Offline zijn betekent niet dat je het contact met je bezoekers hoeft mis te lopen. Hier zijn vijf manieren om bereikbaar te blijven en de communicatie soepel te laten doorlopen, ook als je team er even niet is.
1. Blijf online met de mobiele app
Zolang één agent is ingelogd in de mobiele app van Smartsupp, blijft de chat online en kunnen bezoekers een gesprek met je beginnen. Dit is de eenvoudigste manier om bereikbaar te blijven, ook als je niet achter je bureau zit.
2. Verberg de chatbox wanneer je offline bent
Voorkom dat bezoekers berichten sturen die onbeantwoord blijven door de chatbox te verbergen wanneer er geen agents beschikbaar zijn. Zo voorkom je frustratie en schep je duidelijke verwachtingen.
3. Zet het contactformulier aan
Zet het contactformulier aan wanneer je offline bent, zodat bezoekers hun naam, e-mailadres en bericht kunnen achterlaten. Zodra je weer online bent, kun je erop reageren. Je kunt dit nog verder aanscherpen door je Flow (voorheen chatbots) zo in te stellen dat het contactformulier buiten je openingstijden automatisch verschijnt. Zo kunnen bezoekers hun e-mailadres en bericht achterlaten, ook als de Flow op “Doorverbinden met operator” staat. Volg de onderstaande stappen om je Flow hiervoor aan te passen:
Open het dashboard: Log in op je account op Smartsupp.com en ga naar het dashboard.
Ga naar de sectie Automatisering: Zoek de sectie “Automatisering” en klik erop.
Kies je Flow: Selecteer de Flow die je wilt instellen (bijvoorbeeld “Veelgestelde vragen”).
Pas de instellingen van de Flow aan: Ga binnen de gekozen Flow naar
Instellingen > Skillsen zoek de optie “Doorverbinden met operator” op.Wijzig het overdrachtsgedrag: Zet de instelling “Doorverbinden met operator” van “Op verzoek” naar “E-mail”.
Sla je wijzigingen op: Klik op “Opslaan” om de nieuwe instelling toe te passen.
Test de instelling: Simuleer een offline situatie om te controleren of het contactformulier verschijnt en klanten hun e-mailadres en bericht kunnen achterlaten.
Let op: Zolang je account offline is, kan het offline e-mailformulier (contactformulier) niet volledig worden uitgezet – nadat een bezoeker een bericht stuurt, toont Smartsupp het formulier zodat de vraag niet verloren gaat. Wil je dat voorkomen, houd dan minstens één agent online of pas je beschikbaarheid aan (bijvoorbeeld met openingstijden). Je kunt de chatbox ook helemaal verbergen zolang je offline bent, zoals hierboven beschreven.
4. Stel een automatisch bericht in
Maak een automatisch bericht waarin je bezoekers laat weten dat je op dit moment offline bent en zo snel mogelijk reageert. Dat stelt bezoekers gerust en schept duidelijke verwachtingen over de reactietijd. Je kunt daarnaast het overdrachtsgedrag van je Flow zo instellen dat bezoekers wordt gevraagd hun e-mailadres en bericht achter te laten als er geen agent online is. Zo vullen automatische berichten en het vastleggen van vragen elkaar mooi aan.
5. Gebruik openingstijden
Leg vast wanneer je team beschikbaar is, zodat bezoekers altijd weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Buiten die tijden kan de chat automatisch overschakelen naar de offlinemodus.