Å være frakoblet betyr ikke at du må gå glipp av kontakt med besøkende. Her er fem måter å holde kontakten og sikre jevn kommunikasjon, selv når teamet ditt ikke er tilgjengelig.
1. Hold deg tilkoblet med mobilappen
Så lenge en agent er logget inn i Smartsupp-mobilappen, vil chatten være tilkoblet og besøkende kan starte samtaler med deg. Dette er den enkleste måten å være tilgjengelig på, selv når du er borte fra skrivebordet.
2. Skjul chatboks når du er frakoblet
Hindre at besøkende sender ubesvarte meldinger ved å skjule chatboksen når ingen agenter er tilgjengelige. Dette unngår frustrasjon og gir tydelige forventninger.
3. Aktiver kontaktskjema
Når du er frakoblet, kan du aktivere kontaktskjemaet slik at besøkende kan legge igjen navn, e-post og melding. Du kan så følge opp når du er tilkoblet igjen. For å forbedre denne funksjonen ytterligere, kan du konfigurere Flow (tidligere chatbots) til automatisk å trigge kontaktskjemaet i frakoblede perioder. Dette sikrer at besøkende kan legge igjen e-post og melding selv om Flow er satt til «Transfer to operator». Følg trinnene nedenfor for å justere Flow-innstillingene for denne funksjonaliteten:
Gå til dashboard: Logg inn på Smartsupp.com-kontoen din og gå til dashboardet.
Gå til delen for automatisering: Finn og klikk på «Automation»-delen.
Velg Flow-en din: Velg Flow-en du vil konfigurere (f.eks. «Frequently Asked Questions»).
Endre Flow-innstillingene: Gå til
Settings > Skillsi den valgte Flow-en, og finn alternativet «Transfer to operator».Endre overføringsatferd: Endre innstillingen «Transfer to operator» fra «On request» til «Email».
Lagre endringene dine: Klikk «Save» for å ta i bruk den nye konfigurasjonen.
Test konfigurasjonen: Simuler et frakoblet scenario for å bekrefte at kontaktskjemaet vises, slik at kunder kan legge igjen e-post og melding.
Merk: Når kontoen din er frakoblet, kan ikke frakoblet e-postskjema (kontaktskjema) fjernes helt – etter at en besøkende har sendt en melding, viser Smartsupp skjemaet slik at forespørselen deres ikke går tapt. For å unngå å vise det, må du ha minst én agent tilkoblet eller justere tilgjengeligheten din (for eksempel med Åpningstider). Du kan også skjule chatboksen helt når du er frakoblet, som beskrevet ovenfor.
4. Sett opp en automatisk melding
Opprett en automatisk melding som informerer besøkende om at du for øyeblikket er frakoblet og vil svare så snart som mulig. Dette beroliger besøkende og gir tydelige forventninger til svartid. Alternativt kan du konfigurere Flow-ens overføringsatferd slik at besøkende blir bedt om å legge igjen e-post og melding når ingen agent er tilkoblet. Dette utfyller automatiske meldinger ved å sikre at henvendelser fra kunder blir fanget opp for oppfølging.
5. Bruk åpningstider
Definer når teamet ditt er tilgjengelig, slik at besøkende alltid vet når de kan forvente svar. Utenfor åpningstider kan chatten automatisk gå over i frakoblet modus.