Το να στήσετε τη Smartsupp για εσάς παίρνει λεπτά — να την εισαγάγετε για ολόκληρη ομάδα υποστήριξης θέλει σχέδιο. Αυτό το checklist οδηγεί τον διαχειριστή στις πρώτες 30 ημέρες: από τα βασικά, στην πρόσκληση και οργάνωση των χειριστών, ως τη μέτρηση της απόδοσης της ομάδας. Κάθε βήμα παραπέμπει σε αναλυτικό οδηγό.
Χωρίσαμε την εισαγωγή σε μερικές φάσεις:
Ημέρα 1 — Στήστε τα βασικά
Πριν έρθει η ομάδα, βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν τα βασικά:
Εγκαταστήστε το widget συνομιλίας — στη Smartsupp ανοίξτε Settings → Channels → Live chat → Installation (Ρυθμίσεις → Κανάλια → Live chat → Εγκατάσταση) και προσθέστε τον κώδικα στον ιστότοπό σας (ή χρησιμοποιήστε plugin της πλατφόρμας σας).
Ελέγξτε τις γενικές ρυθμίσεις — ορίστε τη σωστή ζώνη ώρας στο Settings → General (Ρυθμίσεις → Γενικά), ώστε το ωράριο και τα στατιστικά να υπολογίζουν σωστά.
Ορίστε το ωράριο λειτουργίας — καθορίστε πότε το chat εμφανίζεται online, ανεξάρτητα από το ποιος είναι συνδεδεμένος. Διαθέσιμο από το πλάνο SOLO.
Εβδομάδα 1 — Προσκαλέστε την ομάδα σας
Τώρα φέρτε τους χειριστές σας:
Προσκαλέστε χειριστές — πηγαίνετε στο Settings → Operators (Ρυθμίσεις → Χειριστές) και στείλτε προσκλήσεις με email. Η πρόσκληση ισχύει 7 ημέρες και ο προσκεκλημένος δεν πρέπει να έχει ήδη δικό του λογαριασμό Smartsupp.
Προσέξτε τις θέσεις — τα πλάνα περιλαμβάνουν 1 χειριστή (SOLO), 3 (PLUS) ή 5 και άνω (EXPERT, επεκτάσιμο)· το ULTIMATE είναι κατά παραγγελία. Επιπλέον χειριστές προσθέτετε οποτεδήποτε στο Billing.
Φροντίστε τα προφίλ — μια αληθινή φωτογραφία, όνομα και σύντομη περιγραφή κάνουν το chat πιο προσωπικό. Δείτε τις ρυθμίσεις χειριστών.
💡 Συμβουλή: Προσκαλέστε πρώτα μια μικρή πιλοτική ομάδα (2–3 χειριστές), αφήστε τους να χειριστούν πραγματικές συζητήσεις για λίγες μέρες και εντάξτε τους υπόλοιπους με τα διδάγματα.
Εβδομάδα 2 — Οργάνωση και δρομολόγηση συζητήσεων
Με την ομάδα μέσα, αποφασίστε ποιος χειρίζεται τι:
Ομάδες — χωρίστε τους χειριστές σε ομάδες (πωλήσεις, υποστήριξη, χρεώσεις…) και αφήστε τους επισκέπτες να διαλέξουν τη σωστή στη φόρμα επικοινωνίας. Διαθέσιμο από το πλάνο EXPERT.
Ανάθεση συνομιλιών — αναθέστε συζητήσεις σε συγκεκριμένους χειριστές, ώστε τίποτα να μη μένει χωρίς υπεύθυνο. Διαθέσιμο από το πλάνο SOLO.
Ετικέτες — επισημάνετε συζητήσεις για τμηματοποίηση και αναφορές (από SOLO· αυτόματη επισήμανση από EXPERT).
Συντομεύσεις — αποθηκεύστε έτοιμες απαντήσεις για επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις. Προσωπικές συντομεύσεις σε κάθε πλάνο· ομαδικές από EXPERT. Οργανώστε τα εισερχόμενα και με τις κατηγορίες inbox.
Εβδομάδες 3–4 — Μετρήστε και βελτιώστε
Μετά τις πρώτες εβδομάδες δείτε τα νούμερα και ρυθμίστε:
Στατιστικά — παρακολουθήστε όγκο συζητήσεων, χρόνους απόκρισης και αξιολογήσεις. Βασικά στατιστικά από SOLO, ομαδικά ανά χειριστή από EXPERT.
Επανεξετάστε ωράριο και βάρδιες — ταιριάζουν οι ώρες αιχμής με το πότε είναι online οι χειριστές σας;
Βελτιώστε συντομεύσεις και ομάδες — μετατρέψτε τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις σε συντομεύσεις και προσαρμόστε τη δρομολόγηση των ομάδων στην πραγματική κίνηση.
Διαθεσιμότητα ανά πλάνο
Μια γρήγορη επισκόπηση ποιες ομαδικές λειτουργίες ανήκουν σε ποιο πλάνο:
Χειριστές — SOLO 1 · PLUS 3 · EXPERT 5 και άνω (επεκτάσιμο) · ULTIMATE κατά παραγγελία.
Ωράριο λειτουργίας, ανάθεση συνομιλιών, ετικέτες, βασικά στατιστικά — από SOLO.
Ομάδες (ομάδες χειριστών) — από EXPERT.
Ομαδικές συντομεύσεις, αυτόματη επισήμανση, περιορισμένη πρόσβαση χειριστών — από EXPERT.
Ομαδικά στατιστικά (ανά χειριστή) — από EXPERT.
⚠️ Η διαθεσιμότητα αφορά τα τρέχοντα πακέτα (SOLO, PLUS, EXPERT, ULTIMATE). Σε παλαιότερο legacy πλάνο τα όρια μπορεί να διαφέρουν — ελέγξτε την ενότητα Billing ή ρωτήστε την υποστήριξή μας.
Τι ακολουθεί;
Χειριστές — γενικές ρυθμίσεις — προσκλήσεις, ρόλοι, προφίλ.
Ομάδες — στήσιμο ομάδων και δρομολόγησης.
Ανάθεση χειριστή — πώς λειτουργεί η ανάθεση συζητήσεων.
Ωράριο λειτουργίας — πότε είναι online το chat.
Στατιστικά — μέτρηση της απόδοσης της ομάδας.
Συντομεύσεις — έτοιμες απαντήσεις για ταχύτερες αποκρίσεις.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης — θα χαρούμε να βοηθήσουμε!