Preskoči na glavno vsebino

Integracija e-pošte

Povežite kateri koli poštni nabiralnik s Smartsupp in odgovarjajte na vsa sporočila iz ene nadzorne plošče — Gmail, Seznam ali katerega koli ponudnika IMAP.

Avtor: Michal Jindra

Nehajte preklapljati med zavihki zaradi e-poštnih sporočil strank. Z integracijo e-pošte v Smartsupp vsi dohodni emaili prispejo v vaš Smartsupp poštni nabiralnik skupaj s pogovori v klepetu — odgovore pa pošiljate nazaj z istega mesta. V tem članku je razloženo, kako povezati Gmail, Seznam in kateregakoli drugega ponudnika prek SMTP/IMAP.

Članek je razdeljen na več razdelkov:

Pregled integracije e-pošte

Integracija e-pošte vam omogoča, da prejemate in odgovarjate na emaile neposredno iz svojega Smartsupp poštnega nabiralnika — brez preklapljanja med Gmailom, Seznamom ali drugim spletnim poštnim odjemalcem. Vsak nov email ustvari nov pogovor v Smartsupp, odgovori pa ostanejo združeni v isti niti.

Ključne informacije pred začetkom:

  • Na voljo je vsem aktivnim agentom v vašem računu.

  • Hkrati lahko povežete več ponudnikov e-pošte.

  • Vsak agent vidi zadevo emaila in lahko pripne ali prenese datoteke.

  • Sinhronizacija se začne od trenutka integracije — starejši emaili se v Smartsupp ne uvozijo.

Namig: Vsak agent si lahko nastavi osebni podpis emaila, ki se samodejno doda vsakemu odgovoru. Glejte, kako ga nastaviti.

Za začetek odprite Settings → Channels in kliknite Connect poleg Email integration. Do tega lahko dostopate tudi prek povezave znotraj vašega poštnega nabiralnika.

Povezava Gmaila

Gmail uporablja Googlovo varno OAuth prijavo, zato gesla ne vnašate v Smartsupp.

1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Gmail. Preusmerjeni boste na Googlovo prijavno stran.

2. korak. Izberite Gmail naslov, ki ga želite povezati (ali se prijavite v drug račun) in potrdite vse varnostne pozive, ki vam jih prikaže Google.

3. korak. Dodelite zahtevana dovoljenja, da lahko Smartsupp v vašem imenu bere in pošilja emaile.

4. korak. Ko je pooblastitev končana, boste preusmerjeni nazaj na svojo nadzorno ploščo Smartsupp — Gmail je zdaj povezan.

Opomba: Postopek pooblastitve poteka v celoti na Googlovi strani — vaši Gmail poverilnici niso vidni Smartsuppu in jih ne shranjujemo.

Povezava Outlooka

Outlook uporablja Microsoftovo varno OAuth prijavo, zato gesla ne vnašate v Smartsupp.

  • 1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Outlook. Preusmerjeni boste na Microsoftovo prijavno stran.

  • 2. korak. Izberite Microsoftov račun, ki ga želite povezati (ali se prijavite z drugim) in potrdite vse varnostne pozive, ki vam jih prikaže Microsoft.

  • 3. korak. Dodelite zahtevana dovoljenja, da lahko Smartsupp v vašem imenu bere in pošilja emaile.

  • 4. korak. Ko je pooblastitev končana, boste preusmerjeni nazaj na svojo nadzorno ploščo Smartsupp — Outlook je zdaj povezan.

Opomba: Uporabljate službeni ali šolski Microsoft 365 račun? Vaš IT skrbnik bo morda moral najprej odobriti dostop Smartsuppa. Če med prijavo vidite sporočilo »Approval required«, prosite administratorja, naj za vašo organizacijo dovoli dostop.

Deljeni poštni predali Microsoft 365

Deljenega poštnega predala (na primer info@podjetje.si) ni mogoče povezati neposredno. Povezava Outlook vedno poveže predal računa, ki se prijavi med avtorizacijo — deljenega predala ni mogoče izbrati, integracija pa ne uporablja dovoljenj Full Access ali Send As.

⚠️ Opomba: Če račun poveže uporabnik, ki ima dostop do deljenega predala, se sinhronizira njegov osebni predal — ne deljeni.

Če želite povezati naslov, kot je info@podjetje.si, ga najprej pretvorite v običajen predal:

  1. V administraciji Microsoft 365 (skrbniško središče za Exchange) pretvorite deljeni predal v običajen uporabniški predal z lastnimi prijavnimi podatki — predal nato potrebuje licenco. Lahko pa za ta naslov ustvarite nov ločen račun.

  2. Zavarujte račun z močnim geslom in večkratnim preverjanjem pristnosti.

  3. V Smartsuppu povežite Outlook (koraki zgoraj) in se med avtorizacijo prijavite s tem računom.

Od takrat se s Smartsuppom sinhronizira izključno ta predal — noben osebni predal ni vključen.

Povezava Seznama

Pri Seznamu (in nekaterih podobnih ponudnikih na seznamu) se prijavite z uporabniškim imenom in geslom za email neposredno v integracijskem obrazcu.

  • 1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Seznam.

  • 2. korak. Vnesite svoj email naslov, prijavo in geslo. Po želji dodajte ime pošiljatelja, ki bo prikazano v vaših odgovorih.

  • 3. korak. Kliknite Finish, da shranite.

Opomba: Vaše poverilnice so varno poslane vašemu ponudniku e-pošte in niso shranjene ali vidne v Smartsuppu.

Povezava drugih ponudnikov e-pošte

Imate poštni nabiralnik pri drugem ponudniku? Še vedno ga lahko povežete z uporabo SMTP/IMAP. Vsak ponudnik objavi svoje nastavitve strežnika — običajno na strani pomoči ali prek svoje podporne ekipe. Spodaj so neposredne povezave do SMTP/IMAP nastavitev najpogostejših ponudnikov:

1. korak. V Smartsupp odprite Settings → Channels in kliknite Connect poleg Email integration. Postopek lahko začnete tudi neposredno iz Smartsupp poštnega nabiralnika.

2. korak. Izpolnite podatke SMTP in IMAP iz dokumentacije vašega ponudnika, nato kliknite Continue.

3. korak. Vnesite svoj email login in geslo, nato kliknite Finish. Integracija je zdaj pripravljena za uporabo.

Delo z e-pošto

Ko je vaš poštni nabiralnik povezan, lahko emaile obdelujete neposredno v Smartsupp — in počnete več kot samo odgovarjate:

  • Odgovarjanje, CC in posredovanje — odgovarjajte na emaile, dodajte prejemnike v CC in posredujte sporočila sodelavcem, vse iz pogleda pogovora.

  • Začetek novih emailov — sestavite in pošljite povsem nove odhodne emaile, ne samo odgovore na obstoječe niti.

  • Samodejno dopolnjevanje naslovov — med vnosom prejemnika vam Smartsupp predlaga ustrezne kontakte (ime in email), da prihranite čas in se izognete tipkarskim napakam.

Kaj sledi?

💡 Potrebujete dodatno pomoč? Obrnite se na našo ekipo za podporo — z veseljem vam bomo pomagali!

Sorodni članki
Ste s tem dobili odgovor na svoje vprašanje?