Estar offline não significa perder a oportunidade de contactar os visitantes. Seguem-se cinco formas de manter o contacto e assegurar uma comunicação fluida mesmo quando a equipa não está disponível.
1. Manter-se online com o aplicativo móvel
Desde que um agente esteja com sessão iniciada na aplicação móvel do Smartsupp, o chat permanece online e os visitantes podem iniciar conversas. Esta é a forma mais simples de se manter contactável mesmo quando se encontra longe do computador.
2. Ocultar a caixa de chat quando estiver offline
Evite que os visitantes enviem mensagens que fiquem sem resposta, ocultando a caixa de chat quando não houver agentes disponíveis. Isto evita frustrações e mantém as expetativas claras.
3. Ativar o Formulário de contacto
Quando estiver offline, ative o Formulário de contacto para que os visitantes possam deixar o nome, o email e a mensagem. Será possível responder-lhes assim que voltar a estar online. Para melhorar ainda mais esta funcionalidade, pode configurar o Flow (anteriormente chatbots) para acionar automaticamente o Formulário de contacto durante o horário offline. Isto garante que os visitantes podem deixar o email e a mensagem mesmo que o Flow esteja definido como "Transferir para operador". Siga os passos abaixo para ajustar as definições do Flow para esta funcionalidade:
Aceder ao painel de controlo: inicie sessão na conta Smartsupp.com e aceda ao painel de controlo.
Ir para a secção Automação: localize e clique na secção "Automação".
Selecionar o Flow: escolha o Flow que pretende configurar (por exemplo, "Perguntas frequentes").
Modificar as definições do Flow: aceda a
Definições > Competênciasdentro do Flow selecionado e localize a opção "Transferir para operador".Alterar o comportamento de transferência: atualize a definição "Transferir para operador" de "A pedido" para "Email".
Guardar as alterações: clique em "Guardar" para aplicar a nova configuração.
Testar a configuração: simule um cenário offline para confirmar que o formulário de contacto é apresentado, permitindo que os clientes deixem o email e a mensagem.
Nota: Enquanto a conta estiver offline, o formulário de email offline (contacto) não pode ser totalmente removido — depois de o visitante enviar uma mensagem, o Smartsupp apresenta o formulário para que o pedido não se perca. Para evitar a sua apresentação, mantenha pelo menos um agente online ou ajuste a disponibilidade (por exemplo, com o Horário de atendimento). Também é possível ocultar completamente a caixa de chat enquanto estiver offline, conforme descrito acima.
4. Configurar uma mensagem automática
Crie uma mensagem automática a informar os visitantes de que neste momento se encontra offline e que responderá assim que possível. Isto tranquiliza os visitantes e define expetativas claras quanto ao tempo de resposta. Em alternativa, pode configurar o comportamento de transferência do Flow para solicitar aos visitantes que deixem o email e a mensagem quando não houver nenhum agente online. Isto complementa as mensagens automáticas, garantindo que os pedidos dos clientes sejam registados para posterior acompanhamento.
5. Utilizar o Horário de atendimento
Defina o horário em que a equipa está disponível para que os visitantes saibam sempre quando podem esperar uma resposta. Fora do horário de atendimento, o chat pode mudar automaticamente para o modo offline.