At være offline betyder ikke, at du behøver at gå glip af kontakten med dine besøgende. Her er fem måder at holde kontakten og sikre, at kommunikationen fungerer gnidningsfrit, selv når dit team ikke er tilgængeligt.
Vi har opdelt artiklen i nogle få afsnit:
1. Bliv online med mobilappen
Så længe mindst én operatør er logget ind i Smartsupp-mobilappen, forbliver chatten online, og besøgende kan starte samtaler med dig. Det er den nemmeste måde at være tilgængelig på, selv når du er væk fra dit skrivebord.
2. Skjul chatboksen, når du er offline
Undgå, at besøgende sender beskeder, der ikke bliver besvaret, ved at skjule chatboksen, når ingen operatører er tilgængelige. Det forebygger frustration og gør forventningerne tydelige.
3. Aktivér kontaktformularen
Når du er offline, kan du aktivere kontaktformularen, så besøgende kan efterlade deres navn, email og besked. Du kan følge op med dem, når du er online igen. For at få endnu mere ud af denne funktion kan du konfigurere dit Flow (tidligere chatbots), så kontaktformularen automatisk vises, når du er offline. Det sikrer, at besøgende kan efterlade deres email og besked, selvom dit Flow er indstillet til "Overfør til operatør". Følg trinnene nedenfor for at tilpasse dine Flow-indstillinger til denne funktion:
Åbn dashboardet: Log ind på din Smartsupp.com-konto, og gå til dashboardet.
Gå til sektionen Automatisering: Find og klik på sektionen "Automatisering".
Vælg dit Flow: Vælg det Flow, du vil konfigurere (f.eks. "Ofte stillede spørgsmål").
Rediger Flow-indstillingerne: Gå til
Settings > Skillsi det valgte Flow, og find indstillingen "Overfør til operatør".Ændr adfærden ved overdragelse: Skift indstillingen "Overfør til operatør" fra "På anmodning" til "Email".
Gem dine ændringer: Klik på "Gem" for at anvende den nye konfiguration.
Test konfigurationen: Simuler et offlinescenarie for at bekræfte, at kontaktformularen vises, så kunderne kan efterlade deres email og besked.
Bemærk: Mens din konto er offline, kan emailformularen (kontaktformularen) til offlinebrug ikke fjernes helt — når en besøgende har sendt en besked, viser Smartsupp formularen, så henvendelsen ikke går tabt. For at undgå, at den vises, skal du holde mindst én operatør online eller justere din tilgængelighed (for eksempel med Åbningstider). Du kan også skjule chatboksen helt, når du er offline, som beskrevet ovenfor.
4. Opsæt en automatisk besked
Opret en automatisk besked, der informerer besøgende om, at du i øjeblikket er offline og vil svare hurtigst muligt. Det beroliger de besøgende og skaber klare forventninger til svartiden. Alternativt kan du konfigurere adfærden ved overdragelse i dit Flow, så besøgende bliver bedt om at efterlade deres email og besked, når ingen operatører er online. Det supplerer automatiske beskeder ved at sikre, at kundehenvendelser bliver indsamlet til opfølgning.
5. Brug Åbningstider
Angiv de tidspunkter, hvor dit team er tilgængeligt, så besøgende altid ved, hvornår de kan forvente et svar. Uden for åbningstiderne kan chatten automatisk skifte til offlinetilstand.
Hvad er næste skridt?
Smartsupp til iOS — installer iOS-appen, og lær, hvad hver fane gør.
Smartsupp til Android — installer Android-appen, og lær, hvad hver fane gør.
Åbningstider — angiv, hvornår din chat er online, uanset operatørernes status.