To, da ste brez povezave, še ne pomeni, da morate zamuditi priložnost za stik z obiskovalci. Tukaj je pet načinov, kako ostati v stiku in ohraniti nemoteno komunikacijo, tudi ko vaša ekipa ni na voljo.
1. Ostanite na spletu z mobilno aplikacijo
Dokler je kateri koli agent prijavljen v mobilno aplikacijo Smartsupp, bo klepet ostal na spletu in obiskovalci bodo lahko začeli pogovore z vami. To je najpreprostejši način, da ste dosegljivi tudi, ko niste za pisalno mizo.
2. Skrijte okno klepeta, ko ste brez povezave
Preprečite, da bi obiskovalci pošiljali neodgovorjena sporočila, tako da skrijete okno klepeta, ko ni na voljo noben agent. S tem se izognete frustracijam in ohranite jasna pričakovanja.
3. Aktivirajte Kontaktni obrazec
Ko ste brez povezave, omogočite Kontaktni obrazec, da lahko obiskovalci pustijo svoje ime, e-pošto in sporočilo. Tako jim boste lahko odgovorili, ko boste spet na spletu. Za dodatno izboljšanje te funkcije lahko svoj Flow (prej chatbots) konfigurirate tako, da se Kontaktni obrazec samodejno sproži v času, ko ste brez povezave. Tako zagotovite, da lahko obiskovalci pustijo svoj e-poštni naslov in sporočilo, tudi če je Flow nastavljen na »Transfer to operator«. Sledite spodnjim korakom, da prilagodite nastavitve Flow za to funkcionalnost:
Dostop do nadzorne plošče: Prijavite se v svoj račun Smartsupp.com in odprite nadzorno ploščo.
Pojdite v razdelek Automation: Poiščite in kliknite razdelek »Automation«.
Izberite svoj Flow: Izberite Flow, ki ga želite konfigurirati (npr. »Frequently Asked Questions«).
Spremenite nastavitve Flow: V izbranem Flow pojdite na
Settings > Skillsin poiščite možnost »Transfer to operator«.Spremenite način predaje: Nastavitev »Transfer to operator« spremenite iz »On request« v »Email«.
Shranjevanje sprememb: Kliknite »Save«, da uporabite novo konfiguracijo.
Preizkus konfiguracije: Simulirajte situacijo brez povezave, da preverite, ali se Kontaktni obrazec prikaže in obiskovalcem omogoči, da vnesejo e-pošto in sporočilo.
Opomba: Ko je vaš račun brez povezave, obrazca za brezpovezavno e-pošto (kontaktni obrazec) ni mogoče popolnoma odstraniti — potem ko obiskovalec pošlje sporočilo, Smartsupp prikaže obrazec, da se njegova zahteva ne izgubi. Če ga želite skriti, imejte vsaj enega agenta na spletu ali prilagodite svojo razpoložljivost (na primer z Delovnim časom). Okno klepeta lahko medtem, ko ste brez povezave, tudi v celoti skrijete, kot je opisano zgoraj.
4. Nastavite samodejno sporočilo
Ustvarite samodejno sporočilo, ki obiskovalce obvesti, da ste trenutno brez povezave in da boste odgovorili čim prej. S tem obiskovalcem zagotovite jasna pričakovanja glede odzivnega časa. Namesto tega lahko konfigurirate tudi način predaje v Flow, da obiskovalce pozove, naj pustijo e-pošto in sporočilo, ko ni na spletu noben agent. To dopolnjuje samodejna sporočila, saj zagotovi, da bodo povpraševanja strank zajeta za kasnejši odgovor.
5. Uporabite Delovni čas
Določite ure, ko je vaša ekipa na voljo, da bodo obiskovalci vedno vedeli, kdaj lahko pričakujejo odgovor. Zunaj Delovnega časa se lahko klepet samodejno preklopi v način brez povezave.