Prenehajte preklapljati med zavihki za obravnavo e-pošte strank. Z integracijo e-pošte v Smartsupp vsako dohodno sporočilo pristane v vašem poštnem nabiralniku Smartsupp poleg pogovorov v klepetu — odgovori so poslani neposredno z istega mesta. Ta članek vas vodi skozi povezovanje Gmaila, Seznama in katerega koli drugega ponudnika prek SMTP/IMAP.
Članek smo razdelili v nekaj razdelkov:
Pregled integracije e-pošte
Integracija e-pošte omogoča prejemanje in odgovarjanje na e-pošto neposredno iz vašega poštnega nabiralnika Smartsupp — brez več skakanja med Gmailom, Seznamom ali drugimi spletnimi poštnimi storitvami. Vsaka nova e-pošta ustvari nov pogovor v Smartsupp; odgovori ostanejo združeni v isti niti.
Ključne stvari, ki jih je dobro vedeti pred začetkom:
Na voljo vsem aktivnim agentom na vašem računu.
Hkrati lahko povežete več ponudnikov e-pošte.
Vsak agent vidi zadevo e-pošte in lahko pripne ali prenese datoteke.
Sinhronizacija se začne od trenutka integracije — starejša e-pošta se ne prenese v Smartsupp.
Namig: Vsak agent lahko nastavi osebni podpis e-pošte, ki se samodejno doda vsakemu odgovoru. Poglejte, kako ga nastaviti.
Za začetek odprite Nastavitve → Kanali in kliknite Poveži poleg Integracija e-pošte. Do tega lahko dostopate tudi iz povezave v vašem nabiralniku.
Poveži Gmail
Gmail uporablja Googlov varen OAuth postopek, zato gesla ne vnašate v Smartsupp.
1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Gmail. Preusmerjeni boste na Googlovo prijavno stran.
2. korak. Izberite naslov Gmail, ki ga želite povezati (ali se prijavite v drug račun) in potrdite morebitna varnostna opozorila, ki jih prikaže Google.
3. korak. Dovolite zahtevana dovoljenja, da lahko Smartsupp v vašem imenu bere in pošilja e-pošto.
4. korak. Ko je avtorizacija končana, boste preusmerjeni nazaj na nadzorno ploščo Smartsupp — Gmail je zdaj povezan.
Opomba: Avtorizacija poteka v celoti na strani Googla — vaši Gmail podatki za prijavo niso vidni ali shranjeni v Smartsupp.
Poveži Outlook
Outlook uporablja Microsoftovo varno OAuth prijavo, zato gesla nikoli ne vnašate v Smartsupp.
1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Outlook. Preusmerjeni boste na Microsoftovo prijavno stran.
2. korak. Izberite Microsoftov račun, ki ga želite povezati (ali se prijavite v drugega) in potrdite morebitna varnostna opozorila, ki jih prikaže Microsoft.
3. korak. Dovolite zahtevana dovoljenja, da lahko Smartsupp v vašem imenu bere in pošilja e-pošto.
4. korak. Ko je avtorizacija končana, boste preusmerjeni nazaj na nadzorno ploščo Smartsupp — Outlook je zdaj povezan.
Opomba: Uporabljate službeni ali šolski Microsoft 365 račun? Vaš IT skrbnik morda najprej potrebuje odobritev dostopa za Smartsupp. Če med prijavo prejmete sporočilo »Approval required«, prosite skrbnika, naj dovoli dostop za vašo organizacijo.
Skupni poštni predali Microsoft 365
Skupnega poštnega predala (na primer info@company.com) ni mogoče povezati neposredno. Povezava Outlook poveže vedno poštni predal računa, prijavljenega med avtorizacijo — ni možnosti izbire skupnega poštnega predala in integracija ne uporablja dovoljenj Poln dostop ali Pošlji kot.
⚠️ Opomba: Če uporabnik z dostopom do skupnega predala poveže svoj račun, se sinhronizira njegov osebni poštni predal — ne skupni.
Za povezavo naslova, kot je info@company.com, ga najprej pretvorite v običajen poštni predal:
V administraciji Microsoft 365 (Exchange admin center) pretvorite skupni poštni predal v običajnega uporabnika z lastno prijavo — ta predal bo potreboval licenco. Druga možnost je, da ustvarite ločen račun za ta naslov.
Račun zaščitite z močnim geslom in večfaktorsko avtentikacijo.
Povežite Outlook v Smartsupp (zgornji koraki) in se med avtorizacijo prijavite s tem računom.
Od takrat se s Smartsupp sinhronizira le ta poštni predal — osebni predal pri tem ni vključen.
Odstranjevanje ali ponastavitev dostopa Smartsupp v Microsoft 365
Če uporabljate službeni ali šolski Microsoft račun, lahko IT skrbnik pregleda ali odstrani dostop, ki je bil za Smartsupp odobren v vaši organizaciji. To je uporabno, če želite prenehati uporabljati integracijo Outlook ali če želite povezavo začeti znova od začetka.
