Sluta hoppa mellan olika flikar för att hantera kunders e-post. Med Smartsupps e-postintegration hamnar varje inkommande meddelande i din Smartsupp-inkorg tillsammans med chattkonversationer – och svaren skickas direkt från samma plats. Den här guiden visar hur du ansluter Gmail, Seznam och andra leverantörer via SMTP/IMAP.
Vi har delat upp guiden i flera sektioner:
Översikt av e-postintegration
Med e-postintegrationen kan du ta emot och besvara e-post direkt från din Smartsupp-inkorg – du slipper alltså byta mellan Gmail, Seznam eller någon annan webbmejl. Varje nytt mejl skapar en ny konversation i Smartsupp; svaren hålls samlade i samma tråd.
Det här är bra att veta innan du startar:
Tillgänglig för alla aktiva agenter på ditt konto.
Du kan ansluta flera e-postleverantörer samtidigt.
Varje agent ser ämnet för e-posten och kan bifoga eller ladda ned filer.
Synken börjar från det att integrationen är klar – äldre mejl förs inte över till Smartsupp.
Tips: Varje agent kan lägga till en personlig e-postsignatur som automatiskt infogas i varje svar. Se hur du anpassar den.
Gå till Inställningar → Kanaler och klicka på Anslut vid e-postintegration. Du kan även använda länken i inkorgen.
Anslut Gmail
Gmail använder Googles säkra OAuth-flöde, så du anger aldrig lösenordet i Smartsupp.
Steg 1. Välj Gmail i leverantörslistan. Du skickas vidare till Googles inloggningsruta.
Steg 2. Välj Gmail-adressen du vill koppla (eller logga in på ett annat konto) och bekräfta eventuella säkerhetsförfrågningar från Google.
Steg 3. Ge de begärda rättigheterna så att Smartsupp kan läsa och skicka e-post åt dig.
Steg 4. När du godkänt återvänder du automatiskt till instrumentpanelen i Smartsupp – Gmail är nu anslutet.
Obs: Auktoriseringen sker enbart på Googles sida – dina Gmail-inloggningsuppgifter är aldrig synliga eller lagras hos Smartsupp.
Anslut Outlook
Outlook använder Microsofts säkra OAuth-inloggning, så du anger aldrig ditt lösenord i Smartsupp.
Steg 1. Välj Outlook i listan. Du skickas till Microsofts inloggningssida.
Steg 2. Välj det Microsoft-konto du vill koppla (eller logga in på ett annat) och bekräfta eventuella säkerhetsförfrågningar.
Steg 3. Bevilja de nödvändiga behörigheterna så att Smartsupp kan läsa och skicka e-post åt dig.
Steg 4. När allt är klart återvänder du automatiskt till Smartsupp – Outlook är nu anslutet.
Obs: Använder du ett Microsoft-arbets- eller skolkonto (Microsoft 365)? Din IT-administratör kan behöva godkänna Smartsupps åtkomst först. Om du ser "Approval required" vid inloggning, be din administratör att godkänna åtkomst för organisationen.
Delade inkorgar i Microsoft 365
En delad inkorg (till exempel info@company.com) kan inte kopplas direkt. Outlook-integrationen kopplar alltid till inkorgen för det konto som loggar in vid auktorisering – det går inte att välja en delad inkorg, och integrationen använder inte fullständig åtkomst eller skicka som-behörigheter.
⚠️ Obs: Om en användare med tillgång till en delad inkorg kopplar sitt konto, är det den personliga inkorgen som synkas – inte den delade.
Vill du ansluta en adress som info@company.com? Gör den först till en vanlig inkorg:
I Microsoft 365-administrationen (Exchange admin center), omvandla den delade inkorgen till en användarinkorg med egen inloggning – inkorgen kräver då en licens. Alternativt skapa ett nytt dedikerat konto för adressen.
Skydda kontot med ett starkt lösenord och aktivera multifaktorautentisering.
Anslut Outlook i Smartsupp enligt stegen ovan och logga in med det här kontot.
Från och med nu kommer bara den här inkorgen synkas med Smartsupp – ingen personlig inkorg påverkas.
Ta bort eller återställ Smartsupps åtkomst i Microsoft 365
Om du använder ett Microsoft-arbets- eller skolkonto kan din IT-administratör granska eller ta bort den åtkomst som Smartsupp har fått i organisationen. Det är praktiskt om du vill sluta använda Outlook-integrationen, eller om du vill börja om från början.
