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Integração de email

Conecte qualquer caixa de entrada de email ao Smartsupp e responda a todas as mensagens num só lugar — Gmail, Seznam ou qualquer fornecedor via IMAP.

Escrito por Michal Jindra

Esqueça alternar entre separadores para acompanhar os emails dos clientes. Com a integração de email do Smartsupp, cada mensagem recebida chega à caixa de entrada Smartsupp, junto das conversas de chat — e todas as respostas são geridas diretamente no mesmo painel. Neste artigo, explicamos como integrar Gmail, Seznam e qualquer outro fornecedor utilizando SMTP/IMAP.

Dividimos o artigo pelas seguintes secções:

Visão geral da integração de email

Com a integração de email, pode receber e responder a emails diretamente na caixa de entrada Smartsupp — sem mais perder tempo a alternar entre Gmail, Seznam ou outros webmails. Cada novo email cria uma conversa no Smartsupp, mantendo todas as respostas agrupadas no mesmo tópico.

O que deve saber antes de começar:

  • Disponível para todos os agentes ativos na conta.

  • É possível ligar vários fornecedores de email ao mesmo tempo.

  • Cada agente pode ver o assunto do email, anexar ficheiros e transferi-los.

  • A sincronização inicia-se a partir do momento da integração — emails antigos não são importados para o Smartsupp.

Dica: Cada agente pode definir uma assinatura de email pessoal, que será adicionada automaticamente a todas as respostas. Consulte como fazer.

Para começar, abra Definições → Canais e selecione Ligar junto da integração de email. Também pode aceder através do link disponível na caixa de entrada.

Ligar Gmail

O Gmail utiliza o fluxo seguro OAuth da Google, por isso nunca será pedido que insira a senha no Smartsupp.

Passo 1. Na lista de fornecedores, selecione Gmail. Será direcionado para a página de início de sessão da Google.

Passo 2. Escolha o endereço Gmail que pretende ligar (ou entre noutra conta) e confirme eventuais alertas de segurança apresentados pela Google.

Passo 3. Autorize as permissões necessárias para que o Smartsupp possa ler e enviar emails em seu nome.

Passo 4. Após a autorização, regressará ao painel de controlo do Smartsupp — o Gmail ficará ligado.

Nota: A autorização decorre inteiramente nos sistemas Google — as credenciais Gmail nunca são vistas ou guardadas pelo Smartsupp.

Ligar Outlook

O Outlook utiliza o login OAuth seguro da Microsoft, pelo que também não precisará de inserir a sua senha no Smartsupp.

  • Passo 1. Na lista de fornecedores, selecione Outlook. Será direcionado para a página de login da Microsoft.

  • Passo 2. Escolha a conta Microsoft que pretende ligar (ou inicie sessão noutra conta) e aceite eventuais alertas de segurança apresentados pela Microsoft.

  • Passo 3. Autorize as permissões solicitadas para que o Smartsupp possa ler e enviar emails em seu nome.

  • Passo 4. Quando a autorização terminar, regressará ao painel de controlo Smartsupp — o Outlook ficará ligado.

Nota: Utiliza uma conta profissional ou escolar Microsoft (Microsoft 365)? Pode ser necessário que o administrador de TI aprove o acesso do Smartsupp antes. Se aparecer a mensagem "Aprovação necessária" durante o login, solicite ao administrador que permita o acesso à sua organização.

Caixas de correio partilhadas do Microsoft 365

Não é possível ligar uma caixa de correio partilhada (como info@company.com) diretamente. A ligação ao Outlook será sempre feita à caixa de correio da conta autenticada — não é possível escolher uma caixa partilhada, nem são usadas permissões de Acesso total ou Enviar como.

⚠️ Nota: Se um utilizador com acesso a uma caixa de correio partilhada ligar a conta, apenas a caixa pessoal desse utilizador será sincronizada — não a partilhada.

Se pretende ligar um endereço como info@company.com, deve antes converter para uma caixa de correio normal:

  1. No centro de administração Microsoft 365 (Exchange admin center), converta a caixa partilhada em caixa de utilizador com login próprio — será necessário atribuir licença. Em alternativa, crie uma nova conta dedicada para esse endereço.

