Pamirškite varginantį perjunginėjimą tarp skirtingų kortelių – nuo šiol visus klientų el. laiškus valdysite iš Smartsupp el. pašto gautuko, kartu su pokalbiais. Atsakykite tiesiog tame pačiame lange, iš kur ir gavote laišką. Šiame straipsnyje rasite aiškų žingsnių vadovą, kaip prijungti Gmail, Seznam ar bet kurį kitą tiekėją naudodami SMTP/IMAP ryšį.
Straipsnis suskirstytas į dalis:
El. pašto integracijos apžvalga
El. pašto integracija leidžia gauti ir atsakyti į laiškus tiesiai iš savo Smartsupp pašto gautuko – nebereikės suktis tarp Gmail, Seznam ar kitų pašto tarnybų. Kiekvienas naujas el. laiškas tampa nauju pokalbiu Smartsupp, o visi atsakymai lieka toje pačioje temoje.
Ką verta žinoti prieš pradedant:
Prieinama visiems aktyviems agentams jūsų paskyroje.
Galite vienu metu prijungti kelis el. pašto tiekėjus.
Kiekvienas agentas mato el. laiško temą ir turi galimybę pridėti ar atsisiųsti failus.
Sinchronizacija pradedama vykdyti nuo integracijos akimirkos – anksčiau gauti laiškai į Smartsupp neimportuojami.
Patarimas: Kiekvienas agentas gali susikurti asmeninį el. laiško parašą, kuris automatiškai bus pridedamas prie kiekvieno atsakymo. Žiūrėkite, kaip tai nustatyti.
Pradžiai atverkite Nustatymai → Kanalai ir spustelėkite Prijungti šalia el. pašto integracijos. Prisijungimą pasieksite ir iš savo el. pašto gautukų lange.
Prijungti Gmail
Gmail integracijai naudojamas saugus Google OAuth procesas, todėl nereikės įvesti slaptažodžio į Smartsupp.
1 žingsnis. Tiekėjų sąraše pasirinkite Gmail. Būsite nukreipti į Google prisijungimo ekraną.
2 žingsnis. Pasirinkite, kurį Gmail adresą jungiate (arba prisijunkite prie kitos paskyros) ir patvirtinkite visus Google saugumo pranešimus.
3 žingsnis. Suteikite leidimus, kad Smartsupp galėtų skaityti ir siųsti laiškus jūsų vardu.
4 žingsnis. Baigus autorizaciją, būsite grąžinti į savo Smartsupp valdymo pultą – Gmail jau prijungtas.
Pastaba: Visa autorizacija vyksta Google pusėje – jūsų Gmail prisijungimo duomenų Smartsupp niekada nemato ir nesaugo.
Prijungti Outlook
Outlook integracija veikia per saugų Microsoft OAuth prisijungimą, tad slaptažodžio Smartsupp pateikti nereikės.
1 žingsnis. Iš tiekėjų sąrašo pasirinkite Outlook. Būsite nukreipti į Microsoft prisijungimo langą.
2 žingsnis. Pasirinkite Microsoft paskyrą, kurią norite prijungti (arba prisijunkite prie kitos) ir patvirtinkite visus Microsoft saugos pranešimus.
3 žingsnis. Suteikite leidimus, kad Smartsupp galėtų skaityti ir siųsti laiškus jūsų vardu.
4 žingsnis. Baigus autorizaciją, grįšite į Smartsupp valdymo pultą – Outlook jau prijungta.
Pastaba: Naudojate Microsoft darbo ar mokymosi (Microsoft 365) paskyrą? Gali būti, kad jūsų IT administratorius pirmiau turės patvirtinti Smartsupp prieigą. Jei matote pranešimą „Reikalingas patvirtinimas“, kreipkitės į administratorius, kad suteiktų leidimą jūsų organizacijai.
Microsoft 365 bendros pašto dėžutės
Bendros pašto dėžutės (pvz., info@company.com) negalėsite prijungti tiesiogiai. Outlook visuomet jungiasi prie paskyros, su kuria vykdoma autorizacija – pasirinkti bendros dėžutės čia neįmanoma ir šioje integracijoje nėra viso prieigos arba siųsti kaip teisių.
⚠️ Pastaba: Jei vartotojas, turintis prieigą prie bendros pašto dėžutės, prijungia savo paskyrą, sinchronizuojama tik jo asmeninė pašto dėžutė, o ne bendra.
Norėdami prijungti tokius adresus kaip info@company.com, pirma turite ją paversti paprasta pašto dėžute:
Savo Microsoft 365 administravimo centre (Exchange admin centras) bendrą pašto dėžutę paverskite paprasta naudotojo pašto dėžute ir suteikite jai atskirą prisijungimą (bus reikalinga licencija). Taip pat galite sukurti atskirą dedikuotą paskyrą tam adresui.
Užtikrinkite saugumą naudodami stiprų slaptažodį ir kelių veiksnių autentifikaciją.
Prijunkite Outlook prie Smartsupp (žr. aukščiau esančius žingsnius) ir autorizacijos metu prisijunkite su naująja paskyra.
Nuo šiol su Smartsupp bus sinchronizuojama tik ši pašto dėžutė – asmeninė pašto dėžutė netraukiama.
Kaip pašalinti arba atkurti Smartsupp prieigą prie Microsoft 365
Jei naudojate Microsoft darbo ar mokymosi paskyrą, jūsų IT administratorius gali peržiūrėti arba pašalinti Smartsupp suteiktą prieigą organizacijoje. Tai naudinga, jei norite atsijungti nuo Outlook integracijos arba pradėti prijungimą iš naujo.
