Selv om du er frakoblet, kan du fortsatt holde kontakten med de besøkende. Her er fem måter å holde kontakten og sørge for at kommunikasjonen flyter godt, selv når teamet ditt ikke er tilgjengelig.
Vi har delt artikkelen inn i noen seksjoner:
1. Hold deg tilkoblet med mobilappen
Så lenge en operatør er logget inn i Smartsupp-mobilappen, forblir chatten tilkoblet, og besøkende kan starte samtaler med deg. Dette er den enkleste måten å være tilgjengelig på, selv når du er borte fra skrivebordet.
2. Skjul chatboksen når du er frakoblet
Hindre at besøkende sender meldinger som ikke blir besvart, ved å skjule chatboksen når ingen operatører er tilgjengelige. Slik unngår du frustrasjon og gjør forventningene tydelige.
3. Aktiver kontaktskjemaet
Aktiver kontaktskjemaet når du er frakoblet, slik at besøkende kan legge igjen navn, e-postadresse og melding. Du kan følge dem opp når du er tilkoblet igjen. For å få enda mer ut av denne funksjonen kan du konfigurere din Flow (tidligere chatboter) til å utløse kontaktskjemaet automatisk når du er frakoblet. Dette sikrer at besøkende kan legge igjen e-postadresse og melding selv om Flow er satt til "Overfør til operatør." Følg trinnene nedenfor for å justere Flow-innstillingene for denne funksjonaliteten:
Åpne dashboardet: Logg inn på Smartsupp.com-kontoen din og gå til dashboardet.
Gå til automatiseringsseksjonen: Finn og klikk på seksjonen "Automatisering".
Velg din Flow: Velg den Flow-en du vil konfigurere (f.eks. "Ofte stilte spørsmål").
Endre Flow-innstillingene: Gå til
Settings > Skillsi den valgte Flow-en og finn alternativet "Overfør til operatør".Endre hvordan overføringen skjer: Endre innstillingen "Overfør til operatør" fra "På forespørsel" til "E-post."
Lagre endringene: Klikk på "Lagre" for å ta i bruk den nye konfigurasjonen.
Test konfigurasjonen: Simuler en situasjon der du er frakoblet, for å bekrefte at kontaktskjemaet vises og lar kunder legge igjen e-postadresse og melding.
Merk: Når kontoen din er frakoblet, kan ikke e-postskjemaet (kontaktskjemaet) for frakoblet modus fjernes helt — etter at en besøkende sender en melding, viser Smartsupp skjemaet slik at henvendelsen ikke går tapt. For å unngå at det vises, må du holde minst én operatør tilkoblet eller justere tilgjengeligheten din (for eksempel med Åpningstider). Du kan også skjule chatboksen helt når du er frakoblet, som beskrevet ovenfor.
4. Sett opp en automatisk melding
Opprett en automatisk melding som informerer besøkende om at du er frakoblet for øyeblikket og vil svare så snart som mulig. Dette beroliger besøkende og gir tydelige forventninger til svartiden. Alternativt kan du konfigurere hvordan din Flow overfører samtaler, slik at besøkende blir bedt om å legge igjen e-postadresse og melding når ingen operatører er tilkoblet. Dette utfyller automatiske meldinger ved å sikre at kundehenvendelser blir registrert for oppfølging.
5. Bruk åpningstider
Angi når teamet ditt er tilgjengelig, slik at besøkende alltid vet når de kan forvente svar. Utenfor åpningstidene kan chatten automatisk bytte til frakoblet modus.
Hva er neste steg?
Smartsupp for iOS — installer iOS-appen og lær hva hver fane gjør.
Smartsupp for Android — installer Android-appen og lær hva hver fane gjør.
Åpningstider — angi når chatten din er tilkoblet, uavhengig av operatørenes status.