Ook als je offline bent, kun je in contact blijven met je bezoekers. Hier zijn vijf manieren om contact te houden en de communicatie soepel te laten verlopen, zelfs wanneer je team niet beschikbaar is.
We hebben het artikel in een paar onderdelen verdeeld:
1. Blijf online met de mobiele app
Zolang er een operator is ingelogd in de mobiele app van Smartsupp, blijft de chat online en kunnen bezoekers gesprekken met je starten. Dit is de eenvoudigste manier om bereikbaar te blijven, ook wanneer je niet achter je bureau zit.
2. Verberg de chatbox wanneer je offline bent
Voorkom dat bezoekers berichten sturen die onbeantwoord blijven door de chatbox te verbergen wanneer er geen operators beschikbaar zijn. Zo voorkom je frustratie en blijven de verwachtingen duidelijk.
3. Activeer het contactformulier
Schakel het contactformulier in wanneer je offline bent, zodat bezoekers hun naam, e-mailadres en bericht kunnen achterlaten. Je kunt contact met hen opnemen zodra je weer online bent. Om deze functie verder te verbeteren, kun je je Flow (voorheen chatbots) zo instellen dat het contactformulier automatisch wordt geactiveerd tijdens de uren waarin je offline bent. Zo kunnen bezoekers hun e-mailadres en bericht achterlaten, zelfs als de Flow is ingesteld op "Overdragen aan een operator". Volg de onderstaande stappen om je Flow-instellingen voor deze functionaliteit aan te passen:
Open het dashboard: Log in op je Smartsupp.com-account en ga naar het dashboard.
Ga naar het onderdeel Automatisaties: Zoek het onderdeel "Automatisaties" en klik erop.
Selecteer je Flow: Kies de Flow die je wilt instellen (bijvoorbeeld "Veelgestelde vragen").
Pas de Flow-instellingen aan: Ga naar
Settings > Skillsbinnen de geselecteerde Flow en zoek de optie "Overdragen aan een operator".Wijzig het overdrachtsgedrag: Wijzig de instelling "Overdragen aan een operator" van "Op verzoek" naar "E-mail".
Sla je wijzigingen op: Klik op "Opslaan" om de nieuwe configuratie toe te passen.
Test de configuratie: Simuleer een offlinescenario om te controleren of het contactformulier verschijnt, zodat klanten hun e-mailadres en bericht kunnen achterlaten.
Let op: Wanneer je account offline is, kan het offline e-mailformulier (contactformulier) niet volledig worden verwijderd — nadat een bezoeker een bericht heeft verstuurd, toont Smartsupp het formulier zodat het verzoek niet verloren gaat. Om te voorkomen dat het formulier wordt getoond, houd je minstens één operator online of pas je je beschikbaarheid aan (bijvoorbeeld met Kantoortijden). Je kunt de chatbox ook volledig verbergen wanneer je offline bent, zoals hierboven beschreven.
4. Stel een automatisch bericht in
Maak een automatisch bericht dat bezoekers laat weten dat je momenteel offline bent en zo snel mogelijk zult reageren. Dit stelt bezoekers gerust en maakt duidelijk welke reactietijd ze kunnen verwachten. Je kunt ook het overdrachtsgedrag van je Flow zo instellen dat bezoekers worden gevraagd hun e-mailadres en bericht achter te laten wanneer er geen operator online is. Dit vormt een aanvulling op automatische berichten, doordat vragen van klanten worden vastgelegd om er later op terug te komen.
5. Gebruik Kantoortijden
Stel de uren in waarop je team beschikbaar is, zodat bezoekers altijd weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Buiten kantoortijden kan de chat automatisch overschakelen naar de offlinemodus.
Wat nu?
Smartsupp voor iOS — installeer de iOS-app en ontdek wat elk tabblad doet.
Smartsupp voor Android — installeer de Android-app en ontdek wat elk tabblad doet.
Kantoortijden — stel in wanneer je chat online is, ongeacht de status van de operators.