Slutt å bytte mellom faner for å håndtere kunde-e-poster. Med Smartsupps e-postintegrasjon samles alle innkommende meldinger i Smartsupp-innboksen din – side om side med chatsamtaler. Svarene sendes rett tilbake fra samme sted. Denne artikkelen viser deg hvordan du kobler til Gmail, Seznam og andre leverandører via SMTP/IMAP.
Vi har delt opp artikkelen i noen seksjoner:
Oversikt over e-postintegrasjon
E-postintegrasjonen lar deg motta og svare på e-post direkte fra Smartsupp-innboksen – ikke mer hopping frem og tilbake mellom Gmail, Seznam eller annen webmail. Hver ny e-post oppretter en ny samtale i Smartsupp, og alle svar havner i samme tråd.
Noen viktige ting å vite før du starter:
Tilgjengelig for alle aktive agenter på kontoen din.
Du kan koble til flere e-postleverandører samtidig.
Hver agent ser e-postens emne og kan legge ved eller laste ned filer.
Synkronisering starter fra integrasjonstidspunktet – eldre e-poster blir ikke hentet inn i Smartsupp.
Tips: Hver agent kan sette opp en personlig e-postsignatur som automatisk legges til hvert svar. Se hvordan du konfigurerer det.
For å starte, åpne Innstillinger → Kanaler og klikk Koble til ved siden av e-postintegrasjon. Du kan også åpne dette via linken i innboksen din.
Koble til Gmail
Gmail bruker Googles sikre OAuth-prosess, så du trenger ikke skrive inn passordet ditt i Smartsupp.
Steg 1. I leverandørlisten, velg Gmail. Du blir sendt videre til Googles innloggingsside.
Steg 2. Velg Gmail-adressen du vil koble til (eller logg inn på en annen konto) og godkjenn eventuelle sikkerhetsmeldinger fra Google.
Steg 3. Godkjenn de forespurte tillatelsene, så Smartsupp kan lese og sende e-post på dine vegne.
Steg 4. Når godkjenningen er fullført, sendes du tilbake til Smartsupp-dashboardet – Gmail er nå tilkoblet.
Merk: Autorisasjonen foregår helt på Googles side – Smartsupp verken ser eller lagrer passordet ditt.
Koble til Outlook
Outlook bruker Microsofts sikre OAuth-innlogging, så du trenger aldri dele passordet ditt med Smartsupp.
Steg 1. I leverandørlisten, velg Outlook. Du blir sendt til Microsofts innloggingsside.
Steg 2. Velg Microsoft-kontoen du vil koble til (eller logg inn på en annen) og godkjenn eventuelle sikkerhetsmeldinger fra Microsoft.
Steg 3. Godkjenn de forespurte tillatelsene, så Smartsupp kan lese og sende e-post på dine vegne.
Steg 4. Når autorisasjonen er ferdig, sendes du tilbake til Smartsupp-dashboardet – Outlook er nå tilkoblet.
Merk: Bruker du en Microsoft-jobb- eller skolekonto (Microsoft 365)? IT-administratoren må kanskje godkjenne Smartsupps tilgang først. Ser du meldingen "Krever godkjenning" under innlogging, må administratoren gi tilgang på vegne av organisasjonen.
Microsoft 365 delt innboks
En delt innboks (for eksempel info@company.com) kan ikke kobles direkte. Outlook-tilkoblingen kobler alltid til innboksen til brukeren som logger inn under autorisering – det er ikke mulig å velge en delt innboks, og integrasjonen bruker ikke Full tilgang- eller Send som-rettigheter.
⚠️ Merk: Hvis en bruker med tilgang til en delt innboks kobler til kontoen sin, er det bare den personlige innboksen som synkroniseres – ikke den delte.
For å koble til en adresse som info@company.com, må du først gjøre den delte innboksen om til en vanlig brukerkonto:
I administrasjonen for Microsoft 365 (Exchange admin center), gjør om den delte innboksen til en standard brukerkonto med eget innloggingsnavn – denne trenger lisens. Alternativt kan du opprette en egen dedikert konto for adressen.
Sikre kontoen med et sterkt passord og totrinnsbekreftelse.
Koble til Outlook i Smartsupp (se stegene over) og logg inn med denne kontoen under autorisering.
Etter dette vil kun denne innboksen synkroniseres med Smartsupp – ingen personlig innboks.
Fjerne eller tilbakestille Smartsupps tilgang i Microsoft 365
Hvis du bruker en Microsoft-jobb- eller skolekonto, kan IT-administratoren gå gjennom eller fjerne tilgangen Smartsupp har fått i organisasjonen din. Dette er nyttig om du vil stoppe Outlook-integrasjonen, eller hvis du vil starte koblingen på nytt.
