Çevrimdışı olmak, ziyaretçilerinizle iletişim kurma fırsatını kaçırmanız gerektiği anlamına gelmez. Takımınız müsait değilken bile iletişim akışını sürdürmek ve temas halinde kalmak için beş yolu aşağıda bulabilirsiniz.
1. Mobil uygulama ile çevrimiçi kalın
Herhangi bir agent Smartsupp mobil uygulamasına giriş yaptığı sürece sohbet çevrimiçi kalır ve ziyaretçiler sizinle görüşme başlatabilir. Bu, masanızdan uzaktayken bile ulaşılabilir kalmanın en basit yoludur.
2. Çevrimdışıyken sohbet kutusunu gizleyin
Hiçbir agent müsait değilken sohbet kutusunu gizleyerek, ziyaretçilerin yanıtsız mesaj göndermesini engelleyin. Bu, hayal kırıklığını önler ve beklentileri net tutar.
3. İletişim formunu etkinleştirin
Çevrimdışıyken, ziyaretçilerin ad, e-posta ve mesaj bırakabilmesi için İletişim formunu etkinleştirin. Böylece tekrar çevrimiçi olduğunuzda onlarla iletişime geçebilirsiniz. Bu özelliği daha da geliştirmek için, Flow’unuzu (önceki adıyla chatbots) çevrimdışı saatlerde İletişim formunu otomatik olarak tetikleyecek şekilde yapılandırabilirsiniz. Bu, Flow’unuz "Temsilciye aktar" (Transfer to operator) olarak ayarlansa bile ziyaretçilerin e-posta ve mesaj bırakabilmesini sağlar. Bu işlev için Flow ayarlarınızı uyarlamak üzere aşağıdaki adımları izleyin:
Kontrol paneline erişin: Smartsupp.com hesabınıza giriş yapın ve kontrol paneline gidin.
Otomasyon bölümüne gidin: "Otomasyon" bölümünü bulun ve tıklayın.
Flow’unuzu seçin: Yapılandırmak istediğiniz Flow’u seçin (ör. "Sıkça sorulan sorular").
Flow ayarlarını değiştirin: Seçili Flow içinde
Settings > Skillsbölümüne gidin ve "Transfer to operator" seçeneğini bulun.Devretme davranışını değiştirin: "Transfer to operator" ayarını "On request" seçeneğinden "Email" seçeneğine güncelleyin.
Değişikliklerinizi kaydedin: Yeni yapılandırmayı uygulamak için "Save"e tıklayın.
Yapılandırmayı test edin: Ziyaretçilerin e-posta ve mesaj bırakabilmesini sağlayan iletişim formunun göründüğünü doğrulamak için bir çevrimdışı senaryosunu simüle edin.
Not: Hesabınız çevrimdışıyken, çevrimdışı e-posta (iletişim) formu tamamen kaldırılamaz — bir ziyaretçi mesaj gönderdikten sonra, isteğinin kaybolmaması için Smartsupp formu gösterir. Bunun görünmesini engellemek için en az bir agent’ı çevrimiçi tutun veya uygunluk durumunuzu (örneğin çalışma saatleri ile) ayarlayın. Ayrıca, yukarıda açıklandığı gibi, çevrimdışıyken sohbet kutusunu tamamen gizleyebilirsiniz.
4. Otomatik bir mesaj ayarlayın
Ziyaretçilere şu anda çevrimdışı olduğunuzu ve en kısa sürede yanıt vereceğinizi bildiren otomatik bir mesaj oluşturun. Bu, ziyaretçileri rahatlatır ve yanıt süresi beklentilerini netleştirir. Alternatif olarak, hiçbir agent çevrimiçi değilken ziyaretçilere e-posta ve mesaj bırakmalarını önermek için Flow’unuzun devretme davranışını yapılandırabilirsiniz. Bu, müşteri taleplerinin takip için kaydedildiğinden emin olarak otomatik mesajları tamamlar.
5. Çalışma saatlerini kullanın
Takımınızın ne zaman müsait olduğunu tanımlayın ki ziyaretçiler her zaman ne zaman yanıt bekleyebileceklerini bilsinler. Çalışma saatleri dışında sohbet otomatik olarak çevrimdışı moda geçebilir.