Offline-tilassa oleminen ei tarkoita, että yhteydenpito kävijöihin pitäisi jättää väliin. Tässä on viisi tapaa pitää yhteyttä ja varmistaa sujuva viestintä silloinkin, kun tiimisi ei ole tavoitettavissa.
Olemme jakaneet artikkelin seuraaviin osioihin:
1. Pysy online-tilassa mobiilisovelluksen avulla
Niin kauan kuin yksikin operaattori on kirjautuneena Smartsupp-mobiilisovellukseen, chat pysyy online-tilassa ja kävijät voivat aloittaa keskusteluja kanssasi. Tämä on helpoin tapa pysyä tavoitettavissa myös silloin, kun olet poissa työpöytäsi äärestä.
2. Piilota chat-ikkuna offline-tilassa
Estä kävijöitä lähettämästä viestejä, joihin ei vastata, piilottamalla chat-ikkuna, kun operaattoreita ei ole tavoitettavissa. Näin vältät turhautumisen ja selkeytät odotuksia.
3. Aktivoi yhteydenottolomake
Ota Yhteydenottolomake käyttöön offline-tilassa, jotta kävijät voivat jättää nimensä, sähköpostiosoitteensa ja viestinsä. Voit palata heidän asiaansa, kun olet taas online-tilassa. Voit tehostaa tätä ominaisuutta määrittämällä Flow'n (aiemmin chatbotit) avaamaan Yhteydenottolomakkeen automaattisesti offline-aikoina. Näin kävijät voivat jättää sähköpostiosoitteensa ja viestinsä, vaikka Flow'n asetuksena olisi "Siirrä operaattorille". Määritä tämä toiminto Flow'n asetuksissa seuraavien ohjeiden avulla:
Avaa hallintapaneeli: Kirjaudu Smartsupp.com-tilillesi ja siirry hallintapaneeliin.
Siirry automaatio-osioon: Etsi "Automaatiot"-osio ja napsauta sitä.
Valitse Flow: Valitse Flow, jonka haluat määrittää (esim. "Usein kysytyt kysymykset").
Muokkaa Flow'n asetuksia: Siirry kohtaan
Settings > Skillsvalitussa Flow'ssa ja etsi "Siirrä operaattorille" -vaihtoehto.Muuta siirron toimintaa: Vaihda "Siirrä operaattorille" -asetuksen arvoksi "Sähköposti" arvon "Pyynnöstä" sijaan.
Tallenna muutokset: Ota uudet asetukset käyttöön napsauttamalla "Tallenna".
Testaa asetukset: Simuloi offline-tilannetta ja varmista, että yhteydenottolomake tulee näkyviin ja asiakkaat voivat jättää sähköpostiosoitteensa ja viestinsä.
Huomautus: Kun tilisi on offline-tilassa, offline-tilan sähköposti- eli yhteydenottolomaketta ei voi poistaa kokonaan — kun kävijä lähettää viestin, Smartsupp näyttää lomakkeen, jotta hänen pyyntönsä ei katoa. Jos et halua lomakkeen näkyvän, pidä vähintään yksi operaattori online-tilassa tai muuta tavoitettavuuttasi (esimerkiksi Aukioloajat-toiminnolla). Voit myös piilottaa chat-ikkunan kokonaan offline-tilassa, kuten edellä on kuvattu.
4. Määritä automaattiviesti
Luo automaattiviesti, joka kertoo kävijöille, että olet tällä hetkellä offline-tilassa ja vastaat mahdollisimman pian. Tämä rauhoittaa kävijöitä ja selkeyttää odotuksia vasteajasta. Vaihtoehtoisesti voit määrittää Flow'n siirtotoiminnon pyytämään kävijöitä jättämään sähköpostiosoitteensa ja viestinsä, kun yksikään operaattori ei ole online-tilassa. Tämä täydentää automaattiviestejä varmistamalla, että asiakkaiden kyselyt tallentuvat myöhempää käsittelyä varten.
5. Käytä aukioloaikoja
Määritä ajat, jolloin tiimisi on tavoitettavissa, jotta kävijät tietävät aina, milloin he voivat odottaa vastausta. Aukioloaikojen ulkopuolella chat voi siirtyä automaattisesti offline-tilaan.
Mitä seuraavaksi?
Smartsupp iOS:lle — asenna iOS-sovellus ja tutustu kunkin välilehden toimintoihin.
Smartsupp Androidille — asenna Android-sovellus ja tutustu kunkin välilehden toimintoihin.
Aukioloajat — määritä, milloin chat on online-tilassa operaattorien tilasta riippumatta.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä tukitiimiimme chatissa tai sähköpostitse — autamme mielellämme.