Essere offline non vuol dire rinunciare a interagire con i tuoi visitatori. Ecco cinque modi per restare in contatto e mantenere viva la comunicazione anche quando la tua squadra non è disponibile.
Abbiamo diviso l’articolo in alcune sezioni:
1. Rimani online con l'app mobile
Se almeno un agente è connesso dall’app mobile di Smartsupp, la chat resterà online e i visitatori potranno avviare conversazioni con te. È il modo più semplice per essere raggiungibile anche quando sei lontano dalla scrivania.
2. Nascondi la chat box quando sei offline
Evita che i visitatori inviino messaggi senza risposta nascondendo la chat box quando non ci sono agenti disponibili. Così eviti frustrazioni e mantieni aspettative chiare.
3. Attiva il modulo di contatto
Quando sei offline, attiva il modulo di contatto così i visitatori possono lasciare il loro nome, email e messaggio. Potrai ricontattarli non appena sarai di nuovo online. Per migliorare ulteriormente questa caratteristica, puoi configurare il tuo Flow (precedentemente chatbot) per attivare automaticamente il modulo di contatto durante le ore offline. Così i visitatori potranno lasciare la loro email e il messaggio anche se il Flow è impostato su "Trasferimento all'operatore". Segui questi passaggi per regolare le impostazioni del tuo Flow:
Accedi alla Dashboard: Accedi con il tuo account su smartsupp.com e vai alla Dashboard.
Vai alla sezione Automazioni: Trova e clicca su "Automazioni".
Seleziona il tuo Flow: Scegli il Flow che vuoi configurare (ad esempio "Domande frequenti").
Modifica le impostazioni del Flow: Vai su
Impostazioni > Skillsall'interno del Flow selezionato e trova l'opzione "Trasferimento all'operatore".Cambia il comportamento del trasferimento: Aggiorna l'impostazione "Trasferimento all'operatore" da "Su richiesta" a "Email".
Salva le modifiche: Clicca su "Salva" per applicare la nuova configurazione.
Testa la configurazione: Simula una situazione offline per verificare che il modulo venga visualizzato e che i clienti possano lasciare email e messaggio.
Nota: Quando il tuo account è offline, il modulo email (contatto) offline non può essere completamente rimosso: dopo che un visitatore invia un messaggio, Smartsupp mostra il modulo per non perdere la richiesta. Per evitare che venga mostrato, mantieni almeno un agente online o regola la disponibilità (ad esempio con l'orario d'ufficio). Puoi anche nascondere del tutto la chat box mentre sei offline, come descritto sopra.
4. Imposta un messaggio automatico
Crea un messaggio automatico che informi i visitatori che sei attualmente offline e risponderai appena possibile. Così rassicuri i visitatori e imposti aspettative chiare sui tempi di risposta. In alternativa puoi configurare il comportamento di trasferimento del Flow per invitare i visitatori a lasciare email e messaggio quando nessun agente è online. Questo completa i messaggi automatici assicurando che ogni richiesta venga raccolta per il follow-up.
5. Usa l'orario d'ufficio
Definisci quando la tua squadra è disponibile così i visitatori sapranno sempre quando aspettarsi una risposta. Fuori dall'orario d'ufficio, la chat può passare offline automaticamente.
E ora?
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Orario d'ufficio – imposta quando la chat è online, indipendentemente dallo stato degli agenti.