Deixe de alternar entre separadores para gerir os emails dos clientes. Com a integração de email do Smartsupp, todas as mensagens recebidas chegam à sua Inbox do Smartsupp, juntamente com as conversas de chat — e as respostas são enviadas a partir do mesmo local. Este artigo explica como ligar o Gmail, o Seznam e qualquer outro fornecedor através de SMTP/IMAP.
Dividimos o artigo em várias secções:
Visão geral da integração de email
A integração de email permite receber e responder a emails diretamente na sua Inbox do Smartsupp — sem ter de alternar entre o Gmail, o Seznam ou qualquer outro serviço de webmail. Cada novo email cria uma nova conversa no Smartsupp; as respostas ficam agrupadas na mesma sequência de mensagens.
Informações importantes antes de começar:
Disponível para todos os operadores ativos na sua conta.
Pode ligar vários fornecedores de email ao mesmo tempo.
Cada operador vê o assunto do email e pode anexar ou descarregar ficheiros.
A sincronização começa a partir do momento da integração — os emails anteriores não são importados para o Smartsupp.
Dica: Cada operador pode configurar uma assinatura de email pessoal que é adicionada automaticamente a todas as respostas. Veja como configurá-la.
Para começar, abra Definições → Canais e clique em Ligar junto a Integração de email. Também pode aceder através da ligação na sua Inbox.
Ligar o Gmail
O Gmail utiliza o processo OAuth seguro da Google, pelo que não introduz a sua senha no Smartsupp.
Passo 1. Na lista de fornecedores, escolha Gmail. Será redirecionado para o ecrã de início de sessão da Google.
Passo 2. Selecione o endereço Gmail que pretende ligar (ou inicie sessão numa conta diferente) e confirme quaisquer pedidos de segurança apresentados pela Google.
Passo 3. Conceda as permissões solicitadas para que o Smartsupp possa ler e enviar emails em seu nome.
Passo 4. Quando a autorização estiver concluída, será redirecionado para o seu painel de controlo do Smartsupp — o Gmail está agora ligado.
Nota: A autorização é realizada inteiramente pela Google — as suas credenciais do Gmail nunca são visíveis para o Smartsupp nem armazenadas por este.
Ligar o Outlook
O Outlook utiliza o início de sessão OAuth seguro da Microsoft, pelo que nunca introduz a sua senha no Smartsupp.
Passo 1. Na lista de fornecedores, escolha Outlook. Será redirecionado para o ecrã de início de sessão da Microsoft.
Passo 2. Selecione a conta Microsoft que pretende ligar (ou inicie sessão noutra conta) e confirme quaisquer pedidos de segurança apresentados pela Microsoft.
Passo 3. Conceda as permissões solicitadas para que o Smartsupp possa ler e enviar emails em seu nome.
Passo 4. Quando a autorização estiver concluída, será redirecionado para o seu painel de controlo do Smartsupp — o Outlook está agora ligado.
Nota: Utiliza uma conta profissional ou escolar da Microsoft (Microsoft 365)? O seu administrador de TI poderá ter de aprovar primeiro o acesso do Smartsupp. Se vir a mensagem "Aprovação necessária" durante o início de sessão, peça ao seu administrador que conceda acesso ao Smartsupp para a sua organização.
Caixas de correio partilhadas do Microsoft 365
Uma caixa de correio partilhada (por exemplo info@company.com) não pode ser ligada diretamente. A ligação ao Outlook liga sempre a caixa de correio da conta que inicia sessão durante a autorização — não existe uma opção para selecionar uma caixa de correio partilhada, e a integração não utiliza as permissões Acesso completo ou Enviar como .
⚠️ Nota: Se um utilizador com acesso à caixa de correio partilhada ligar a sua conta, será sincronizada a sua caixa de correio pessoal — não a partilhada.
Para ligar um endereço como info@company.com, converta-o primeiro numa caixa de correio normal:
Na administração do Microsoft 365 (centro de administração do Exchange), converta a caixa de correio partilhada numa caixa de correio de utilizador normal com o seu próprio início de sessão — a caixa de correio passa então a precisar de uma licença. Em alternativa, crie uma nova conta dedicada para o endereço.
Proteja a conta com uma senha forte e autenticação multifator.
Ligue o Outlook no Smartsupp (passos acima) e inicie sessão com esta conta durante a autorização.
A partir daí, apenas esta caixa de correio é sincronizada com o Smartsupp — nenhuma caixa de correio pessoal é utilizada.
Remover ou repor o acesso do Smartsupp no Microsoft 365
Se utiliza uma conta profissional ou escolar da Microsoft, o seu administrador de TI pode rever ou remover o acesso concedido ao Smartsupp na sua organização. Isto é útil se pretender deixar de utilizar a integração com o Outlook ou se quiser iniciar novamente a ligação do zero.
