Eğer Kişi toplama özelliğini Flow'unuzda (eski adıyla chatbot) kullanıyorsanız, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kapsamında ziyaretçiden kişisel verilerinin işlenmesine dair açık onay almalısınız. Bu rehberde, kişi toplama işlemini Avrupa Birliği’nin yürürlükte olan gizlilik mevzuatına tam uygun şekilde adım adım nasıl yapılandıracağınızı bulacaksınız.
💡 İlgili rehber: Kişi toplama özelliğinin detaylı kullanımını öğrenmek için Leadgen Flow makalemizi inceleyin.
Bu makaleyi beş ana bölümde ele aldık:
Kim, neden sorumlu?
GDPR kapsamında başlıca iki rol bulunur:
Veri sorumlusu — kişisel verilerin nasıl ve neden işleneceğini belirler.
Veri işleyen — veri sorumlusunun talimatlarına uygun şekilde verileri işler.
Bir Smartsupp Flow’unun otomatik kişi toplama özelliğini kullanırken, Siz veri sorumlusu olursunuz — hangi verilerin toplanacağına, nasıl işleneceğine karar verir ve bu verilerin güvenliğinden hukuki anlamda sorumlu olursunuz. Smartsupp ise veri işleyen olarak hareket eder; verileri sadece sizin talimatlarınız doğrultusunda işler, ancak neyin toplanacağına ve nasıl kullanılacağına dair karar vermez.
💡 İpucu: Dahili ekibinizin veri sorumlusu olarak üstlendiği yasal yükümlülüklerin bilincinde olduğundan emin olun. Onay süreçleri, veri saklama ilkeleri ve ilgili kullanıcı taleplerine yanıt verilmesi tamamen sizin sorumluluğunuzdadır.
Onay gereksinimi
Flow’un kişi toplama özelliğinde Ziyaretçi onayını zorunlu hale getiren dahili bir seçenek bulunur. Bunu etkinleştirdiğinizde, Flow öncelikle ziyaretçiden veri işleme iznini açıkça ister — yalnızca onay alındığında kişi bilgilerini toplar. Flow oluşturucu içinde, kişi toplama düğümünde Veri gizliliği sekmesini açın ve Kişisel verilerin işlenmesine onay gereksinimi (1) seçeneğini etkinleştirin — ardından onay Mesajını (2) dilediğiniz gibi uyarlayabilir, Veri gizliliği bildirimine bağlantı (3) ekleyebilirsiniz.
Verilen onay bilgisi otomatik olarak Ziyaretçi profilinde saklanır. Böylece, kimlerin onay verip vermediğini kolayca görüntüleyebilirsiniz. Ziyaretçi onay vermezse, kişi toplama süreci kendiliğinden durur.
⚠️ Önemli: Bir kişi toplama Flow’unu başlatmadan önce mutlaka onay ekranını etkinleştirin. Açık onay olmadan kişisel veri toplamak GDPR ihlali anlamına gelir ve ağır yaptırımlara yol açabilir.
Toplanan kişilerle iletişim
Kişi toplamaya başladığınızda, pazarlama iletilerinizi Yalnızca onay vermiş olan kişilere göndermeniz gerekmektedir. Onay vermeyen ya da reddeden kişilere ulaşmanız açıkça GDPR ihlalidir.
Smartsupp kontrol panelinden, kişileri onay durumuna göre filtreleyebilir ve sadece izin vermiş olanların yer aldığı temiz bir pazarlama listesi oluşturabilirsiniz.
💡 İpucu: Kişi listenizi belirli aralıklarla gözden geçirin; onaydan vazgeçen ya da artık saklamanız için geçerli bir dayanağınız kalmayan verileri silin. Veri minimizasyonu, GDPR’ın ana esaslarındandır.
Gizlilik politikasına bağlantı
Flow üzerinden onay isterken Doğrudan gizlilik politikanıza bağlantı eklemenizi kesinlikle öneririz. Smartsupp Flow’unuzda bu bildirimi paylaşmanızı zorunlu tutmaz; ancak veri sorumlusu olarak Ziyaretçilerinize, kişisel verilerinin nasıl işlendiği hakkında açık bilgi vermekle yükümlüsünüz. Bunu en hızlı ve pratik biçimde gizlilik politikasına bir link ekleyerek sağlayabilirsiniz.
Gizlilik politikası bağlantısı eklemezseniz, Flow otomatik olarak Smartsupp’ın genel GDPR bilgilendirmesine yönlendirme yapar. Bu bilgilendirme, yalnızca bizim veri işleyici olarak taşıdığımız rolü ve sizin genel sorumluluğunuzu içerir; sizin özel veri işleme uygulamalarınızı gösteremez.
💡 İpucu: Gizlilik politikanızda hangi verileri topladığınızı, neden topladığınızı, saklama süresini, kimlerle paylaştığınızı ve ziyaretçilerin haklarını (erişim, düzeltme, silme) nasıl kullanabileceğini açıkça belirtmeyi unutmayın.
Sonrasında neler yapabilirsiniz?
Leadgen Flow — potansiyel müşteri toplayan bir Flow’un adım adım kurulumu hakkında rehber.
Flow — Flow’ların nasıl çalıştığına ve nasıl oluşturulacağına dair genel bakış.
Flow Actions — Flow’un, kişi toplama dahil, gerçekleştirdiği tüm eylemleri görüntüleyin.
Flow Conditions — Botun ne zaman, nerede ve kime görüneceğini kontrol edin.
Flow Conversation — Flow görüşmelerinin klasik görüşmelerden farkını keşfedin.
💡 Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var? destek ekibimizle iletişime geçin — size memnuniyetle yardımcı oluruz! GDPR ile ilgili özel sorularınız için mutlaka yetkin bir hukuk danışmanına başvurun.