Η αποσύνδεση δεν συνεπάγεται απώλεια επικοινωνίας με τους επισκέπτες σας. Ακολουθούν πέντε πρακτικοί τρόποι για να διατηρείτε την επαφή και να εξασφαλίζετε ομαλή επικοινωνία, ακόμη κι όταν η ομάδα σας δεν είναι διαθέσιμη.
Το άρθρο περιλαμβάνει τα παρακάτω σημεία:
1. Διατηρήστε online παρουσία με την εφαρμογή για κινητά
Αν κάποιος πράκτορας είναι συνδεδεμένος μέσω της εφαρμογής Smartsupp για κινητά, η συνομιλία σας παραμένει online και οι επισκέπτες μπορούν να ξεκινήσουν άμεσα επικοινωνία. Έτσι, παραμένετε διαθέσιμοι ακόμη κι όταν δεν βρίσκεστε στον υπολογιστή σας.
2. Απόκρυψη πλαισίου συνομιλίας εκτός σύνδεσης
Μειώστε τον όγκο των αναπάντητων μηνυμάτων και μη δημιουργείτε εσφαλμένες προσδοκίες, αποκρύπτοντας το πλαίσιο συνομιλίας όταν απουσιάζει πράκτορας. Έτσι, αποφεύγεται η δυσαρέσκεια και οι επισκέπτες γνωρίζουν ακριβώς τι να περιμένουν.
3. Ενεργοποίηση φόρμας επικοινωνίας
Όταν είστε εκτός σύνδεσης, ενεργοποιήστε τη φόρμα επικοινωνίας για να δίνεται στους επισκέπτες η δυνατότητα να αφήνουν όνομα, email και μήνυμά τους. Θα μπορέσετε να επικοινωνήσετε μαζί τους με την επιστροφή σας. Για επιπλέον ευελιξία, διαμορφώστε το Flow (πρώην chatbot) έτσι ώστε να ανοίγει αυτόματα τη φόρμα επικοινωνίας όταν είστε offline. Αυτό διασφαλίζει ότι οι επισκέπτες θα μπορούν πάντα να αφήνουν email και μήνυμα, ακόμη κι αν το Flow έχει επιλογή «Μεταφορά σε εκπρόσωπο». Δείτε πώς να ρυθμίσετε το Flow με αυτή τη λειτουργία:
Πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου: Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Smartsupp.com και μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου.
Μετάβαση στην ενότητα Αυτοματισμοί: Βρείτε και πατήστε «Αυτοματισμοί».
Επιλογή Flow: Επιλέξτε το Flow που επιθυμείτε (π.χ. «Συχνές ερωτήσεις»).
Τροποποίηση ρυθμίσεων: Μεταβείτε σε
Ρυθμίσεις > Δεξιότητεςστο επιλεγμένο Flow και βρείτε την επιλογή «Μεταφορά σε εκπρόσωπο».Αλλαγή συμπεριφοράς παράδοσης: Ορίστε τη ρύθμιση «Μεταφορά σε εκπρόσωπο» από «Κατόπιν αιτήματος» σε «Email».
Αποθήκευση αλλαγών: Πατήστε «Αποθήκευση» για να εφαρμοστούν οι αλλαγές.
Έλεγχος λειτουργίας: Δοκιμάστε συνθήκη εκτός σύνδεσης για να επιβεβαιώσετε ότι εμφανίζεται η φόρμα, ώστε οι πελάτες να αφήνουν email και μήνυμά τους.
Σημείωση: Όταν ο λογαριασμός σας είναι εκτός σύνδεσης, η φόρμα offline email (επικοινωνίας) δεν μπορεί να καταργηθεί εντελώς — κάθε φορά που επισκέπτης στείλει μήνυμα, το Smartsupp θα εμφανίσει τη φόρμα ώστε να μη χαθεί το αίτημά του. Για αποφυγή της, διατηρήστε τουλάχιστον έναν πράκτορα online ή προσαρμόστε τις ώρες διαθεσιμότητας (π.χ. μέσω Ωρών Εργασίας). Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε τελείως το πλαίσιο συνομιλίας κατά την εκτός σύνδεσης λειτουργία, όπως αναφέρεται παραπάνω.
4. Ορισμός αυτόματου μηνύματος
Δημιουργήστε ένα αυτόματο μήνυμα που ενημερώνει τους επισκέπτες πως είστε προσωρινά εκτός σύνδεσης και ότι θα απαντήσετε το συντομότερο δυνατό. Έτσι, τους παρέχεται διαβεβαίωση και συγκεκριμένες προσδοκίες ως προς τον χρόνο απάντησης. Εναλλακτικά, διαμορφώστε το Flow να ζητά από τους επισκέπτες το email και το μήνυμά τους όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος πράκτορας. Έτσι, τα αιτήματα πελατών συγκεντρώνονται με ασφάλεια και δεν χάνεται καμία επικοινωνία.
5. Χρήση ωρών εργασίας
Ορίστε τις ώρες διαθεσιμότητας της ομάδας σας για να ενημερώνονται οι επισκέπτες πότε μπορείτε να απαντήσετε. Εκτός των ωρών εργασίας, οι συνομιλίες μεταφέρονται αυτόματα σε λειτουργία εκτός σύνδεσης.
Επόμενα βήματα
Smartsupp για iOS — εγκαταστήστε την εφαρμογή iOS και δείτε πώς λειτουργεί κάθε καρτέλα.
Smartsupp για Android — εγκαταστήστε την εφαρμογή Android και ανακαλύψτε όλες τις βασικές λειτουργίες.
Ώρες Εργασίας — καθορίστε πότε το chat σας θα είναι online, ανεξάρτητα από τη διαθεσιμότητα πράκτορα.
💡 Χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης μας μέσω συνομιλίας ή email — είμαστε στη διάθεσή σας για οτιδήποτε χρειαστείτε.