Bare fordi du er offline, betyder det ikke, at du skal gå glip af chancen for at snakke med dine besøgende. Her får du fem nemme måder at holde kontakten på og give en god oplevelse – også når teamet ikke er på.
Vi har delt guiden op i disse afsnit:
1. Vær online med mobilappen
Så længe du eller en kollega er logget ind i Smartsupp-mobilappen, holdes chatten åbent, så besøgende kan skrive til dig. Det er den letteste måde at være tilgængelig—selv når du ikke sidder ved computeren.
2. Skjul chatboksen, når du er offline
Slå chatboksen fra, når I ikke er online – så undgår du, at besøgende skriver beskeder, I ikke kan svare på. Det forebygger frustration og sætter klare forventninger.
3. Aktivér kontaktformularen
Når du er offline, kan du slå kontaktformularen til, så besøgende kan skrive navn, email og besked. Så kan du nemt følge op, så snart du er tilbage. For en endnu smartere løsning kan du sætte dit Flow op (tidligere chatbots) til automatisk at vise kontaktformularen, når du er offline. På den måde kan besøgende altid sende en email og besked – også selvom Flow er sat til "Overfør til operatør".
Sådan indstiller du det i Flow:
Gå til Dashboardet: Log ind på din Smartsupp-konto og åbn Dashboardet.
Vælg Automatisering: Find menupunktet "Automatisering".
Vælg dit Flow: Vælg det Flow, du vil ændre (fx "Ofte stillede spørgsmål").
Redigér Flow-indstillinger: Gå til
Indstillinger > Skillsi dit Flow, og find "Overfør til operatør".Ændr overførslen: Sæt "Overfør til operatør" til "Email" i stedet for "På forespørgsel".
Gem: Klik på "Gem" for at gemme ændringen.
Test det: Simulér en offline-situation, og tjek at kontaktformularen dukker op, så dine kunder kan efterlade email og besked.
Bemærk: Når din konto er offline, kan kontaktformularen ikke slås helt fra – hvis en besøgende skriver en besked, bliver de altid bedt om at udfylde formularen, så deres besked ikke går tabt. Vil du undgå det, skal der være mindst én agent online, eller du kan bruge åbningstider til at styre din tilgængelighed. Du kan også skjule chatboksen helt, som beskrevet ovenfor.
4. Sæt en automatisk besked op
Lav en automatisk besked, der hurtigt fortæller dine besøgende, at du ikke er online, men svarer så hurtigt du kan. Det giver ro og viser, hvor lang tid de kan forvente at vente. Du kan også give Flow besked om at få folk til at skrive email og besked, når du ikke er på. På den måde indsamler du alle beskeder og mister ikke nogen henvendelser.
5. Brug åbningstider
Indstil præcis, hvornår du er tilgængelig, så besøgende altid ved, hvornår de kan få svar. Uden for åbningstid bliver chatten automatisk sat til offline.
Hvad nu?
Smartsupp til iOS — installer appen til iOS og se, hvordan de forskellige faner fungerer.
Smartsupp til Android — installer appen til Android og se, hvordan de forskellige faner fungerer.
Åbningstider — bestem selv, hvornår chatten skal være online, uanset om der er en agent ved tasterne.
💡 Har du brug for hjælp? Skriv til vores supportteam på chat eller email – vi er altid klar til at hjælpe dig.