Те, що ви офлайн, не означає, що ви маєте упускати шанс поспілкуватися з відвідувачами. Нижче наведено п’ять способів залишатися на зв’язку і підтримувати безперебійну комунікацію, навіть коли ваша команда недоступна.
1. Залишайтеся онлайн за допомогою мобільного додатка
Поки хоч один агент увійшов у мобільний додаток Smartsupp, чат залишається онлайн, і відвідувачі можуть починати з вами розмови. Це найпростіший спосіб залишатися доступними, навіть коли ви не за робочим столом.
2. Приховуйте вікно чату в офлайн-режимі
Не дозволяйте відвідувачам надсилати повідомлення, які залишаться без відповіді: приховайте вікно чату, коли жоден агент недоступний. Це допомагає уникнути розчарування та чітко окреслити очікування.
3. Активуйте контактну форму
Коли ви офлайн, увімкніть контактну форму, щоб відвідувачі могли залишити своє ім’я, ел. пошту та повідомлення. Ви зможете відповісти їм, коли знову будете онлайн. Щоб ще більше покращити цю функцію, ви можете налаштувати свій Flow (раніше – чат-боти) так, щоб він автоматично відкривав контактну форму під час офлайн-годин. Це гарантує, що відвідувачі зможуть залишити свою ел. пошту та повідомлення, навіть якщо для Flow встановлено режим «Передача оператору». Щоб налаштувати Flow для такої роботи, виконайте кроки нижче:
Перейдіть до панелі управління: увійдіть у свій обліковий запис на Smartsupp.com і перейдіть до панелі управління.
Перейдіть до розділу Automation: знайдіть і натисніть розділ «Automation».
Виберіть потрібний Flow: оберіть Flow, який ви хочете налаштувати (наприклад, «Frequently Asked Questions»).
Змініть налаштування Flow: перейдіть до
Settings > Skillsу вибраному Flow і знайдіть опцію «Transfer to operator».Змініть поведінку передачі: змініть налаштування «Transfer to operator» з «On request» на «Email».
Збережіть зміни: натисніть «Save», щоб застосувати нову конфігурацію.
Перевірте конфігурацію: змоделюйте офлайн-сценарій, щоб переконатися, що контактна форма з’являється і дозволяє клієнтам залишити свою ел. пошту та повідомлення.
Примітка: коли ваш обліковий запис офлайн, офлайн-форма ел. пошти (контактна форма) не може бути повністю вимкнена — після того як відвідувач надішле повідомлення, Smartsupp покаже форму, щоб їхній запит не загубився. Щоб уникнути її показу, залишайте принаймні одного агента онлайн або налаштуйте свою доступність (наприклад, за допомогою Робочих годин). Ви також можете повністю приховати вікно чату в офлайн-режимі, як описано вище.
4. Налаштуйте автоматичне повідомлення
Створіть автоматичне повідомлення, яке інформуватиме відвідувачів, що ви зараз офлайн і відповісте якомога швидше. Це заспокоює відвідувачів і встановлює чіткі очікування щодо часу відповіді. Як альтернативу, ви можете налаштувати поведінку передачі у Flow так, щоб пропонувати відвідувачам залишити свою ел. пошту та повідомлення, коли жоден агент не онлайн. Це доповнює автоматичні повідомлення і гарантує, що запити клієнтів будуть збережені для подальшої обробки.
5. Використовуйте Робочі години
Визначте години, коли ваша команда доступна, щоб відвідувачі завжди знали, коли чекати на відповідь. Поза робочими годинами чат може автоматично переходити в офлайн-режим.