Faptul că sunteți offline nu înseamnă că trebuie să pierdeți ocazia de a intra în contact cu vizitatorii. Iată cinci metode prin care puteți rămâne în legătură și menține comunicarea eficientă chiar și când echipa dvs. nu este disponibilă.
Articolul este structurat în următoarele secțiuni:
1. Rămâneți online cu aplicația mobilă
Atâta timp cât un agent este conectat în aplicația mobilă Smartsupp, chatul va rămâne online, iar vizitatorii pot începe conversații cu dvs. Aceasta este cea mai simplă modalitate de a rămâne disponibil chiar și când nu sunteți la birou.
2. Ascundeți fereastra de chat când sunteți offline
Pentru a preveni ca vizitatorii să trimită mesaje fără răspuns, ascundeți chat box-ul când niciun agent nu este disponibil. În acest mod, evitați frustrările și păstrați așteptările clare.
3. Activați formularul de contact
Când sunteți offline, activați formularul de contact pentru ca vizitatorii să poată lăsa numele, adresa de email și mesajul lor. Veți putea reveni în legătură cu ei când vă conectați online. Pentru și mai multă eficiență, puteți configura Flow (fost chatbot) pentru a declanșa automat formularul de contact în afara programului de lucru. Astfel, vizitatorii pot lăsa adresa de email și mesajul chiar dacă Flow-ul este setat la „Transferați la un operator”. Urmați pașii de mai jos pentru a ajusta setările Flow pentru această funcționalitate:
Accesați panoul de control: Conectați-vă la contul dvs. Smartsupp.com și accesați panoul de control.
Mergeți la secțiunea Automatizări: Identificați și faceți clic pe secțiunea „Automatizări”.
Selectați Flow-ul dorit: Alegeți Flow-ul pe care doriți să îl configurați (de exemplu, „Întrebări frecvente”).
Modificați setările Flow: Navigați la
Setări > Abilitățiîn cadrul Flow-ului ales și localizați opțiunea „Transferați la un operator”.Schimbați comportamentul la predare: Actualizați setarea „Transferați la un operator” de la „La cerere” la „Email”.
Salvați modificările: Faceți clic pe „Salvați” pentru a aplica noua configurare.
Testați configurarea: Simulați o situație offline pentru a verifica dacă formularul de contact se afișează și vizitatorii pot trimite adresa de email și mesajul.
Notă: Cât timp contul dvs. este offline, formularul de email (contact offline) nu poate fi eliminat complet — după ce un vizitator trimite un mesaj, Smartsupp afișează formularul pentru ca solicitarea să nu fie pierdută. Pentru a evita afișarea acestuia, asigurați-vă că există cel puțin un agent online sau ajustați disponibilitatea echipei (de exemplu, cu programul de lucru). De asemenea, puteți ascunde complet chat box-ul cât sunteți offline, după cum este descris mai sus.
4. Configurați un mesaj automat
Creați un mesaj automat care să informeze vizitatorii că momentan sunteți offline și le veți răspunde cât mai curând posibil. Astfel, vizitatorii sunt asigurați că le veți răspunde și primesc informații clare despre timpul de răspuns. Alternativ, puteți configura comportamentul la predare al Flow-ului astfel încât vizitatorii să fie îndrumați să lase adresa de email și mesajul atunci când nu este niciun agent online. Aceasta completează mesajele automate, asigurând că solicitările clienților sunt colectate pentru urmărire.
5. Folosiți programul de lucru
Stabiliți programul de lucru în care echipa dvs. este disponibilă, astfel încât vizitatorii să știe când pot primi răspunsuri. În afara programului, chatul poate trece automat în modul offline.
Ce urmează?
Smartsupp pentru iOS — instalați aplicația pentru iOS și descoperiți ce face fiecare filă.
Smartsupp pentru Android — instalați aplicația pentru Android și descoperiți ce face fiecare filă.
Program de lucru — setați când chatul dvs. este online, indiferent de statusul agentului.
💡 Aveți nevoie de ajutor? Contactați echipa noastră de asistență prin chat sau email — suntem bucuroși să vă ajutăm.