The Inkorgen är där du läser och svarar på varje konversation. Den här artikeln går igenom de viktigaste inställningarna och funktionerna som hjälper dig att hålla ordning – från konversationskategorier och kanaler till besökarinformation, webbläsarhistorik, aviseringar och filtrering.
Vi har delat upp artikeln i några avsnitt:
Konversationskategorier
Konversationer är uppdelade i två huvudkategorier – Öppna och Lösta. Konversationer som du eller ditt team arbetar med förblir Öppna; färdiga flyttas till Lösta.
Lös en konversation genom att klicka på den gröna Lös -knappen i det övre högra hörnet av konversationen eller i konversationslistan. Om besökaren skriver igen, flyttas den automatiskt tillbaka till Öppna. Du kan bara lösa en konversation om du är tilldelad den, eller om du är en agent med fullständig åtkomst eller kontoägare.
💡 Fliken Öppna är ytterligare uppdelad i underkategorier för att hålla din kö organiserad. Läs mer i Inkorg – kategorier.
Hur kunder når dig
Kunder kan skicka meddelanden till dig från flera olika ställen – chattrutan på din webbplats, Facebook Messenger, WhatsApp eller e-post. För att hålla ordning är varje inkommande meddelande i din instrumentpanel markerat med en ikon som visar var det kommer ifrån (live chatt-meddelanden har ingen ikon).
Livechatt på webbplatsen
Ett meddelande som skickas via chattrutan på din webbplats är det vanligaste sättet en konversation startar. Dessa chattar har ingen särskild ikon. När du svarar får kunden en avisering direkt i chattrutan och kan läsa ditt meddelande direkt.
Facebook Messenger
För att se meddelanden från din Facebook-sida i instrumentpanelen måste du först ansluta Smartsupp till din Facebook-sida. Varje chatt markeras sedan med en blå Messenger-ikon och dina svar levereras till Messenger – så du slipper växla mellan plattformar.
E-postmeddelanden
Ibland lämnar besökare sidan innan du hinner svara. Om du har deras e-postadress kan du ändå skicka meddelanden till dem direkt från instrumentpanelen. När de svarar visas deras svar automatiskt i instrumentpanelen, markerat med ett rött kuvert. Smartsupp kan skicka e-postmeddelanden när:
besökaren har gett dig sin e-postadress (till exempel via kontaktformuläret),
ditt Smartsupp-konto är anslutet till ditt interna system och besökaren är inloggad,
du fyller i kundens e-postadress manuellt i besökarinformationen,
besökaren använde Leadgen Flow.
Med ett WhatsApp Business-konto kan besökare nå dig via WhatsApp också, och meddelandena hamnar i din instrumentpanel. För detaljer om hur du ställer in det, se guiden WhatsApp-integration .
Besökarinformation
När du öppnar en konversation visas ett kort till höger med allt du vet om besökaren. Det innehåller:
Namn, e-post, och telefonnummer (allt går att redigera)
Plats
Besökarens operativsystem och webbläsare (namn och version)
GDPR-samtycke — mer i den här guiden
Din personliga anteckning (synlig för alla agenter)
Konversationshistorik med samma besökare
Webbläsarhistorik och hänvisande sida (se villkor nedan)
Kontakttaggar — mer här
💡 Har besökaren redan lämnat? Du kan fortfarande svara. När de kommer tillbaka till din webbplats ser de ditt meddelande i chattrutan – och om de lämnade en e-postadress får de det där också.
Webbläsarhistorik
Webbläsarhistorik visar vilka sidor en besökare har tittat på och varifrån de kom (hänvisaren). Den visas i besökarinformationen under eller efter en konversation.
När den är tillgänglig
Webbläsarhistorik sparas bara när alla dessa villkor är uppfyllda:
Cookie-samtycke — besökaren godkände cookies på din webbplats.
Spårningskod installerad — Smartsupp-koden är korrekt installerad på din webbplats.
Besökarinteraktion — besökaren skickade ett meddelande till dig. Historik sparas inte för besökare som bara surfar runt.
Så här visar du den
1. Öppna konversationen med besökaren i instrumentpanelen.
2. Gå till besökarinformationskortet till höger.
3. Kontrollera avsnittet med webbläsarhistorik för visade sidor och hänvisningskälla (referrer).
Observera: Webbläsarhistorik är inte kopplad till din plan – samma villkor gäller på både Free- och betalda planer. Utan cookie-samtycke, eller för besökare som aldrig skriver till dig, kan historik inte spåras.
Interna anteckningar och borttagning av meddelanden
Behöver du lämna kontext till ditt team? Växla meddelanderutan till antecknings läge och lägg till en intern anteckning direkt i konversationen. Interna anteckningar är bara synliga för operatörer i instrumentpanelen – kunden ser dem aldrig.
Skickade du något av misstag? Du kan också ta bort ett skickat meddelande direkt i konversationen. Att ta bort meddelanden är för närvarande endast tillgängligt på operatörens sida.
Aviseringar om konversationer
I inställningar kan du aktivera två typer av e-postaviseringar så att du aldrig missar ett meddelande:
Offline-meddelanden – någon skriver medan du är offline.
Obesvarad konversation – du är online och en besökare skickar ett meddelande till dig, men lämnar innan du svarar.
Mer information finns i e-postaviseringar.
Observera: Det här avsnittet täcker inte aviseringar i mobilappen – se Android eller iPhone & iPad guiderna för det. För din säkerhet upptäcks kreditkortsnummer automatiskt och döljs i konversationer.
Anpassa sidofältet
Det vänstra sidofältet i din inkorg kan anpassas efter hur ditt team arbetar.
Taggar i sidofältet – dina taggar visas nu längst ned i sidofältet, så att du kan filtrera taggade konversationer med ett enda klick, utan att öppna avancerad sökning.
Ändra ordning på avsnitt – dra sidofältsavsnitten (och objekten inuti dem, till exempel taggar) till den ordning som passar dig. Detta är det första steget mot den kommande dynamiska inkorgen, där du kommer att kunna bygga dina egna anpassade vyer.
Filtrera konversationer
Du kan filtrera Lösta konversationer efter:
Betyg, agent, kanaler, Flows, automatiska meddelanden, grupp, taggar, webbsidans URL och IP-adress.
För att filtrera: gå till Inbox > Resolved > Search (eller Avancerad sökning), välj ett eller flera kriterier och klicka på Verkställ.
Obs – tom inkorg? Ett tidsfilter (till exempel i går eller senaste X dagarna) kan dölja konversationer utanför det intervallet och få din inkorg att se tom ut. Om konversationer verkar saknas, kontrollera de aktiva filtren och rensa tidsfiltret.
Vad händer nu?
Inkorg – kategorier – hur Öppna, Lösta och Channels+ är organiserade.
Taggning i inkorgen – organisera konversationer med taggar.
E-postintegration – hämta e-postkonversationer till inkorgen.
💡 Behöver du mer hjälp? Kontakta vårt supportteam – vi hjälper dig gärna!