Biti izvan mreže ne znači da morate propustiti priliku za povezivanje s posjetiteljima. U nastavku je pet načina kako ostati u kontaktu i održavati komunikaciju nesmetanom čak i kada vaš tim nije dostupan.
1. Ostati online uz mobilnu aplikaciju
Sve dok je barem jedan agent prijavljen u Smartsupp mobilnu aplikaciju, chat će ostati online i posjetitelji mogu s vama započeti razgovore. Ovo je najjednostavniji način da ostanete dostupni čak i kada niste za svojim računalom.
2. Sakriti chat prozor kada ste izvan mreže
Spriječite posjetitelje da šalju poruke na koje nitko neće odgovoriti tako da sakrijete chat prozor kada nijedan agent nije dostupan. Time izbjegavate frustraciju i održavate jasna očekivanja.
3. Aktivirati Kontaktni obrazac
Kada ste izvan mreže, omogućite Kontaktni obrazac kako bi posjetitelji mogli ostaviti svoje ime, email i poruku. Moći ćete im se javiti kada ponovno budete online. Kako biste dodatno unaprijedili ovu funkciju, možete konfigurirati svoj Flow (prije chatboti) da automatski pokrene Kontaktni obrazac tijekom sati kada ste izvan mreže. Time se osigurava da posjetitelji mogu ostaviti svoj email i poruku čak i ako je Flow postavljen na "Transfer to operator". Slijedite korake u nastavku kako biste prilagodili postavke Flowa za ovu funkcionalnost:
Pristupiti kontrolnoj ploči: Prijavite se na svoj smartsupp.com račun i idite na kontrolnu ploču.
Otvoriti odjeljak Automation: Pronađite i kliknite odjeljak "Automation".
Odabrati svoj Flow: Odaberite Flow koji želite konfigurirati (npr. "Frequently Asked Questions").
Prilagodити postavke Flowa: Idite na
Settings > Skillsunutar odabranog Flowa i pronađite opciju "Transfer to operator".Promijeniti ponašanje prijenosa: Ažurirajte postavku "Transfer to operator" s "On request" na "Email".
Spremiti promjene: Kliknite "Save" da primijenite novu konfiguraciju.
Testirati konfiguraciju: Simulirajte situaciju izvan mreže kako biste potvrdili da se kontaktni obrazac pojavljuje i omogućuje kupcima da ostave svoj email i poruku.
Napomena: Dok je vaš račun izvan mreže, offline email (kontakt) obrazac ne može se u potpunosti ukloniti — nakon što posjetitelj pošalje poruku, Smartsupp prikazuje obrazac kako se njihov zahtjev ne bi izgubio. Kako biste izbjegli njegovo prikazivanje, zadržite barem jednog agenta online ili prilagodite svoju dostupnost (na primjer putem Radnog vremena). Također možete u potpunosti sakriti chat prozor dok ste izvan mreže, kao što je opisano gore.
4. Postaviti automatsku poruku
Kreirajte automatsku poruku kojom obavještavate posjetitelje da ste trenutačno izvan mreže i da ćete odgovoriti čim bude moguće. Time umirujete posjetitelje i postavljate jasna očekivanja u vezi vremena odgovora. Alternativno, možete konfigurirati ponašanje prijenosa u svom Flowu tako da posjetiteljima predloži da ostave svoj email i poruku kada nijedan agent nije online. Ovo nadopunjuje automatske poruke tako što osigurava da se upiti kupaca zabilježe za naknadni odgovor.
5. Koristити Radno vrijeme
Definirajte sate u kojima je vaš tim dostupan kako bi posjetitelji uvijek znali kada mogu očekivati odgovor. Izvan radnog vremena chat se može automatski prebaciti u izvanmrežni način rada.