Офлайн-режим не означає, що ви втрачаєте можливість підтримувати контакт із вашими відвідувачами. Нижче ви знайдете п’ять ефективних способів залишатися на зв’язку та забезпечувати безперервну комунікацію, навіть коли команда тимчасово недоступна.
Матеріал складається з таких розділів:
1. Залишайтеся онлайн завдяки мобільному додатку
Поки хоча б один агент авторизований у мобільному додатку Smartsupp, чат буде залишатися в онлайн-режимі, й відвідувачі зможуть ініціювати розмову з вами. Це найзручніший спосіб залишатися на зв’язку, навіть якщо ви далі від комп’ютера.
2. Приховуйте чат, коли ви офлайн
Щоб уникнути ситуацій, коли повідомлення не отримують відповіді, сховайте вікно чату, якщо жоден агент не онлайн. Так ви позбавите клієнтів непотрібних очікувань і сформуєте прозорі правила комунікації.
3. Активуйте контактну форму
Коли ви офлайн, активуйте контактну форму — так відвідувачі зможуть залишити своє ім’я, електронну адресу і повідомлення. Ви зможете відповісти, коли будете знову онлайн. Щоб посилити ефективність, налаштуйте свій Flow (раніше чат-бот), щоб контактна форма автоматично відображалася під час офлайн-режиму. Це гарантує можливість залишити контакт для зворотнього зв’язку навіть тоді, коли Flow налаштовано на "Передати оператору". Дотримуйтеся інструкції, щоб змінити відповідні налаштування у Flow:
Відкрити панель керування: Увійдіть до облікового запису smartsupp.com і перейдіть до панелі керування.
Перейти до автоматизації: Знайдіть і відкрийте розділ "Автоматизація".
Оберіть потрібний Flow: Виберіть Flow, який потрібно відкоригувати (наприклад, «Поширені питання»).
Відкрийте налаштування Flow: Перейдіть у
Налаштування > Навичкиобраного Flow і знайдіть пункт "Передати оператору".Змініть налаштування передачі: Оновіть "Передати оператору" із "На запит" на "Email".
Зберегти зміни: Натисніть "Зберегти", щоб підтвердити зміни.
Перевірте налаштування: Протестуйте офлайн-режим, аби переконатися, що контактна форма відображається і клієнт може залишити свою пошту й повідомлення.
Зверніть увагу: Поки обліковий запис перебуває в офлайн-режимі, повністю вимкнути офлайн-форму (контактну форму) неможливо — після надсилання повідомлення відвідувачем Smartsupp завжди запропонує цю форму, щоб ви не пропустили заявку клієнта. Якщо потрібно, щоб форма не з’являлась, обов’язково тримайте хоча б одного агента онлайн або скорегуйте доступність (наприклад, через робочі години). Також можете повністю приховати вікно чату в офлайн-режимі, як зазначено вище.
4. Налаштовуйте автоматичне повідомлення
Створіть автоматичне повідомлення, яке сповіщає відвідувача про те, що ви наразі офлайн та відповісте при першій можливості. Це допомагає сформувати довіру й коректні очікування щодо часу відповіді. Додатково можна підключити передачу у Flow — тоді відвідувачів заохочуватимуть залишати свою електронну адресу та повідомлення, якщо жоден агент не онлайн. Це дозволить не втратити жодного звернення для подальшої обробки.
5. Використовуйте робочі години
Налаштуйте години, у які команда доступна — так відвідувачі завжди будуть знати, коли можна очікувати на відповідь. Поза межами робочих годин чат буде автоматично переходити в офлайн-режим.
Що далі?
Smartsupp для iOS — встановіть додаток для iOS і дізнайтеся, як працюють основні розділи.
Smartsupp для Android — встановіть додаток для Android і ознайомтеся із його головними вкладками.
Робочі години — визначте час, коли ваш чат буде онлайн незалежно від статусу агента.
💡 Потрібна додаткова допомога? Звертайтеся до нашої команди підтримки у чаті або електронною поштою — ми завжди раді допомогти.