Inkorgen är platsen där du läser och svarar på alla dina konversationer. Här får du en översikt över de viktigaste inställningarna och funktionerna som hjälper dig att hålla ordning – från kategorier och kanaler till besökarinfo, webbhistorik, aviseringar och smidig filtrering.
Vi har delat upp guiden i olika delar:
Nytt: lämna privata teamanteckningar direkt i en konversation — Interna anteckningar i konversationer
Konversationskategorier
Konversationer delas upp i två huvudsakliga kategorier – Öppna och Lösta. Så länge du eller någon i teamet arbetar med en konversation ligger den kvar under Öppna; när den är klar flyttas den till Lösta.
Lös en konversation med den gröna Lös-knappen uppe till höger i själva konversationen eller från listan. Om besökaren skriver igen, hamnar konversationen automatiskt bland Öppna. Du kan bara lösa konversationer du är tilldelad, eller om du har full åtkomst eller är kontots ägare.
💡 Öppna-fliken är indelad i underkategorier för att hjälpa dig hålla kön organiserad. Läs mer i Inkorg – kategorier.
Så når kunder dig
Kunder kan kontakta dig på flera sätt: via chatten på din sajt, Facebook Messenger, WhatsApp eller e-post. Alla inkommande meddelanden på din startsida har en ikon där du snabbt ser varifrån de kommer (chattmeddelanden har ingen ikon).
Livechatt på sajten
Meddelanden som skickas från chatten på din webbplats är det vanligaste sättet att starta en konversation. Dessa har ingen ikon. När du svarar får kunden direkt en avisering i chatten och kan läsa ditt meddelande på en gång.
Facebook Messenger
För att se dina Messenger-meddelanden i inkorgen koppla först Smartsupp till din Facebook-sida. Varje Messenger-chatt syns då med en blå ikon, och dina svar går direkt till Messenger – så du slipper hoppa mellan plattformar.
E-postmeddelanden
Ibland lämnar besökare din sajt innan du hunnit svara. Om du har deras e-postadress kan du fortsätta chatten direkt från inkorgen. När de svarar dyker deras svar upp automatiskt och markeras med ett rött kuvert. Smartsupp kan skicka e-post när:
Besökaren angett sin mejladress (t.ex. via kontaktformuläret),
ditt Smartsupp-konto är kopplat till ert system och besökaren är inloggad,
du manuellt fyller i kundens mejladress,
besökaren använde Leadgen Flow.
Med ett WhatsApp Business-konto kan dina besökare även skriva till dig via WhatsApp, och deras meddelanden hamnar i din inkorg. Mer om hur du kommer igång hittar du i WhatsApp-integrationsguiden.
Besökarinformation
När du öppnar en konversation ser du en ruta till höger med all information om besökaren. Där hittar du:
Namn, mejl och telefonnummer (du kan redigera dessa)
Plats
Besökarens operativsystem och webbläsare (namn och version)
GDPR-godkännande – läs mer i den här guiden
Din anteckning (visas bara för operatörer)
Historik över tidigare konversationer med besökaren
Webbhistorik och referenssida (se villkor nedan)
Kontakt-taggar – läs mer här
💡 Har besökaren redan lämnat? Du kan fortfarande svara! När de kommer tillbaka till sajten syns ditt meddelande i chatten – och om de lämnat mejladress får de det även där.
Webbhistorik
Webbhistoriken visar vilka sidor besökaren varit på och varifrån personen kom. Den syns på besökarens informationskort under eller efter konversationen.
När den syns
Webbhistoriken sparas bara om alla dessa villkor är uppfyllda:
Cookie-godkännande – besökaren har accepterat cookies på din sajt.
Spårningskod installerad – Smartsupp-koden finns korrekt på plats.
Interagerat – besökaren har skickat ett meddelande till dig. Historik sparas inte om någon bara surfar runt utan att kontakta dig.
Så ser du webbhistoriken
1. Öppna konversationen i inkorgen.
2. Gå till besökarens informationsruta till höger.
3. Titta under webbhistorik för besökta sidor och referenssida.
Obs! Webbhistoriken är inte kopplad till din plan – samma regler gäller både för gratis- och betalplaner. Om besökaren inte godkänt cookies eller aldrig hör av sig, så sparas ingen historik.
Interna anteckningar och ta bort meddelanden
Vill du lägga till extra info för dina kollegor? Byt meddelandefältet till anteckningsläge och skriv en intern anteckning direkt i tråden. Interna anteckningar syns bara för teamet i inkorgen – aldrig för besökaren.
Har du råkat skicka fel? Du kan också ta bort skickade meddelanden direkt i konversationen (just nu bara från operatörssidan).
Aviseringar för konversationer
I inställningarna kan du aktivera två sorters e-postaviseringar så att ingenting missas:
Offline-meddelanden – någon skriver till dig när du är offline.
Missad konversation – du är online och får ett meddelande men besökaren hinner lämna innan du hinner svara.
Läs mer på e-postaviseringar.
Obs! Här nämns inte aviseringar i mobilappen – kolla in Android eller iPhone & iPad guiderna för mer info. Av säkerhetsskäl döljs kreditkortsnummer automatiskt i konversationerna.
Anpassa sidopanelen
Du kan anpassa den vänstra sidopanelen i inkorgen så att den passar hur just ditt team arbetar.
Taggar i sidopanelen – dina taggar visas nu längst ner i panelen. Klicka för att snabbt filtrera konversationer på tagg – utan att öppna avancerad sökning.
Flytta om avsnitt – dra och släpp sektioner (eller taggar m.m.) dit du vill. Detta är första steget mot den nya, mer flexibla inkorgen där du kan skapa egna vyer.
Filtrera konversationer
Du kan filtrera Lösta konversationer på:
Betyg, operatörer, kanaler, flows, autosvar, grupper, taggar, webbsida (URL) eller IP-adress.
Så gör du: gå till Inkorg > Lösta > Sök (eller avancerad sökning), välj dina filter och klicka på Tillämpa.
Obs – ser inkorgen tom ut? Ett tidsfilter (som igår eller senaste X dagar) kan dölja konversationer som ligger utanför intervallet och få det att se ut som att allt är borta. Om du saknar konversationer, kontrollera filtren och rensa tidsfiltret.
Vad är nästa steg?
Inkorg – kategorier – lär dig hur öppna, lösta och kanaler+ fungerar tillsammans.
Inkorg – taggning – så organiserar du dina konversationer med taggar.
E-postintegration – ta in mejl i inkorgen.
💡 Behöver du hjälp? Hör av dig till vårt supportteam – vi hjälper dig gärna vidare!