Sluta växla mellan WhatsApp Business och dina andra supportverktyg. Med Smartsupps WhatsApp-integration får du alla WhatsApp-meddelanden direkt i samma inkorg som din livechatt och Messenger-konversationer – och du svarar på allt från ett och samma ställe. Den här guiden visar steg för steg hur du installerar integrationen, vilka förutsättningar som gäller samt vad 24-timmarsregeln innebär enligt WhatsApps regler.
Vi har delat in artikeln i följande delar:
Översikt av WhatsApp-integration
När en kund hör av sig till ditt WhatsApp Business-nummer fångar Smartsupp upp deras meddelande och visar konversationen tillsammans med din livechatt och Facebook-trådar – markerad med en grön WhatsApp-ikon så att du lätt ser varifrån den kommer.
Det viktigaste att känna till innan du sätter igång:
Integration hittar du i din instrumentpanel under Inställningar → Kanaler.
Den finns i alla Smartsupp-paket – du kopplar på bara några minuter.
WhatsApp-konversationer räknas in i din totala konversationsvolym (ser du högst upp i instrumentpanelen eller under användning).
Alla WhatsApp-trådar har en grön ikon vilket gör dem enkla att hitta bland dina andra kanaler.
Du behöver svara inom 24 timmar – det är WhatsApps policy, inte något Smartsupp har bestämt.
Tips: WhatsApp är ett av fyra flerkanalsalternativ i Smartsupp. Du kan även lägga till e-post, Facebook Messenger och Instagram på samma sätt.
Krav
För att koppla WhatsApp loggar du in med ditt Facebook-konto – anslutningen sker via företagets Facebook-inloggning. Använd ett etablerat konto, eftersom Meta inte godkänner helt nya Facebook-konton till Business Manager.
Du måste också ha ett WhatsApp Business-konto. Har du inget än? Då kan du skapa det – företagsprofilen med – direkt under uppsättningen nedan. Ett personligt WhatsApp-konto går inte att använda, och ett telefonnummer kan bara vara kopplat till ett konto åt gången. Om numret redan används för ett personligt WhatsApp eller ett annat företagskonto måste det först frikopplas.
Krävs: ett Facebook-konto och ett WhatsApp Business-konto (antingen redan skapat eller nytt under installationen). Ditt WhatsApp-visningsnamn måste matcha ditt företagsnamn och följa WhatsApps riktlinjer.
Koppla WhatsApp till Smartsupp
Se till att du är inloggad på Smartsupp och följ sedan de fyra stegen här nedanför. Allt sker via Metas säkra OAuth-flöde – du behöver aldrig ange dina WhatsApp-inloggningsuppgifter hos Smartsupp.
Steg 1. Gå till Inställningar → Kanaler, hitta WhatsApp i listan och klicka på Koppla.
Steg 2. Logga in på Facebook och bekräfta Fortsätt som… – anslutningen använder den Facebook-inloggning du redan använder. Nya Facebook-konton accepteras inte för Meta Business Manager.
Steg 3. På skärmen Koppla ditt konto till Smartsupp – kontrollera vilka behörigheter du ger och klicka sedan på Kom igång.
Steg 4. Välj ett redan befintligt WhatsApp Business-konto eller skapa ett nytt, och välj eller skapa en WhatsApp Business-profil. Klicka därefter på Nästa.
Steg 5. Om du skapar en ny profil, fyll i kontonamnet och visningsnamnet – det måste motsvara företagsnamnet och följa WhatsApps regler – och välj en kategori.
Steg 6. Lägg till ditt WhatsApp-telefonnummer: använd ett befintligt nummer eller lägg till ett nytt, och verifiera det via sms eller telefonsamtal (för fast nummer, välj samtal).
Steg 7. Granska vilka behörigheter Smartsupp vill ha och klicka på Bekräfta.