1 žingsnis. Smartsupp sistemoje ištrinkite Outlook el. pašto kanalą Nustatymai → Kanalai.
2 žingsnis. Paprašykite IT administratoriaus ištrinti Smartsupp prieigą iš Microsoft Entra administravimo centro (Entra ID → Įmonės programos → Visos programos → Smartsupp). Administratorius gali ne tik atimti leidimus, bet ir visiškai pašalinti Smartsupp iš jūsų organizacijos.
3 žingsnis. Jei vėl norėsite naudotis integracija, prijunkite Outlook prie Smartsupp, kaip buvo aprašyta aukščiau, ir administratorius turės iš naujo patvirtinti prieigą.
💡 Patarimas: Microsoft dažnai pervadina elementus Entra administravimo centre. Aktualiausius veiksmus rasite oficialiose Microsoft gairėse: Kaip peržiūrėti suteiktus leidimus įmonės programoms ir Kaip ištrinti įmonės programą.
Prijungti Seznam
Prisijungimas prie Seznam (bei kai kurių kitų tiekėjų iš sąrašo) vyksta įvedant savo el. pašto naudotojo vardą ir slaptažodį tiesiogiai integracijos lange.
1 žingsnis. Iš sąrašo pasirinkite Seznam.
2 žingsnis. Suveskite el. pašto adresą, prisijungimo vardą ir slaptažodį. Jei pageidaujate, pridėkite siuntėjo vardą, kuris bus matomas gavėjui.
3 žingsnis. Spauskite Baigti ir išsaugokite nustatymus.
Pastaba: Jūsų prisijungimo duomenys saugiai perduodami el. pašto tiekėjui ir nėra saugomi ar prieinami Smartsupp.
Prijungti kitus el. pašto tiekėjus
El. pašto gautuką pas kitą tiekėją galite prijungti, naudodami SMTP/IMAP. Kiekvienas tiekėjas turi savo serverio nustatymus – jų ieškokite tiekėjo pagalbos puslapyje arba kreipkitės į jų palaikymo komandą. Toliau rasite nuorodas tiesiai į populiariausių tiekėjų SMTP/IMAP nustatymus:
Yahoo — Yahoo Mail SMTP/IMAP nustatymai
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail serverio nustatymai
Proton Mail — Proton SMTP pateikimas
AOL Mail — AOL Mail su kitomis programomis
Zoho Mail — Zoho IMAP prieiga
Mail.com — Mail.com IMAP serverio nustatymai
HubSpot — HubSpot prijungto el. pašto IMAP
1 žingsnis. Smartsupp atverkite Nustatymai → Kanalai ir spustelėkite Prijungti prie el. pašto integracijos. Taip pat galite pradėti iš savo el. pašto gautukų Smartsupp platformoje.
2 žingsnis. Užpildykite SMTP ir IMAP laukus remdamiesi tiekėjo nurodymais, tada spauskite Tęsti.
3 žingsnis. Įveskite el. pašto prisijungimą ir slaptažodį, tada spauskite Baigti. Integraciją galite iš karto naudoti.
El. pašto adreso prijungimo iš naujo
Vienas el. pašto adresas tuo pat metu gali būti prijungtas tik prie vieno aktyvaus el. pašto kanalo. Jei tą patį adresą norite naudoti kitam tiekėjui – pavyzdžiui, pereiti nuo IMAP prie Outlook ar Gmail – pirmiau ištrinkite esamą el. pašto kanalą ir tik tada iš naujo prijunkite adresą.
Prijungus adresą iš naujo bet kuriame tiekėjyje, atkuriamas ankstesnis kanalas su visa pokalbių istorija; tik kanalo tipas sąraše gali pasikeisti.
💡 Matote klaidą „el. paštas jau naudojamas“? Adresas vis dar aktyvus kitame kanale – dažniausiai šioje arba kitoje jūsų Smartsupp paskyroje. Ištrinkite adresą iš seno kanalo ir bandykite prijungti iš naujo. Nerandate, kur naudojamas? Kreipkitės į palaikymo komandą ir padėsime adresą atlaisvinti.
Darbas su el. laiškais
Kai el. pašto gautukai prijungti, tikrai galite daugiau nei tik atsakinėti į laiškus – visas el. paštas valdomas patogiai Smartsupp lange:
Atsakyti, pridėti CC ir persiųsti – greitai atsakykite, pridėkite adresatus į CC, persiųskite žinutes kolegoms tiesiai iš pokalbio peržiūros lango.
Rašyti naujus laiškus – kurkite ir siųskite visiškai naujus išsiunčiamus el. laiškus, ne tik atsakymus į gautus.
Automatinis adresato užpildymas – rašant gavėjo adresą, Smartsupp automatiškai pasiūlys kontaktus (vardą ir el. paštą), kad taupytumėte laiką ir išvengtumėte klaidų.
Kas toliau?
Facebook integracija – prijunkite Messenger, kad visi klientų pokalbiai pasiektų jūsų Smartsupp el. pašto gautuką.
WhatsApp integracija – tvarkykite WhatsApp Business pokalbius tame pačiame valdymo pulte.
El. laiško parašas – nustatykite asmeninį parašą, kuris automatiškai bus pridedamas prie kiekvieno išsiunčiamo laiško.
Gautukų kategorijos – tvarkykite el. laiškų, pokalbių ir kitų kanalų srautus, kai jų daugėja.
Instagram integracija – atsakykite į Instagram žinutes iš to paties gautuko kaip ir kitų kanalų laiškus.
💡 Reikia pagalbos? Susisiekite su mūsų palaikymo komanda – visada padėsime!