Offline-tilassa oleminen ei tarkoita, että sinun pitäisi menettää yhteys kävijöihisi. Tässä on viisi tapaa pitää yhteyttä ja varmistaa sujuva viestintä, vaikka tiimisi ei olisi paikalla.
Olemme jakaneet artikkelin muutamaan osaan:
1. Pysy online-tilassa mobiilisovelluksella
Niin kauan kuin jokin agentti on kirjautuneena Smartsuppin mobiilisovellukseen, chat pysyy online-tilassa ja kävijät voivat aloittaa keskustelun kanssasi. Tämä on helpoin tapa pysyä tavoitettavissa, vaikka et olisi koneella.
2. Piilota chat-ikkuna, kun olet offline-tilassa
Estä kävijöitä lähettämästä viestejä, joihin ei vastata, piilottamalla chat-ikkuna silloin, kun agentteja ei ole paikalla. Näin vältät turhautumisen ja asetat selkeät odotukset.
3. Aktivoi yhteydenottolomake
Kun olet offline-tilassa, ota yhteydenottolomake käyttöön, jotta kävijät voivat jättää nimensä, sähköpostinsa ja viestinsä. Näin voit palata heidän pariin heti, kun olet taas online. Voit myös parantaa tätä ominaisuutta säätämällä Flow-työnkulkuasi (aiemmin chatbotit), jotta yhteydenottolomake avautuu automaattisesti offline-aikana. Tämä varmistaa, että kävijät voivat aina jättää sähköpostinsa ja viestinsä, vaikka Flow olisi asetettu kohtaan "Siirrä operaattorille". Noudata seuraavia ohjeita säätääksesi Flow:n asetuksia tätä toimintoa varten:
Siirry hallintapaneeliin: Kirjaudu sisään Smartsupp.com-tilillesi ja siirry hallintapaneeliin.
Mene automaatio-osioon: Etsi ja klikkaa "Automaatiot"-osiota.
Valitse Flow: Valitse Flow, jota haluat muokata (esimerkiksi "Usein kysytyt kysymykset").
Muokkaa Flow-asetuksia: Mene kohtaan
Asetukset > Taidotvalitussa Flow-työnkulussa ja etsi "Siirrä operaattorille" -asetus.Vaihda siirtokäytös: Päivitä "Siirrä operaattorille" -asetus kohdasta "Pyynnöstä" kohtaan "Sähköposti".
Tallenna muutokset: Klikkaa "Tallenna" saadaksesi uudet asetukset voimaan.
Testaa asetukset: Kokeile offline-tilannetta ja varmista, että yhteydenottolomake avautuu ja asiakkaat voivat jättää sähköpostinsa ja viestinsä.
Huom: Kun tilisi on offline-tilassa, offline-sähköposti (yhteydenottolomake) -lomaketta ei voi poistaa kokonaan käytöstä — kun kävijä lähettää viestin, Smartsupp näyttää lomakkeen, jotta heidän pyyntönsä ei häviä. Jos haluat välttää sen näyttämisen, pidä vähintään yksi agentti online-tilassa tai säädä saatavuutta (esimerkiksi aukioloaikojen avulla). Voit myös piilottaa chat-ikkunan täysin offline-tilassa, kuten yllä on kerrottu.
4. Ota käyttöön automaattiviesti
Luo automaattiviesti, joka kertoo kävijöille, että olet tällä hetkellä offline-tilassa ja vastaat mahdollisimman pian. Tämä rauhoittaa kävijät ja luo selkeät vastausajan odotukset. Vaihtoehtoisesti voit säätää Flow-työnkulun siirtokäytöstä ohjaamaan kävijät jättämään sähköpostinsa ja viestinsä, kun agentteja ei ole paikalla. Tämä täydentää automaattiviestejä varmistamalla, että asiakaskyselyt tallentuvat jatkokäsittelyä varten.
5. Hyödynnä aukioloaikoja
Määrittele ajat, jolloin tiimisi on tavoitettavissa, jotta kävijät tietävät milloin voivat odottaa vastausta. Aukioloaikojen ulkopuolella chat voi siirtyä automaattisesti offline-tilaan.
Mitä seuraavaksi?
Smartsupp iOS:lle — asenna iOS-sovellus ja tutustu mitä kukin välilehti tekee.
Smartsupp Androidille — asenna Android-sovellus ja tutustu mitä kukin välilehti tekee.
Aukioloajat — määritä milloin chat on online-tilassa agenttien tilasta riippumatta.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä tukitiimiimme chatin tai sähköpostin kautta — autamme mielellämme.