Skróty to przygotowane teksty, z których możesz korzystać wielokrotnie i wysyłać je za pomocą jednego kliknięcia. Mogą to być np. powitania lub odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Skróty mogą znacznie przyspieszyć i usprawnić obsługę klienta, ponieważ dzięki nim już nie będziesz musiał w kółko pisać tą samą wiadomość.
Jak utworzyć skrót?
Ustawienia Skrótów można otworzyć klikając na swoje zdjęcie profilowe w lewym górnym rogu, a następnie na przycisk Skróty. Aby utworzyć nowy skrót, wystarczy kliknąć w Dodaj skrót.
Najpierw wpisz nazwę skrótu, za pomocą której aktywujesz skrót. Im krótsza nazwa, tym lepiej, ponieważ w ten sposób można ją łatwo zapamiętać. Następnie wpisz tekst wiadomości (skrótu), z której chcesz korzystać w rozmowach.
Następnie wybierz rodzaj skrótu:
- Osobisty – dostępny tylko dla agenta, który go utworzył. Pozostali agenci nie będą mogli z niego korzystać.
-
Zespołowy – dostępny dla wszystkich agentów w danym koncie. Korzystanie ze skrótów zespołowych sprawi, że komunikacja w ramach obsługi klienta będzie bardziej spójna, ponieważ każdy będzie mógł "wpisać" tę samą odpowiedź.
Należy pamiętać, że tylko agenci z pełnym dostępem mogą je tworzyć, edytować i włączać lub wyłączać. Agenci z ograniczonym dostępem mogą używać tych skrótów, jeśli agent z pełnym dostępem już je włączył, ale nie mają uprawnień do ich samodzielnego tworzenia, edytowania lub włączania.
Skróty zespołowe są dostępne tylko w pakiecie PRO.
Zapisz skrót klikając na przycisk Zapisz.
Zapisz wiadomość jako Skrót
Wysłałeś właśnie wiadomość ze szczegółowymi instrukcjami i chciałbyś zapisać ją jako skrót dla przyszłego użycia? Żaden problem. Po prostu kliknij na trzy kropki obok wiadomości.
Jak używać skrótów?
To bardzo proste, wystarczy wpisać kropkę "." (na początku wiadomości) lub ukośnik "/" w trakcie pisanie wiadomości i pojawi się lista Twoich skrótów:
Aby przyśpieszyć cały proces, możesz po wpisaniu kropki lub ukośnika wpisać pierwsze litery nazwy lub całą nazwę skrótu.
Skróty w wersji Free i Trial (okresie próbnym)
W pakiecie Trial możesz używać do 15 aktywnych skrótów, jednak w pakiecie Free dostępny jest tylko jeden aktywny skrót. Poszczególne skróty można z łatwością aktywować i dezaktywować, klikając na przycisk obok skrótu. Aby aktywować skrót, po prostu przesuń przycisk w prawo. Jeśli chcesz dezaktywować niektóre skróty, przesuń przycisk w lewo.
Najlepsze praktyki
Teraz wiesz, jak skonfigurować skrót. Spójrzmy na kilka praktycznych wskazówek dotyczących możliwych scenariuszy.
Powitania / Pożegnania
Najczęstsze skróty to pozdrowienia i pożegnania. Będziesz ich używać codziennie. To zajmuje tylko kilka sekund, ale na dłuższą metę pomaga zaoszczędzić znacznie więcej czasu.
Przykłady skryptów:
"Dzień dobry! Jak mogę pomóc?"
"Dziękujemy za wizytę. W razie dalszych pytań, prosimy o kontakt. Miłego dnia!"
Opis Funkcji
Drugi najczęściej używany skrót pomaga odpowiedzieć na pytania dotyczące konkretnych lub brakujących funkcji. Skrypt zależy od Twojej usługi (lub produktu), ale spójrzmy na przydatne wyrażenia.
Przykłady skryptów:
„Niestety, nie oferujemy tej funkcji w tej chwili, ale możesz się tego spodziewać w następnej wersji. Nie przybliżam dokładniej daty premiery, ale mogę Cię poinformować, kiedy będzie gotowa”.
„Ta funkcja jest dostępna tylko w wersji Pro. Więcej informacji na temat tej funkcji można znaleźć tutaj: www…. Cenę wersji Pro można znaleźć tutaj: www…”
Opis Usługi
Czasami nie jest oczywiste dla gościa, co tak naprawdę robi twoja usługa. Może to być dość złożona odpowiedź, więc przygotowanie jest konieczne. Powinieneś opisać to w kilku słowach, ale możesz też dodać kilka korzyści lub link do utworzenia nowego konta.
Przykłady skryptów:
"Smartsupp oferuje live chat dla Twojej strony, który pozwala na natychmiastowe odpowiadanie na pytania Twoich klientów. Jest bardzo prosty w obsłudze i możes go wypróbować za darmo."
"Po rejestracji, wszystkie funkcje będą dla Ciebie dostępne. Możesz utworzyć nowe konto tutaj: www..."
Problemy
Byłoby wspaniale, gdyby wszystko działało idealnie przez cały czas. Niestety czasami pojawiają się problemy techniczne lub inne rzeczy. Twoi klienci mogą być zdenerowani i powinieneś być na to przygotowany.
Przykłady skryptu:
"Zdajemy sobie sprawę z tego problemu. Mamy problemy z serwerem, które wpływają również na naszą usługę. Pracujemy nad naprawieniem usterki. Dziękujemy za cierpliwość."
Poproś o Opinię
Czy Twoi klienci są na pewno zadowoleni? To najlepszy czas, aby zapytać ich o opinię.
Przykłady skryptów:
"Miło nam to słyszeć! Jeżeli naprawdę podoba Ci się nasza usługa, rozważ zostawienie opinii tutaj: www..."
"Byłoby to bardzo pomocne! Dziękujemy."