Om du använder funktionen för insamling av kontaktuppgifter i din Flow (tidigare chatbots) måste du inhämta besökarens samtycke till behandling av deras personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Den här guiden visar hur du ställer in insamling av kontaktuppgifter så att din Flow följer gällande EU-regler för integritetsskydd.
💡 Relaterad guide: För en fullständig genomgång av själva funktionen för insamling av kontaktuppgifter, läs vår artikel om Leadgen Flow.
Vi har delat upp den här artikeln i fem avsnitt:
Vem ansvarar för vad
Enligt GDPR finns det två olika roller:
Personuppgiftsansvarig – bestämmer hur och varför personuppgifter behandlas.
Personuppgiftsbiträde – behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning, enligt dennes instruktioner.
När du använder den automatiska funktionen för insamling av kontaktuppgifter i en Smartsupp Flow blir du personuppgiftsansvarig. Du bestämmer vilka uppgifter som samlas in, hur de hanteras och bär de juridiska skyldigheterna som följer med att skydda dessa uppgifter. Smartsupp agerar som personuppgiftsbiträde – vi behandlar uppgifterna baserat på dina instruktioner, men vi bestämmer inte vad som samlas in eller hur det används.
💡 Tips: Se till att ditt interna team förstår vilka juridiska skyldigheter som ligger på dig som personuppgiftsansvarig – hantering av samtycke, regler för lagringsperiod samt att besvara begäranden från registrerade (som tillgång till, rättelse av och radering av personuppgifter) är helt ditt ansvar.
Krav på samtycke
Funktionen för insamling av kontaktuppgifter i Flow innehåller ett inbyggt alternativ för att kräva besökarens samtycke innan deras personuppgifter behandlas. När detta är aktiverat ber Flow besökaren att ge sitt samtycke först – först därefter fortsätter den med att samla in kontaktuppgifter. I flow-byggaren öppnar du noden för insamling av kontaktuppgifter och går till avsnittet Data privacy och slår på Require consent to the processing of personal data (1) – därefter kan du redigera meddelandet för samtycke (2) och lägga till en länk till information om dataskydd (3).
Besökarens beslut om samtycke sparas direkt i deras besökarprofil. Detta ger dig en tydlig översikt över vilka kontakter som har gett samtycke och vilka som inte har gjort det. Om en besökare nekar, stoppar Flow insamlingsflödet.
⚠️ Viktigt: Aktivera alltid samtyckesfrågan innan du lanserar en Flow för insamling av kontaktuppgifter. Att samla in personuppgifter utan uttryckligt samtycke strider mot GDPR och kan leda till betydande böter.
Kommunikation med insamlade kontakter
När du börjar samla in kontakter är det avgörande att din marknadskommunikation skickas endast till kontakter som har gett samtycke. Att kontakta personer som inte har samtyckt – eller som aktivt har nekat – är ett direkt brott mot GDPR.
I Smartsupps instrumentpanel kan du filtrera kontakter efter samtyckesstatus, så att du enkelt kan bygga en ren marknadsföringslista som bara inkluderar personer som har valt att ta emot utskick.
💡 Tips: Gå regelbundet igenom din kontaktlista och ta bort kontakter som har återkallat sitt samtycke eller som du inte längre har giltiga skäl att behålla. Dataminimering är en grundläggande princip i GDPR.
Länk till integritetspolicyn
När du ber om samtycke i Flow rekommenderar vi starkt att du inkluderar en direktlänk till din integritetspolicy. Även om Smartsupp inte juridiskt kräver att du publicerar en särskild integritetspolicy för Flow, måste du som personuppgiftsansvarig informera besökare om hur deras personuppgifter behandlas – och en länk till integritetspolicyn är det enklaste sättet att uppfylla den skyldigheten.
Om ingen länk till integritetspolicyn anges använder Flow istället Smartsupps allmänna GDPR-information, som bara förklarar vår roll som personuppgiftsbiträde och din roll som personuppgiftsansvarig – den kan inte beskriva dina specifika rutiner för hantering av personuppgifter.
💡 Tips: Din integritetspolicy bör beskriva vilka uppgifter du samlar in, varför du samlar in dem, hur länge du lagrar dem, vem du delar dem med och hur besökare kan utöva sina rättigheter (tillgång, rättelse, radering).
Vad händer härnäst?
Leadgen Flow – steg-för-steg-guide för att bygga en Flow som samlar in leads.
Flow – fullständig översikt över hur Flows fungerar och hur du skapar en.
Flow Actions – se vilka åtgärder en Flow kan utföra, inklusive insamling av kontaktuppgifter.
Flow conditions – styr när, var och för vem botten visas.
Flow conversation – förstå hur Flow-konversationer skiljer sig från vanliga konversationer.
💡 Behöver du mer hjälp? Kontakta vårt supportteam – vi hjälper dig gärna! För specifika GDPR-frågor rekommenderar vi att du rådgör med en kvalificerad juridisk expert.