Offline-tilassa oleminen ei tarkoita, että sinun pitäisi menettää yhteys kävijöihisi. Tässä on viisi tapaa pysyä yhteydessä ja pitää viestintä sujuvana silloinkin, kun tiimisi ei ole käytettävissä.
1. Pysy online-tilassa mobiilisovelluksella
Niin kauan kuin jokin agentti on kirjautuneena Smartsuppin mobiilisovellukseen, chat pysyy online-tilassa ja kävijät voivat aloittaa keskustelun kanssasi. Tämä on helpoin tapa olla tavoitettavissa, vaikka et olisi työpöydän ääressä.
2. Piilota chat-ikkuna, kun olet offline
Estä kävijöitä lähettämästä viestejä, joihin ei vastata, piilottamalla chat-ikkuna silloin, kun yhtään agenttia ei ole saatavilla. Näin vältät turhautumisen ja pidät odotukset selkeinä.
3. Aktivoi yhteydenottolomake
Kun olet offline-tilassa, ota yhteydenottolomake käyttöön, jotta kävijät voivat jättää nimensä, sähköpostiosoitteensa ja viestinsä. Voit ottaa heihin yhteyttä uudelleen, kun olet taas online. Voit parantaa tätä ominaisuutta edelleen määrittämällä Flown (entiset chatbotit) käynnistämään yhteydenottolomakkeen automaattisesti offline-aikoina. Näin varmistat, että kävijät voivat jättää sähköpostinsa ja viestinsä, vaikka Flow olisi asetettu tilaan "Siirto operaattorille". Seuraa alla olevia ohjeita säätääksesi Flown asetuksia tätä toiminnallisuutta varten:
Avaa hallintapaneeli: Kirjaudu sisään smartsupp.com-tilillesi ja siirry hallintapaneeliin.
Siirry autiomaatio-osioon: Etsi ja klikkaa "Automaatiot"-osiota.
Valitse Flow: Valitse Flow, jota haluat muokata (esim. "Usein kysytyt kysymykset").
Muokkaa Flown asetuksia: Siirry kohtaan
Asetukset > Taidotvalitussa Flowssa ja etsi "Siirto operaattorille" -vaihtoehto.Muuta siirron toimintaa: Päivitä "Siirto operaattorille" -asetus arvosta "Pyynnöstä" arvoon "Sähköposti".
Tallenna muutokset: Klikkaa "Tallenna" ottaaksesi uuden määrityksen käyttöön.
Testaa määritys: Simuloi offline-tilannetta varmistaaksesi, että yhteydenottolomake tulee näkyviin ja asiakkaat voivat jättää sähköpostinsa ja viestinsä.
Huomio: Kun tilisi on offline-tilassa, offline-sähköpostilomaketta (yhteydenottolomake) ei voi poistaa kokonaan – sen jälkeen kun kävijä on lähettänyt viestin, Smartsupp näyttää lomakkeen, jotta hänen pyyntönsä ei katoa. Jos et halua näyttää sitä, pidä vähintään yksi agentti online-tilassa tai säädä käytettävyyttäsi (esimerkiksi Aukioloajat-ominaisuudella). Voit myös piilottaa chat-ikkunan kokonaan offline-tilassa, kuten yllä kuvattiin.
4. Ota käyttöön automaattiviesti
Luo automaattiviesti, jossa kerrot kävijöille, että olet tällä hetkellä offline-tilassa ja vastaat mahdollisimman pian. Tämä rauhoittaa kävijöitä ja asettaa selkeät odotukset vasteajalle. Vaihtoehtoisesti voit määrittää Flown siirron toiminnan pyytämään kävijöitä jättämään sähköpostinsa ja viestinsä, kun yksikään agentti ei ole online-tilassa. Tämä täydentää automaattiviestejä varmistamalla, että asiakaskyselyt tallentuvat jatkokäsittelyä varten.
5. Käytä Aukioloaikoja
Määritä ajat, jolloin tiimisi on käytettävissä, jotta kävijät tietävät aina, milloin voivat odottaa vastausta. Aukioloaikojen ulkopuolella chat voi vaihtaa automaattisesti offline-tilaan.