Če uporabljate funkcijo zbiranja kontaktov v svojem Flow (prej chatbots), morate od obiskovalcev pridobiti soglasje za obdelavo njihovih osebnih podatkov v skladu z Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). Ta vodnik vas korak za korakom vodi skozi nastavitev zbiranja kontaktov, da bo vaš Flow skladen z veljavnimi predpisi EU o zasebnosti.
💡 Povezan vodnik: Za podroben opis same funkcije zbiranja kontaktov glejte naš članek o Leadgen Flow.
Ta članek smo razdelili na pet razdelkov:
Kdo je za kaj odgovoren
V skladu z GDPR obstajata dve ločeni vlogi:
Upravljavec podatkov — določa, kako in zakaj se osebni podatki obdelujejo.
Obdelovalec podatkov — obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca v skladu z njegovimi navodili.
Ko uporabljate funkcijo samodejnega zbiranja kontaktov v Smartsupp Flow, postanete upravljavec podatkov. Vi določite, kateri podatki se zbirajo, kako se obdelujejo in prevzamete pravne obveznosti, povezane z varovanjem teh podatkov. Smartsupp deluje kot obdelovalec podatkov — podatke obdelujemo na podlagi vaših navodil, ne odločamo pa o tem, kaj se zbira in kako se uporablja.
💡 Nasvet: Poskrbite, da vaša notranja ekipa razume, katere pravne obveznosti imate kot upravljavec — upravljanje soglasij, pravila hrambe podatkov in odgovarjanje na zahteve posameznikov, na katere se podatki nanašajo, so v celoti vaša odgovornost.
Zahteva po soglasju
Funkcija zbiranja kontaktov v Flow vključuje vgrajeno možnost, da od obiskovalca zahtevate soglasje pred obdelavo njegovih osebnih podatkov. Ko je omogočena, Flow najprej obiskovalca pozove, da poda soglasje — šele nato nadaljuje z zbiranjem kontaktnih podatkov. V urejevalniku Flow odprite razdelek Data privacy v vozlišču za zbiranje kontaktov in vklopite možnost Require consent to the processing of personal data (1) — nato lahko uredite besedilo soglasja Message (2) in dodate Link to data privacy notice (3).
Odločitev obiskovalca glede soglasja je shranjena neposredno v njegovem profilu obiskovalca. Tako imate jasen pregled, katere osebe so soglasje podale in katere ne. Če obiskovalec soglasje zavrne, Flow prekine postopek zbiranja.
⚠️ Pomembno: Preden zaženete Flow za zbiranje kontaktov, vedno omogočite poziv za soglasje. Zbiranje osebnih podatkov brez izrecnega soglasja je kršitev GDPR in lahko povzroči visoke globe.
Komunikacija z zbranimi kontakti
Ko začnete zbirati kontakte, je ključno, da svoje marketinške vsebine pošiljate izključno kontaktom, ki so dali soglasje. Obrniti se na osebe, ki niso podale soglasja ali so ga izrecno zavrnile, pomeni neposredno kršitev GDPR.
Na nadzorni plošči Smartsupp lahko kontakte filtrirate glede na njihov status soglasja, zato zlahka sestavite čisti marketinški seznam, ki vključuje samo osebe z aktivnim soglasjem.
💡 Nasvet: Redno pregledujte svoj seznam kontaktov in odstranite osebe, ki so soglasje preklicale ali za katere nimate več zakonitega razloga za hrambo. Načelo minimizacije podatkov je eno temeljnih načel GDPR.
Povezava do politike zasebnosti
Ko v Flow zbirate soglasja, močno priporočamo, da vključite neposredno povezavo do svoje politike zasebnosti. Čeprav Smartsupp od vas pravno ne zahteva, da objavite politiko zasebnosti posebej za Flow, morate kot upravljavec podatkov vi obiskovalce obvestiti o tem, kako se njihovi osebni podatki obdelujejo — povezava do politike zasebnosti je najpreprostejši način, da to obveznost izpolnite.
Če povezava do politike zasebnosti ni nastavljena, Flow uporabi splošno obvestilo Smartsupp o GDPR, ki pojasni le našo vlogo obdelovalca in vašo vlogo upravljavca — ne more pa opisati vaših konkretnih praks ravnanja s podatki.
💡 Nasvet: Vaša politika zasebnosti naj vsebuje informacije o tem, katere podatke zbirate, zakaj jih zbirate, kako dolgo jih hranite, s kom jih delite in kako lahko obiskovalci uveljavljajo svoje pravice (dostop, popravek, izbris).
Kaj sledi?
Leadgen Flow — vodnik po korakih za sestavo Flow, ki zbira potencialne stranke.
Flow — celovit pregled delovanja Flow in navodila za ustvarjanje.
Flow Actions — pregled dejanj, ki jih lahko Flow izvaja, vključno z zbiranjem kontaktov.
Flow conditions — določite, kdaj, kje in komu se bot prikaže.
Flow conversation — razumite, kako se pogovori v Flow razlikujejo od običajnih pogovorov.
💡 Potrebujete dodatno pomoč? Obrnite se na našo ekipo za podporo — z veseljem vam bomo pomagali! Za specifična vprašanja glede GDPR priporočamo, da se posvetujete s kvalificiranim pravnim svetovalcem.