Essere offline non significa dover rinunciare a comunicare con i tuoi visitatori. Ecco cinque modi per restare in contatto e mantenere una comunicazione fluida anche quando la tua squadra non è disponibile.
Abbiamo suddiviso l'articolo in alcune sezioni:
1. Resta online con l'app mobile
Finché almeno un operatore ha effettuato l'accesso all'app mobile di Smartsupp, la chat rimane online e i visitatori possono avviare conversazioni con te. È il modo più semplice per restare raggiungibile anche quando sei lontano dalla scrivania.
2. Nascondi la chat box quando sei offline
Evita che i visitatori inviino messaggi che rimangono senza risposta nascondendo la chat box quando nessun operatore è disponibile. In questo modo eviti frustrazioni e chiarisci le aspettative.
3. Attiva il Modulo di contatto
Quando sei offline, abilita il Modulo di contatto per consentire ai visitatori di lasciare il proprio nome, l'email e un messaggio. Potrai ricontattarli quando tornerai online. Per migliorare ulteriormente questa caratteristica, puoi configurare il tuo Flow (in precedenza chatbot) in modo che attivi automaticamente il Modulo di contatto negli orari in cui sei offline. In questo modo i visitatori possono lasciare la propria email e un messaggio anche se il Flow è impostato su "Trasferimento all'operatore". Segui i passaggi qui sotto per modificare le impostazioni del tuo Flow e utilizzare questa funzionalità:
Accedi alla dashboard: Accedi al tuo account Smartsupp.com e vai alla dashboard.
Vai alla sezione Automazioni: Individua la sezione "Automazioni" e cliccaci sopra.
Seleziona il tuo Flow: Scegli il Flow che vuoi configurare (ad esempio, "Domande frequenti").
Modifica le impostazioni del Flow: Vai a
Settings > Skillsall'interno del Flow selezionato e individua l'opzione "Trasferimento all'operatore".Modifica il comportamento del trasferimento: Modifica l'impostazione "Trasferimento all'operatore" da "Su richiesta" a "Email".
Salva le modifiche: Clicca su "Salva" per applicare la nuova configurazione.
Verifica la configurazione: Simula uno scenario offline per verificare che il modulo di contatto venga visualizzato e consenta ai clienti di lasciare la propria email e un messaggio.
Nota: Quando il tuo account è offline, il modulo email (di contatto) offline non può essere rimosso completamente — dopo che un visitatore invia un messaggio, Smartsupp mostra il modulo per evitare che la sua richiesta vada persa. Per evitare che venga visualizzato, mantieni almeno un operatore online o modifica la tua disponibilità (ad esempio con l'Orario d'ufficio). Puoi anche nascondere completamente la chat box quando sei offline, come descritto sopra.
4. Configura un messaggio automatico
Crea un messaggio automatico per informare i visitatori che al momento sei offline e risponderai il prima possibile. Questo rassicura i visitatori e chiarisce le aspettative sui tempi di risposta. In alternativa, puoi configurare il comportamento del trasferimento del tuo Flow per invitare i visitatori a lasciare la propria email e un messaggio quando nessun operatore è online. Questo integra i messaggi automatici, assicurando che le richieste dei clienti vengano raccolte per poter rispondere in seguito.
5. Usa l'Orario d'ufficio
Definisci gli orari in cui la tua squadra è disponibile, così i visitatori sapranno sempre quando aspettarsi una risposta. Al di fuori dell'orario d'ufficio, la chat può passare automaticamente alla modalità offline.
E adesso?
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Orario d'ufficio — imposta quando la tua chat è online, indipendentemente dallo stato degli operatori.
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