Steg 8. Tillbaka i Smartsupp ser du uppgifterna för ditt anslutna konto – WhatsApp Business-ID, konto- och visningsnamn, samt telefonnummer – och du får en grön bekräftelse på att integrationen är klar och aktiv. Skicka ett testmeddelande till numret så dyker det upp i din inkorg.
Obs! All autorisering sker direkt hos Meta – dina WhatsApp-inloggningsuppgifter syns aldrig för eller sparas av Smartsupp.
Svara på WhatsApp-konversationer
WhatsApp-konversationer fungerar precis som vanliga Smartsupp-chattar – skriv ditt svar, tryck på skicka och du är klar. Det enda som är annorlunda är att WhatsApp-meddelanden har en grön ikon vid konversationen och varje meddelande.
Tänk på några saker som styrs av WhatsApp:
24-timmars svarsfönster – så fort kunden hör av sig har du 24 timmar på dig att svara från Smartsupp. När tiden har gått stängs svarsrutan och du kan bara fortsätta om kunden skickar ett nytt meddelande – då öppnas ett nytt 24-timmarsfönster. Eftersom konversationerna går via WhatsApp Business Platform (API) kan du inte besvara dem via WhatsApp Business-appen. Om ingen har svarat inom 12 timmar får du en e-postpåminnelse från Smartsupp. Läs mer här: E-postaviseringar för missade konversationer, offlinemeddelanden och nya kontakter.
Konversationsvolym – varje WhatsApp-tråd räknas mot din användargräns, precis som webbchatt.
Begränsad besökarinformation – WhatsApp visar bara kundens visningsnamn, så vi får inte in information som e-post, plats eller webbhistorik som vid webbchatt.
Tips: För att ni inte ska missa frågor som kommer in utanför era bemannade tider har Smartsupp en inbyggd funktion – om ingen svarar besökaren efter en viss tid så ber systemet automatiskt om e-post precis innan 24-timmarsfönstret stängs, så kan du fortsätta kontakten via e-post även efter att WhatsApp-fönstret stängts. Du slår på funktionen i Inställningar → Kanaler → WhatsApp. Om numret kopplades innan den funktionen lanserades, är det avstängt som standard. Det här är separat från automatiska meddelanden som bara gäller webbchatten.
Meta-meddelandekostnader (från 1 oktober 2026)
Från och med 1 oktober 2026 tar Meta en avgift per meddelande för servicemeddelanden – alltså svar som skickas inom 24 timmar, oavsett om det är en agent i Smartsupp eller Mira AI som svarar. Avgiften dras direkt av Meta från ditt WhatsApp Business-konto och kostnaden varierar beroende på marknad. Meddelanden som dina kunder skickar till dig är fortsatt kostnadsfria.
⚠️ Ditt WhatsApp Business-konto måste ha både betalningsmetod och valuta inställd i Meta Business Manager. Annars levererar inte Meta dina svar (från och med 1 oktober 2026), så meddelanden du skickar från Smartsupp kommer inte fram även om integrationen verkar fungera. I Smartsupp får du då ett felmeddelande om att leveransen misslyckats vid ditt svar.
Konversationer som börjar från en gratis ingångspunkt (till exempel via en Klicka för att chatta-annons eller en knapp på din Facebook-sida) har ett 72-timmarsfönster där Meta inte tar betalt för svaren.
Vad händer härnäst?
Facebook-integration – koppla Facebook Messenger så att meddelanden från din sida hamnar i din Smartsupp-inkorg.
E-postintegration – anslut vilken Gmail-, Seznam- eller IMAP-inkorg du vill till din Smartsupp-instrumentpanel.
Inkorgskategorier – håll ordning på WhatsApp, Facebook, e-post och chatt när konversationerna växer.
Agentens personliga inställningar – ställ in ditt visningsnamn och signatur för svar i alla kanaler.
Instagram-integration – svara på Instagram-meddelanden från samma inkorg som dina övriga kanaler.
💡 Behöver du mer hjälp? Kontakta vårt supportteam – vi hjälper dig gärna!