Využíváte-li v rámci chatbota funkci automatického sběru kontaktů, je důležité mít na paměti povinnost vyžadovat souhlas uživatelů se zpracováním osobních údajů v souladu s GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů). V tomto článku vám poskytneme doporučení, jak si správně nastavit funkci sběru kontaktů tak, aby byla v souladu s aktuálně platnými právními předpisy.
Pro více informací se podívejte na tento tutoriál o Leadgen Chatbotovi.
Kdo za co zodpovídá?
V rámci GDPR je důležité rozlišovat, kdo je správce, tedy subjektem, který určuje, jak a proč se osobní údaje zpracovávají, a kdo je zpracovatelem, což je subjekt, který zpracovává osobní údaje na pokyn správce.
Pokud používáte funkci automatického sběru kontaktů pomocí chatbota, stáváte se správcem osobních údajů. Vy určujete, jaké údaje budete sbírat a jak s nimi naložíte a také jste odpovědni za dodržování zákonných povinností vztahujících se k ochraně osobních údajů. Společnost Smartsupp, která poskytuje platformu pro vytváření chatbotů, působí jako zpracovatel a zpracovává údaje na vaše pokyny.
Vyžadování souhlasu
Funkce sběru kontaktů chatbotem obsahuje možnost vyžadovat souhlas se zpracováním osobních údajů návštěvníků. Pokud tuto možnost zapnete, chatbot nejprve vyzve návštěvníka k udělení souhlasu a až poté pokračuje se sběrem údajů. Tento souhlas rovněž uloží do návštěvníkova profilu. Vy tak máte přehled, kdo z Vašich kontaktů Vám souhlas udělil a kdo nikoliv. Pokud návštěvník souhlas neudělí, chatbot se sběrem kontaktů dál nepokračuje.
Komunikace s kontakty
Je důležité, abyste v rámci Vaší marketingové komunikace kontaktovali pouze ty kontakty, které Vám udělily souhlas se zpracováním osobních údajů. Kontaktování kontaktů, kteří se zpracováním osobních údajů nesouhlasily, by bylo v rozporu s platným GDPR nařízením.
Odkaz na zásady ochrany osobních údajů
Pokud vyžadujete GDPR souhlas od Vašich návštěvníků, doporučujeme správně vložit do chatbota odkaz na Vaše zásady ochrany osobních údajů (Privacy Policy). Ačkoli to z Vaší strany není povinné k publikaci chatbota, důrazně doporučujeme na zásady odkazovat, jelikož jako správce máte dle GDPR vůči Vašim zákazníkům informační povinnost o tom, jak s jejich osobními údaji budete nakládat. Návštěvníci díky tomu budou mít všechny informace o tom, jak jejich údaje zpracováváte a k čemu Vám udělují souhlas je používat a Vy splníte svou informační povinnost dle GDPR. Můžete tak např. v zásadách specifikovat, že pokud Vám návštěvníci udělí souhlas v komunikaci s chatbotem, souhlasí zároveň s navazující marketingovou komunikací z Vaší strany.
Pokud odkaz do chatbota nevložíte, chatbot bude odkazovat na obecné GDPR informace uvedené ve widgetu, ve kterém je popsaná naše role zpracovatele oproti vaší roli správce.
Závěr
Doporučujeme při používání funkce automatického sběru kontaktů chatbotem dodržovat ustanovení GDPR, vyžadovat od Vašich návštěvníků udělení souhlasu se zpracováním jejich osobních údajů a v rámci marketingové komunikace oslovovat pouze ty kontakty, jejichž souhlas máte udělený.