Steg 1. I Smartsupp, ta bort Outlook-e-postkanalen via Inställningar → Kanaler.
Steg 2. Be administratören ta bort Smartsupps åtkomst i Microsoft Entra admin center (Entra ID → Företagsappar → Alla appar → Smartsupp). De kan återkalla de givna rättigheterna eller helt ta bort Smartsupp-applikationen från organisationen.
Steg 3. Om du vill använda integrationen igen, anslut Outlook i Smartsupp enligt beskrivningen ovan. Din administratör ombeds att godkänna åtkomsten igen.
💡 Tips: Microsoft byter ibland namn på saker i Entra admin center. För aktuella steg, se Microsofts officiella guider: Se behörigheter för företagsapplikationer och Ta bort en företagsapplikation.
Anslut Seznam
För Seznam (och vissa liknande leverantörer) loggar du in med ditt e-postanvändarnamn och lösenord direkt i integrationsformuläret.
Steg 1. Välj Seznam i leverantörslistan.
Steg 2. Ange din e-postadress, inloggning och lösenord. Lägg eventuellt till avsändarnamn som syns i dina svar.
Steg 3. Klicka på Slutför för att spara.
Obs: Dina inloggningsuppgifter skickas säkert till din e-postleverantör och lagras aldrig i Smartsupp.
Anslut andra e-postleverantörer
Har du en inkorg hos en annan leverantör? Du kan fortfarande ansluta den via SMTP/IMAP. Varje leverantör har egna serverinställningar – ofta på en hjälpsida eller via supporten. Här är snabblänkar till serverinställningar för de vanligaste leverantörerna:
Apple Mail (iCloud) – iCloud Mail serverinställningar
Proton Mail – Proton SMTP submission
AOL Mail – AOL Mail med andra appar
Zoho Mail – Zoho IMAP-åtkomst
Mail.com – Mail.com IMAP-serverinställningar
HubSpot – HubSpot ansluten e-post-IMAP
Steg 1. I Smartsupp, öppna Inställningar → Kanaler och klicka på Anslut intill e-postintegration. Du kan också starta från inkorgen i Smartsupp.
Steg 2. Fyll i SMTP- och IMAP-detaljer från dokumentationen till din leverantör, klicka sedan på Fortsätt.
Steg 3. Ange din e-postinloggning och lösenord, klicka sedan på Slutför. Nu är integrationen redo att användas.
Återanslut en e-postadress
En e-postadress kan bara vara kopplad till en aktiv e-postkanal åt gången. Vill du ansluta samma adress under en annan leverantör – till exempel byta från IMAP till Outlook eller Gmail – ta bort den befintliga kanalen först och anslut sedan adressen igen.
När du återansluter samma adress, oavsett leverantör, återställs den ursprungliga kanalen inklusive chatthistoriken; endast kanaltypen som visas i listan kan ändras.
💡 Får du felmeddelandet "e-post används"? Adressen är fortfarande aktiv på en annan kanal, oftast på det här eller ett annat Smartsupp-konto. Ta bort adressen från kanalen där den används först och försök igen. Hittar du inte var? Kontakta vårt supportteam så hjälper vi dig att frigöra den.
Arbeta med e-post
När din inkorg är ansluten kan du hantera e-post direkt i Smartsupp – och göra mer än att bara svara:
Svara, kopiera och vidarebefordra – besvara e-post, lägg till mottagare i kopia (CC) och vidarebefordra till kollegor, allt från konversationsvyn.
Skicka nya e-postmeddelanden – skapa och skicka helt nya utgående e-post, inte bara svar på befintliga trådar.
Adressförslag – när du skriver in en mottagare föreslår Smartsupp automatiskt matchande kontakter (namn och e-post) för att spara tid och undvika felskrivningar.
Vad är nästa steg?
Facebook-integration – koppla Messenger så att kundchattar hamnar i din Smartsupp-inkorg.
WhatsApp-integration – få in WhatsApp Business-konversationer i samma instrumentpanel.
E-postsignatur – skapa en personlig signatur som läggs till automatiskt i alla dina e-postsvar.
Inkorgskategorier – håll e-post, chatt och andra kanaler organiserade när konversationerna växer.
Instagram-integration – besvara Instagram-DM direkt i samma inkorg som övriga kanaler.
💡 Behöver du mer hjälp? Kontakta vårt supportverktyg – vi hjälper dig gärna!