Steg 1. I Smartsupp, slett Outlook-kanalen i Innstillinger → Kanaler.
Steg 2. Be IT-administratoren fjerne Smartsupps tilgang i Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). De kan enten trekke tilbake rettighetene eller slette Smartsupp-applikasjonen helt fra organisasjonen.
Steg 3. Hvis du ønsker å bruke integrasjonen igjen, koble til Outlook i Smartsupp som beskrevet over. Administrator må godkjenne tilgangen på nytt.
💡 Tips: Microsoft gir noen ganger nytt navn til ting i Entra admin center. For oppdaterte steg, sjekk Microsofts offisielle veiledninger: Se gjennom rettigheter for bedriftsapper og Slette en bedriftsapplikasjon.
Koble til Seznam
For Seznam (og noen lignende leverandører i listen) logger du inn med e-postbrukernavn og passord direkte i integrasjonsskjemaet.
Steg 1. Velg Seznam fra leverandørlisten.
Steg 2. Legg inn e-postadresse, brukernavn og passord. Du kan også legge til et avsendernavn som vises i svarene dine.
Steg 3. Klikk Fullfør for å lagre.
Merk: Opplysningene sendes sikkert til e-postleverandøren din og blir ikke lagret eller synlige i Smartsupp.
Koble til andre e-postleverandører
Har du innboks hos en annen leverandør? Du kan fortsatt koble til ved å bruke SMTP/IMAP. Hver leverandør publiserer sine serverinnstillinger – vanligvis på hjelpesidene sine eller via kundestøtte. Her er direkte lenker til SMTP/IMAP-innstillinger for de mest vanlige leverandørene:
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail serverinnstillinger
Proton Mail — Proton SMTP-innsending
AOL Mail — AOL Mail med andre apper
Zoho Mail — Zoho IMAP-tilgang
Mail.com — Mail.com IMAP-serverinnstillinger
HubSpot — HubSpot koblet e-post IMAP
Steg 1. I Smartsupp, åpne Innstillinger → Kanaler og klikk Koble til ved siden av e-postintegrasjon. Du kan også starte denne prosessen direkte fra Smartsupp-innboksen.
Steg 2. Fyll inn SMTP- og IMAP-detaljer fra leverandørens dokumentasjon, og klikk Fortsett.
Steg 3. Skriv inn e-postbrukernavn og passord, og klikk Fullfør. Integrasjonen er nå klar til bruk.
Koble til en e-postadresse på nytt
En e-postadresse kan bare være koblet til én aktiv e-postkanal om gangen. Hvis du vil koble til adressen via en annen leverandør – for eksempel bytte fra IMAP til Outlook eller Gmail – slett først den eksisterende e-postkanalen og koble til adressen igjen.
Når du kobler til den samme adressen, uansett leverandør, blir den opprinnelige kanalen gjenopprettet, inkludert samtalehistorikk; kun kanaltypen i listen kan endre seg.
💡 Får du feilmelding om at "e-posten er i bruk"? Adressen er fortsatt aktiv på en annen kanal, vanligvis på denne eller en annen Smartsupp-konto. Slett adressen fra kanalen der den er koblet til først, og prøv igjen. Finner du ikke hvor den brukes? Kontakt vårt støtteverktøy, så hjelper vi deg å frigjøre den.
Jobbe med e-post
Når innboksen er koblet til, kan du håndtere e-post rett i Smartsupp – og gjøre mer enn å bare svare:
Svar, CC og videresend – svar på e-post, legg til mottakere i CC, og videresend meldinger til kolleger – alt i samtalevisningen.
Start nye e-poster – skriv og send splitter nye utgående e-poster, ikke bare svar på eksisterende tråder.
Adressefullføring – mens du skriver inn mottaker, foreslår Smartsupp relevante kontakter (navn og e-post) for å spare tid og unngå skrivefeil.
Hva skjer videre?
Facebook-integrasjon – koble til Messenger så chatte-samtaler fra kunder havner i Smartsupp-innboksen.
WhatsApp-integrasjon – få inn WhatsApp Business-samtaler i samme dashboard.
E-postsignatur – sett opp en personlig signatur som automatisk legges til alle e-postsvar.
Innbokskategorier – hold orden på e-post, chat og andre kanaler etter hvert som samtalene øker.
Instagram-integrasjon – svar på Instagram DM i samme innboks som de andre kanalene dine.
💡 Trenger du mer hjelp? Kontakt vårt støtteverktøy – vi hjelper deg gjerne!