A Smartsupp saját használatra történő beállítása percek kérdése — egy teljes ügyfélszolgálati csapat számára történő bevezetése azonban tervezést igényel. Ez az ellenőrzőlista végigvezeti az adminisztrátort az első 30 napon: az alapoktól az operátorok meghívásán és szervezésén át a csapat teljesítményének méréséig. Minden lépéshez részletes útmutatóra mutató hivatkozás tartozik.
A bevezetést néhány szakaszra bontottuk:
1. nap — Az alapok beállítása
A csapat érkezése előtt győződjön meg arról, hogy az alapok működnek:
A chat widget telepítése — a Smartsuppban nyissa meg a Beállítások → Csatornák → Élő chat → Telepítés menüpontot, és adja hozzá a kódot a weboldalához (vagy használjon a platformhoz tartozó plugint).
Az általános beállítások ellenőrzése — állítsa be a megfelelő időzónát a Beállítások → Általános menüpontban, hogy a munkaidő és a statisztikák a megfelelő időpontokat használják.
Állítsa be a Munkaidőt — határozza meg, mikor jelenjen meg a chat online állapotban, függetlenül attól, hogy ki van bejelentkezve. Elérhető a Solo csomagtól.
1. hét — A csapat meghívása
Most vonja be az operátorait:
Operátorok meghívása — lépjen a Beállítások → Operátorok menüpontba, és küldjön meghívókat e-mailben. A meghívó 7 napig érvényes, és a meghívott személy még nem rendelkezhet saját Smartsupp-fiókkal.
Az operátori helyek figyelembevétele — a csomagok 1 (Solo), 3 (Plus), illetve 5 vagy több operátort (Expert, bővíthető) tartalmaznak; az Ultimate egyedi. További operátorokat bármikor hozzáadhat a Számlázás menüpontban.
A profilok tökéletesítése — egy valódi fotó, név és rövid leírás személyesebbé teszi a chatet. Tekintse meg: Operátorbeállítások.
💡 Tipp: Először egy kisebb tesztcsoportot hívjon meg (2–3 operátor), hagyja, hogy néhány napig valódi beszélgetéseket kezeljenek, és csak ezután vonja be a csapat többi tagját a megszerzett tapasztalatok alapján.
2. hét — Beszélgetések rendszerezése és átirányítása
Miután a csapat csatlakozott, döntse el, ki mivel foglalkozik:
Csoportok — ossza az operátorokat csapatokba (értékesítés, ügyfélszolgálat, számlázás…), és tegye lehetővé, hogy a látogatók a kapcsolatfelvételi űrlapon kiválasszák a megfelelőt. Elérhető az Expert csomagtól.
Chat hozzárendelése — rendelje a beszélgetéseket meghatározott operátorokhoz, hogy semmi ne maradjon felelős nélkül. Elérhető a Solo csomagtól.
Címkék — címkézze a beszélgetéseket a szegmentáláshoz és a jelentésekhez (elérhető a Solo csomagtól; az automatikus címkézés az Expert csomagtól).
Gyorsbillentyűk — mentsen előre megírt válaszokat az ismétlődő kérdésekhez. A személyes gyorsbillentyűk minden csomagban elérhetők; a csapaton belül megosztott gyorsbillentyűk az Expert csomagtól. Az Inbox további rendszerezéséhez használja az Inbox kategóriáit.
3–4. hét — Mérés és fejlesztés
Az első hetek után tekintse át a számokat, és finomítsa a beállításokat:
Statisztikák — kövesse nyomon a beszélgetések mennyiségét, a válaszidőket és az értékeléseket. Az alapvető statisztikák a Solo csomagtól érhetők el, az operátoronkénti csapatstatisztikák pedig az Expert csomagtól.
A munkaidő és a személyzeti beosztás felülvizsgálata — a csúcsidőszakok egybeesnek azzal, amikor az operátorai online vannak?
A gyorsbillentyűk és a csoportok folyamatos finomítása — készítsen gyorsbillentyűket a rendszeresen felmerülő kérdésekhez, és igazítsa a csoportokhoz történő átirányítást a tényleges forgalomhoz.
A funkciók csomagonkénti elérhetőségének áttekintése
Rövid áttekintés arról, hogy mely csapatfunkciók melyik csomaghoz tartoznak:
Operátorok — Solo 1 · Plus 3 · Expert 5 vagy több (bővíthető) · Ultimate egyedi.
Munkaidő, chat hozzárendelése, címkék, alapvető statisztikák — elérhető a Solo csomagtól.
Csoportok (operátorokból álló csapatok) — elérhető az Expert csomagtól.
Csapaton belül megosztott gyorsbillentyűk, automatikus címkézés, korlátozott hozzáférés az operátoroknak — elérhető az Expert csomagtól.
Csapatstatisztikák (operátoronként) — elérhető az Expert csomagtól.
⚠️ A csomagonkénti elérhetőség a jelenlegi csomagokra (Solo, Plus, Expert, Ultimate) vonatkozik. Ha Ön egy régebbi csomagot használ, a korlátok eltérhetnek — ellenőrizze a Számlázás szakaszt, vagy érdeklődjön ügyfélszolgálatunknál.
Mi a következő lépés?
Operátorok — általános beállítások — operátorok meghívása, szerepkörök, profilok.
Csoportok — csapatok és csoportokhoz történő átirányítás beállítása.
Operátor hozzárendelése — a beszélgetések hozzárendelésének működése.
Munkaidő — annak szabályozása, hogy mikor legyen a chat online.
Statisztikák — a csapat teljesítményének mérése.
Gyorsbillentyűk — előre megírt válaszok a gyorsabb válaszadáshoz.
💡 További segítségre van szüksége? Lépjen kapcsolatba az Ügyfélszolgálati csapatunkkal — szívesen segítünk!