  2. Garanta que a conta utiliza uma senha forte e autenticação multifator.

  3. Ligue o Outlook no Smartsupp (siga os passos acima) e faça login com essa conta.

A partir daí, só essa caixa de correio fica sincronizada com o Smartsupp — nenhuma caixa de utilizador pessoal será afetada.

Remover ou reiniciar o acesso do Smartsupp no Microsoft 365

Se utilizar uma conta profissional ou escolar Microsoft, o administrador de TI pode gerir ou remover o acesso do Smartsupp para a organização. Isto é útil se deixar de querer usar a integração Outlook, ou se precisar de começar o processo do zero.

  • Passo 1. No Smartsupp, remova o canal de email Outlook em Definições → Canais.

  • Passo 2. Solicite ao administrador de TI que retire o acesso do Smartsupp no Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Pode revogar as permissões já concedidas ou eliminar a aplicação Smartsupp da organização.

  • Passo 3. Para voltar a utilizar a integração, ligue o Outlook ao Smartsupp — seguindo os passos acima. O administrador receberá novo pedido de aprovação.

💡 Dica: A Microsoft pode alterar os nomes dos menus no Entra admin center. Para instruções atualizadas, consulte os manuais oficiais: Rever permissões de aplicações empresariais e Eliminar uma aplicação empresarial.

Ligar Seznam

Para Seznam (e outros fornecedores semelhantes listados), é necessário autenticar-se introduzindo o nome de utilizador e a senha diretamente no formulário de integração.

  • Passo 1. Escolha Seznam na lista de fornecedores.

  • Passo 2. Introduza o endereço de email, login e senha. Se desejar, adicione o nome do remetente que será apresentado nas respostas.

  • Passo 3. Clique em Terminar para guardar.

Nota: As credenciais são transmitidas de forma segura para o fornecedor de email e não ficam armazenadas nem visíveis no Smartsupp.

Ligar outros fornecedores de email

Usa outro fornecedor? Pode ligar a caixa de entrada através de SMTP/IMAP. Cada fornecedor define servidores próprios — normalmente disponíveis na página de ajuda ou através da equipa de suporte. Veja abaixo links diretos para definições SMTP/IMAP dos principais fornecedores:

Passo 1. No Smartsupp, aceda a Definições → Canais e clique em Ligar junto à Integração de email. Pode também começar o processo diretamente na caixa de entrada Smartsupp.

Passo 2. Introduza as configurações SMTP e IMAP disponibilizadas pelo fornecedor e selecione Continuar.

Passo 3. Insira o login e a senha do email, depois clique em Terminar. A integração fica pronta a ser usada.

Restabelecer ligação de um endereço de email

Um endereço de email só pode estar associado a um canal de email ativo em simultâneo. Se quiser restabelecer o endereço noutro fornecedor — como mudar de IMAP para Outlook ou Gmail — primeiro apague o canal de email atual e, em seguida, realize a nova ligação.

Ao restabelecer ligação do mesmo endereço, independentemente do fornecedor, o histórico da conversa é recuperado automaticamente; apenas o tipo de canal alterará.

💡 Vê o erro "email utilizado"? O endereço ainda está ativo noutro canal, normalmente nesta conta ou noutra conta Smartsupp. Remova o endereço do canal respetivo antes de voltar a tentar. Não encontra onde está a ser usado? Fale com a nossa equipa de suporte para ajudar a libertar o endereço.

Trabalhar com emails

Depois de conectar a caixa de entrada, pode gerir todos os emails diretamente no Smartsupp — e fazer muito mais do que apenas responder:

  • Responder, CC e reencaminhar — responda a emails, adicione destinatários em CC e reencaminhe mensagens para colegas, tudo sem sair da conversação.

  • Iniciar novos emails — crie e envie novos emails, não apenas respostas a conversas existentes.

  • Sugestão de endereços — ao digitar o destinatário, o Smartsupp sugere contactos (nome e email) para facilitar o envio e evitar erros.

E agora?

💡 Precisa de mais ajuda? Fale com a nossa equipa de suporte — teremos todo o gosto em ajudar!

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