1. korak. V Smartsupp izbrišite Outlook kanal v Nastavitve → Kanali.
2. korak. Prosite IT skrbnika, naj odstrani dostop Smartsupp v Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Dovoljenja lahko prekliče ali popolnoma izbriše aplikacijo Smartsupp iz vaše organizacije.
3. korak. Če želite integracijo ponovno uporabiti, povežite Outlook v Smartsupp kot zgoraj opisano. Skrbnik bo moral znova odobriti dostop.
💡 Namig: Microsoft občasno preimenuje elemente v Entra admin center. Za trenutne postopke glejte uradne Microsoftove vodiče: Pregled dovoljenj za podjetniške aplikacije in Izbriši podjetniško aplikacijo.
Poveži Seznam
Za Seznam (in nekaj podobnih ponudnikov, prikazanih na seznamu) se prijavite z uporabniškim imenom in geslom za e-pošto neposredno v obrazec za integracijo.
1. korak. Na seznamu ponudnikov izberite Seznam.
2. korak. Vnesite naslov e-pošte, prijavo in geslo. Po želji lahko dodate ime pošiljatelja, ki bo prikazano v vaših odgovorih.
3. korak. Kliknite Dokončaj za shranjevanje.
Opomba: Vaši podatki za prijavo so varno poslani vašemu ponudniku e-pošte in niso shranjeni ali vidni v Smartsupp.
Poveži druge ponudnike e-pošte
Imate poštni nabiralnik pri drugem ponudniku? Še vedno ga lahko povežete z uporabo SMTP/IMAP. Vsak ponudnik objavi svoje nastavitve strežnika — običajno na strani za pomoč ali prek njihove podpore. Spodaj so neposredne povezave do nastavitev SMTP/IMAP za najpogostejše ponudnike:
Yahoo — Nastavitve SMTP/IMAP Yahoo Mail
Apple Mail (iCloud) — Nastavitve strežnika iCloud Mail
Proton Mail — Proton SMTP
AOL Mail — AOL Mail v drugih aplikacijah
Zoho Mail — Zoho IMAP dostop
Mail.com — Mail.com IMAP nastavitve strežnika
HubSpot — HubSpot povezava IMAP
1. korak. V Smartsupp odprite Nastavitve → Kanali in kliknite Poveži poleg Integracija e-pošte. Postopek lahko začnete tudi neposredno iz nabiralnika Smartsupp.
2. korak. Izpolnite podatke SMTP in IMAP iz dokumentacije vašega ponudnika in kliknite Nadaljuj.
3. korak. Vnesite svojo prijavo in geslo za e-pošto ter kliknite Dokončaj. Integracija je zdaj pripravljena za uporabo.
Ponovna povezava e-poštnega naslova
En e-poštni naslov je lahko hkrati nastavljen le na enem aktivnem kanalu e-pošte. Če želite povezati naslov pri drugem ponudniku — na primer preklopiti z IMAP na Outlook ali Gmail — najprej izbrišite obstoječi kanal in nato naslov ponovno povežite.
Če znova povežete isti naslov (ne glede na ponudnika), se obnovi prvotni kanal skupaj z zgodovino pogovorov; spremeni se lahko le prikazani tip kanala na seznamu.
💡 Vidite napako "e-pošta se uporablja"? Naslov je še vedno aktiven na drugem kanalu, običajno na tem ali drugem Smartsupp računu. Najprej izbrišite naslov iz kanala, kjer je povezan, nato poskusite znova. Ne najdete, kjer je uporabljen? Kontaktirajte našo podporo in pomagali vam bomo sprostiti naslov.
Delo z e-pošto
Ko je vaš nabiralnik povezan, lahko obravnavate e-pošto kar v Smartsupp nabiralniku — in počnete več kot le odgovarjate:
Odgovarjanje, CC in posredovanje — odgovorite na e-pošto, dodajajte prejemnike v CC in posredujte sporočila sodelavcem, vse iz pogleda pogovora.
Začnite novo e-pošto — napišite in pošljite nove izhodne e-pošte, ne le odgovore na obstoječe niti.
Samodejno dopolnjevanje naslovov — med vnosom prejemnika Smartsupp predlaga ustrezne stike (ime in e-pošta), kar prihrani čas in preprečuje napake.
Kaj sledi?
Integracija s Facebookom — povežite Messenger, da bodo klepeti strank pristali v vašem nabiralniku Smartsupp.
Integracija WhatsApp — pogovori WhatsApp Business na isti nadzorni plošči.
Podpis e-pošte — nastavite osebni podpis, ki se samodejno doda vsakemu odgovoru na e-pošto.
Kategorije nabiralnikov — urejajte e-pošto, klepete in druge kanale, ko pogovori rastejo.
Integracija z Instagramom — odgovarjajte na Instagram DM-je iz istega nabiralnika kot druge kanale.
💡 Potrebuje pomoč? Obrnite se na našo ekipo za podporo — z veseljem vam pomagamo!