Selv om du er frakoblet, trenger du ikke gå glipp av muligheten til å komme i kontakt med besøkende. Her får du fem smarte måter å holde dialogen i gang og sørge for at kommunikasjonen glir fint, selv når teamet ditt ikke er pålogget.
Vi har delt artikkelen i følgende deler:
1. Hold deg tilgjengelig med mobilappen
Så lenge én agent er innlogget i Smartsupp-mobilappen, holder chatten seg aktiv – besøkende kan starte samtaler med deg når som helst. Dette er den enkleste måten å være tilgjengelig på, selv om du er på farten.
2. Skjul chatboksen når du er frakoblet
Unngå at besøkende sender meldinger som ikke blir besvart ved å skjule chatboksen når ingen er tilgjengelig. Dette gir forutsigbarhet og unngår unødig frustrasjon for kundene dine.
3. Aktiver kontaktskjemaet
Når du er frakoblet, aktiver kontaktskjemaet slik at besøkende kan legge igjen navnet sitt, e-postadresse og en melding. Da kan du enkelt følge opp senere når du er tilbake. For å gjøre dette enda bedre kan du sette opp Flow (tidligere kalt chatbots) til automatisk å vise kontaktskjemaet i frakoblet-modus. Det sørger for at alle besøkende får mulighet til å legge igjen e-post og melding, selv om Flowen er satt til «Overfør til operatør». Slik gjør du det:
Gå til Dashboardet: Logg inn på Smartsupp-kontoen din og gå til dashboardet.
Gå til Automatisering: Finn og klikk på «Automatisering».
Velg Flow: Velg Flowen du vil justere (f.eks. «Ofte stilte spørsmål»).
Rediger Flow-innstillingene: Gå til
Innstillinger > Ferdigheteri den valgte Flowen og se etter «Overfør til operatør».Endre overføringsvalg: Endre «Overfør til operatør» fra «På forespørsel» til «E-post».
Lagre endringene: Trykk på «Lagre» for å aktivere oppsettet.
Test oppsettet: Simuler en frakoblet situasjon for å sjekke at kontaktskjemaet dukker opp slik at kunder kan legge igjen e-post og melding.
Merk: Når kontoen din er frakoblet, kan du ikke fjerne e-postskjemaet (kontakt) helt – etter at en besøkende sender en melding, vises skjemaet slik at ingenting går tapt. For å unngå at det vises, må minst én agent være pålogget, eller du kan bruke åpningstider for å styre tilgjengeligheten. Du kan også velge å skjule hele chatboksen når du er frakoblet, som beskrevet over.
4. Sett opp en automatisk melding
Lag en automatisk melding som informerer besøkende om at du for øyeblikket er frakoblet, og at du svarer så snart du kan. Dette beroliger besøkende og gir tydelige forventninger om svartid. Du kan også justere Flow-en slik at besøkende blir bedt om å legge igjen e-post og melding når ingen agenter er pålogget. Da tar du vare på alle kundehenvendelser til du får fulgt dem opp.
5. Bruk åpningstider
Definer tydelig når teamet ditt er tilgjengelig, så besøkende alltid vet når de kan forvente svar. Utenom åpningstidene kan chatten automatisk gå over til frakoblet-modus.
Hva skjer videre?
Smartsupp for iOS – installer appen på iOS og se hva hver fane gir deg av muligheter.
Smartsupp for Android – installer Android-appen og bli kjent med hva de ulike fanene brukes til.
Åpningstider – bestem når chatten skal være aktiv, uansett hvem som er pålogget.