Статус офлайн не означає, що ви маєте втрачати можливість спілкуватися з відвідувачами. Ось п’ять способів залишатися на зв’язку й підтримувати безперебійне спілкування, навіть коли ваша команда недоступна.
Ми поділили статтю на кілька розділів:
1. Залишайтеся онлайн за допомогою мобільного додатка
Поки хоча б один оператор увійшов у мобільний додаток Smartsupp, чат залишатиметься онлайн, і відвідувачі зможуть розпочинати з вами розмови. Це найпростіший спосіб залишатися на зв’язку, навіть коли ви не за робочим столом.
2. Приховуйте вікно чату в режимі офлайн
Щоб відвідувачі не надсилали повідомлення, які залишаться без відповіді, приховуйте вікно чату, коли немає доступних операторів. Це допоможе уникнути розчарування та сформувати чіткі очікування.
3. Активуйте контактну форму
Коли ви офлайн, увімкніть контактну форму, щоб відвідувачі могли залишити своє ім’я, адресу ел. пошти й повідомлення. Ви зможете зв’язатися з ними, коли знову будете онлайн. Щоб розширити можливості цієї функції, ви можете налаштувати Flow (раніше — чатботи) на автоматичне відкриття контактної форми в години, коли ви офлайн. Так відвідувачі зможуть залишити адресу ел. пошти й повідомлення, навіть якщо для Flow вибрано «Передати оператору». Виконайте наведені нижче кроки, щоб налаштувати цю функцію у Flow:
Відкрийте панель управління: Увійдіть у свій обліковий запис Smartsupp.com і перейдіть до панелі управління.
Перейдіть до розділу автоматизації: Знайдіть розділ «Автоматизація» й натисніть на нього.
Виберіть свій Flow: Виберіть Flow, який хочете налаштувати (наприклад, «Поширені запитання»).
Змініть налаштування Flow: Перейдіть до
Settings > SkillsУ вибраному Flow та знайдіть опцію «Передати оператору».Змініть спосіб передачі: Змініть значення налаштування «Передати оператору» з «За запитом» на «Ел. пошта».
Збережіть зміни: Натисніть «Зберегти», щоб застосувати нові налаштування.
Перевірте налаштування: Змоделюйте ситуацію, коли ви офлайн, щоб переконатися, що з’являється контактна форма, яка дає клієнтам змогу залишити адресу ел. пошти й повідомлення.
Примітка: Поки ваш обліковий запис офлайн, повністю прибрати офлайн-форму для ел. пошти (контактну форму) неможливо — після того як відвідувач надішле повідомлення, Smartsupp показує форму, щоб його запит не загубився. Щоб вона не відображалася, залишайте хоча б одного оператора онлайн або налаштуйте свою доступність (наприклад, за допомогою робочих годин). Ви також можете повністю приховати вікно чату в режимі офлайн, як описано вище.
4. Налаштуйте автоматичне повідомлення
Створіть автоматичне повідомлення, яке інформуватиме відвідувачів, що ви зараз офлайн і відповісте якомога швидше. Це заспокоїть відвідувачів і сформує чіткі очікування щодо часу відповіді. Або ви можете налаштувати спосіб передачі у Flow так, щоб відвідувачам пропонувалося залишити адресу ел. пошти й повідомлення, коли жоден оператор не перебуває онлайн. Це доповнює автоматичні повідомлення, забезпечуючи збереження запитів клієнтів для подальшого зв’язку.
5. Використовуйте робочі години
Визначте години, коли ваша команда доступна, щоб відвідувачі завжди знали, коли очікувати на відповідь. Поза робочими годинами чат може автоматично переходити в режим офлайн.
Що далі?
Smartsupp для iOS — Встановіть додаток для iOS і дізнайтеся про призначення кожної вкладки.
Smartsupp для Android — Встановіть додаток для Android і дізнайтеся про призначення кожної вкладки.
Робочі години — Налаштуйте, коли ваш чат перебуватиме онлайн, незалежно від статусу операторів.
💡 Потрібна додаткова допомога? Зверніться до нашої Команди підтримки Через чат або ел. пошту — ми радо допоможемо.