesivuilta tai asiakastuesta. Tässä suorat linkit yleisimpien palveluiden SMTP/IMAP-asetuksiin:

Vaihe 1. Smartsuppissa avaa Asetukset → Kanavat ja klikkaa Yhdistä Sähköposti-integraation kohdalta. Voit myös aloittaa yhdistämisen suoraan inboxin nopean linkin kautta.

Vaihe 2. Syötä palveluntarjoajasi SMTP- ja IMAP-tiedot ohjeiden mukaan ja klikkaa Jatka.

Vaihe 3. Anna sähköpostin käyttäjätunnus ja salasana, ja klikkaa Valmis. Integraatio on sen jälkeen käytössä.

Sähköpostiosoitteen uudelleenyhdistäminen

Samaa sähköpostiosoitetta voi käyttää vain yhdessä aktiivisessa sähköpostikanavassa kerrallaan. Jos haluat liittää osoitteen toiseen palveluntarjoajaan – esimerkiksi vaihtaa IMAPista Outlookiin tai Gmailiin – poista ensin vanha sähköpostikanava ja yhdistä osoite uudestaan.

Kun yhdistät saman osoitteen uudelleen, keskusteluhistoria säilyy – ainoastaan kanavatyyppi listalla voi muuttua.

💡 Osuuko "sähköposti on jo käytössä" -virhe kohdalle? Osoite on vielä liitettynä toisessa kanavassa, yleensä samalla tai eri Smartsupp-tilillä. Poista osoite ensin sieltä ja kokeile uudelleen. Etkö löydä missä sähköpostia käytetään? Ota yhteyttä tukeen ja vapautamme osoitteen puolestasi.

Sähköpostien käsittely

Kun sähköpostikanava on yhdistetty, voit hoitaa sähköpostit suoraan Smartsuppin inboxissa – ja paljon muutakin kuin pelkkiä vastauksia:

  • Vastaa, CC ja välitä – vastaa viesteihin, lisää vastaanottajia CC:lle sekä välitä viestejä kollegoille suoraan keskusteluikkunasta.

  • Luo uusi sähköposti – kirjoita ja lähetä myös täysin uusia sähköposteja, ei pelkästään vastauksia olemassa oleviin ketjuihin.

  • Automaattinen osoite-ehdotus – kun kirjoitat vastaanottajaa, Smartsupp ehdottaa automaattisesti yhteystietoja (nimi ja sähköposti), mikä helpottaa kirjoittamista ja estää virheitä.

Mitä seuraavaksi?

💡 Kaipaatko apua? Ota rohkeasti yhteyttä tukitiimiimme – autamme mielellämme!

Aiheeseen liittyvät artikkelit
Vastasiko tämä kysymykseesi?