At være offline betyder ikke, at du skal gå glip af kontakten med dine besøgende. Her er fem måder at holde kontakten og sikre en glat kommunikation, selv når dit team ikke er tilgængeligt.
1. Forbliv online med mobilappen
Så længe en agent er logget ind i Smartsupps mobilapp, vil chatten forblive online, og besøgende kan starte samtaler med dig. Det er den enkleste måde at være tilgængelig på, selv når du ikke sidder ved din computer.
2. Skjul chatboksen, når du er offline
Undgå, at besøgende sender ubesvarede beskeder, ved at skjule chatboksen, når der ikke er nogen agenter tilgængelige. Det forebygger frustration og skaber klare forventninger.
3. Aktivér kontaktformularen
Når du er offline, kan du aktivere kontaktformularen, så besøgende kan efterlade navn, email og besked. Du kan så vende tilbage til dem, når du er online igen. For at forbedre denne funktion yderligere kan du konfigurere dit Flow (tidligere chatbots) til automatisk at udløse kontaktformularen i offlineperioder. Det sikrer, at besøgende kan efterlade deres email og besked, selv hvis Flowet er indstillet til "Transfer to operator". Følg trinene nedenfor for at justere dine Flow-indstillinger til denne funktionalitet:
Gå til dashboardet: Log ind på din Smartsupp.com-konto, og gå til dashboardet.
Gå til Automation-sektionen: Find og klik på sektionen "Automation".
Vælg dit Flow: Vælg det Flow, du vil konfigurere (f.eks. "Frequently Asked Questions").
Rediger Flow-indstillingerne: Gå til
Settings > Skillsi det valgte Flow, og find indstillingen "Transfer to operator".Skift overførselsadfærd: Opdater "Transfer to operator"-indstillingen fra "On request" til "Email".
Gem dine ændringer: Klik på "Gem" for at anvende den nye konfiguration.
Test konfigurationen: Simulér en offline-situation for at bekræfte, at kontaktformularen vises, så kunderne kan efterlade deres email og besked.
Bemærk: Når din konto er offline, kan offline-emailen (kontaktformularen) ikke fjernes helt — efter en besøgende har sendt en besked, viser Smartsupp formularen, så deres forespørgsel ikke går tabt. For at undgå at vise den kan du holde mindst én agent online eller justere din tilgængelighed (for eksempel med Åbningstider). Du kan også skjule chatboksen helt, mens du er offline, som beskrevet ovenfor.
4. Opsæt en automatisk besked
Opret en automatisk besked, der informerer besøgende om, at du i øjeblikket er offline og vil svare så hurtigt som muligt. Det beroliger de besøgende og skaber klare forventninger til svartid. Alternativt kan du konfigurere dit Flows overførselsadfærd til at bede besøgende om at efterlade deres email og besked, når ingen agent er online. Det supplerer automatiske beskeder ved at sikre, at kundehenvendelser bliver gemt til opfølgning.
5. Brug Åbningstider
Definér de tidspunkter, dit team er tilgængeligt, så besøgende altid ved, hvornår de kan forvente et svar. Uden for åbningstiden kan chatten automatisk skifte til offline-tilstand.