Passo 1. No Smartsupp, apague o canal de email do Outlook em Definições → Canais.
Passo 2. Peça ao seu administrador de TI que remova o acesso do Smartsupp no Centro de administração do Microsoft Entra (Entra ID → Aplicações empresariais → Todas as aplicações → Smartsupp). Pode revogar as permissões concedidas ou apagar completamente a aplicação Smartsupp da sua organização.
Passo 3. Se pretender voltar a utilizar a integração, ligue o Outlook no Smartsupp conforme descrito acima. Será solicitado ao seu administrador que aprove novamente o acesso.
💡 Dica: A Microsoft altera ocasionalmente os nomes dos elementos no centro de administração do Entra. Para consultar os passos atuais, veja os guias oficiais da Microsoft: Rever as permissões concedidas a aplicações empresariais e Apagar uma aplicação empresarial.
Ligar o Seznam
No Seznam (e em alguns fornecedores semelhantes apresentados na lista), inicia sessão com o nome de utilizador e a senha do seu email diretamente no formulário de integração.
Passo 1. Selecione Seznam na lista de fornecedores.
Passo 2. Introduza o seu endereço de email, login e senha. Opcionalmente, adicione um nome de remetente que será apresentado nas suas respostas.
Passo 3. Clique em Concluir para guardar.
Nota: As suas credenciais são enviadas de forma segura para o seu fornecedor de email e não são armazenadas nem visíveis no Smartsupp.
Ligar outros fornecedores de email
Tem uma caixa de entrada noutro fornecedor? Pode ligá-la utilizando SMTP/IMAP. Cada fornecedor publica as suas próprias definições de servidor — geralmente numa página de ajuda ou através da sua equipa de suporte. Abaixo encontra ligações diretas para as definições SMTP/IMAP dos fornecedores mais comuns:
Apple Mail (iCloud) — Definições de servidor do iCloud Mail
Proton Mail — Envio por SMTP do Proton
AOL Mail — AOL Mail com outros aplicativos
Zoho Mail — Acesso IMAP do Zoho
Mail.com — Definições de servidor IMAP do Mail.com
HubSpot — IMAP de email ligado ao HubSpot
Passo 1. No Smartsupp, abra Definições → Canais e clique em Ligar junto a Integração de email. Também pode iniciar o processo diretamente na Inbox do Smartsupp.
Passo 2. Preencha os dados SMTP e IMAP indicados na documentação do seu fornecedor e clique em Continuar.
Passo 3. Introduza o login e a senha do seu email e clique em Concluir. A integração está agora pronta a utilizar.
Voltar a ligar um endereço de email
Um endereço de email só pode pertencer a um canal de email ativo de cada vez. Se pretender voltar a ligar um endereço através de outro fornecedor — por exemplo, mudar de IMAP para Outlook ou Gmail — apague primeiro o canal de email existente e, em seguida, volte a ligar o endereço.
Quando volta a ligar o mesmo endereço, através de qualquer fornecedor, o canal original é restaurado, incluindo o histórico de conversas; apenas o tipo de canal apresentado na lista poderá mudar.
💡 Vê o erro "O email está a ser utilizado"? O endereço continua ativo noutro canal, geralmente nesta ou noutra conta Smartsupp. Apague primeiro o endereço do canal ao qual está ligado e tente novamente. Não consegue encontrar onde está a ser utilizado? Contacte o nosso suporte e ajudaremos a libertá-lo.
Trabalhar com emails
Depois de ligar a sua caixa de entrada, pode gerir os emails diretamente na sua Inbox do Smartsupp — e fazer mais do que apenas responder:
Responder, adicionar CC e reencaminhar — responda a emails, adicione destinatários em CC e reencaminhe mensagens para colegas, tudo a partir da vista da conversa.
Criar novos emails — escreva e envie emails totalmente novos, não apenas respostas a sequências de mensagens existentes.
Preenchimento automático de endereços — à medida que escreve um destinatário, o Smartsupp sugere contactos correspondentes (nome e email) para poupar tempo e evitar erros de digitação.
O que se segue?
Integração com Facebook — ligue o Messenger para que os chats dos clientes cheguem à sua Inbox do Smartsupp.
Integração com WhatsApp — reúna as conversas do WhatsApp Business no mesmo painel de controlo.
Assinatura de email — configure uma assinatura pessoal que é adicionada automaticamente a todas as respostas por email.
Categorias da Inbox — mantenha o email, o chat e os outros canais organizados à medida que o número de conversas aumenta.
💡 Precisa de mais ajuda? Contacte a nossa Equipa de suporte — teremos todo o gosto em ajudar!