Käsittele asiakkaiden sähköpostit ilman välilehtien välillä siirtymistä. Smartsuppin sähköposti-integraation avulla jokainen saapuva viesti tulee Smartsuppin Inboxiin chat-keskustelujen rinnalle — ja vastaukset lähetetään samasta paikasta. Tässä artikkelissa opastetaan Gmailin, Seznamin ja muiden palveluntarjoajien yhdistämisessä SMTP/IMAP-yhteydellä.
Olemme jakaneet artikkelin muutamaan osioon:
Sähköposti-integraation yleiskatsaus
Sähköposti-integraation avulla voit vastaanottaa sähköposteja ja vastata niihin suoraan Smartsuppin Inboxista — sinun ei enää tarvitse siirtyä Gmailin, Seznamin tai muiden verkkosähköpostipalvelujen välillä. Jokainen uusi sähköposti luo uuden keskustelun Smartsuppiin; vastaukset pysyvät samassa viestiketjussa.
Tärkeää tietoa ennen aloittamista:
Käytettävissä Kaikille aktiivisille operaattoreille Tililläsi.
Voit yhdistää Useita sähköpostipalveluntarjoajia Samanaikaisesti.
Jokainen operaattori näkee sähköpostin aiheen ja voi liittää tai ladata tiedostoja.
Synkronointi alkaa Integraation käyttöönottohetkestä — vanhempia sähköposteja ei tuoda Smartsuppiin.
Vinkki: Jokainen operaattori voi määrittää henkilökohtaisen sähköpostiallekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti jokaiseen vastaukseen. Katso, miten se määritetään.
Aloita avaamalla Asetukset → Kanavat Ja napsauta Yhdistä Sähköposti-integraation vieressä. Pääset tähän myös Inboxissa olevan linkin kautta.
Yhdistä Gmail
Gmail käyttää Googlen suojattua OAuth-kirjautumisprosessia, joten et syötä salasanaasi Smartsuppiin.
Vaihe 1. Valitse palveluntarjoajien luettelosta Gmail. Sinut ohjataan Googlen kirjautumisnäkymään.
Vaihe 2. Valitse yhdistettävä Gmail-osoite (tai kirjaudu toiselle tilille) ja vahvista kaikki Googlen näyttämät turvallisuuskehotteet.
Vaihe 3. Myönnä pyydetyt käyttöoikeudet, jotta Smartsupp voi lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi.
Vaihe 4. Kun valtuutus on valmis, sinut ohjataan takaisin Smartsuppin hallintapaneeliin — Gmail on nyt yhdistetty.
Huomautus: Valtuutus tapahtuu kokonaan Googlen puolella — Smartsupp ei koskaan näe eikä tallenna Gmail-kirjautumistietojasi.
Yhdistä Outlook
Outlook käyttää Microsoftin suojattua OAuth-kirjautumista, joten et koskaan syötä salasanaasi Smartsuppiin.
Vaihe 1. Valitse palveluntarjoajien luettelosta Outlook. Sinut ohjataan Microsoftin kirjautumisnäkymään.
Vaihe 2. Valitse yhdistettävä Microsoft-tili (tai kirjaudu toiselle tilille) ja vahvista kaikki Microsoftin näyttämät turvallisuuskehotteet.
Vaihe 3. Myönnä pyydetyt käyttöoikeudet, jotta Smartsupp voi lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi.
Vaihe 4. Kun valtuutus on valmis, sinut ohjataan takaisin Smartsuppin hallintapaneeliin — Outlook on nyt yhdistetty.
Huomautus: Käytätkö Microsoftin työ- tai koulutiliä (Microsoft 365)? IT-järjestelmänvalvojasi on ehkä ensin hyväksyttävä Smartsuppin käyttöoikeudet. Jos näet kirjautumisen aikana ilmoituksen "Hyväksyntä vaaditaan", pyydä järjestelmänvalvojaasi myöntämään käyttöoikeudet organisaatiollesi.
Microsoft 365:n jaetut postilaatikot
Jaettua postilaatikkoa (esimerkiksi info@company.com) ei voi yhdistää suoraan. Outlook-yhteys yhdistää aina sen tilin postilaatikon, jolla kirjaudutaan valtuutuksen aikana — jaettua postilaatikkoa ei voi valita, eikä integraatio käytä Täydet käyttöoikeudet Tai Lähetä käyttäjänä -käyttöoikeuksia.
⚠️ Huomautus: Jos käyttäjä, jolla on pääsy jaettuun postilaatikkoon, yhdistää tilinsä, hänen henkilökohtainen postilaatikkonsa synkronoidaan — ei jaettua postilaatikkoa.
Jos haluat yhdistää esimerkiksi osoitteen info@company.com, muuta se ensin tavalliseksi postilaatikoksi:
Muuta jaettu postilaatikko Microsoft 365:n hallinnassa (Exchange-hallintakeskus) tavalliseksi käyttäjän postilaatikoksi, jolla on omat kirjautumistiedot — postilaatikko tarvitsee tällöin käyttöoikeuslisenssin. Vaihtoehtoisesti voit luoda osoitteelle uuden erillisen tilin.
Suojaa tili vahvalla salasanalla ja monimenetelmäisellä todennuksella.
Yhdistä Outlook Smartsuppissa (yllä olevat vaiheet) ja kirjaudu tällä tilillä valtuutuksen aikana.
Tämän jälkeen vain tämä postilaatikko synkronoituu Smartsuppin kanssa — henkilökohtaisia postilaatikoita ei ole mukana.
Smartsuppin käyttöoikeuksien poistaminen tai nollaaminen Microsoft 365:ssä
Jos käytät Microsoftin työ- tai koulutiliä, IT-järjestelmänvalvojasi voi tarkistaa tai poistaa Smartsuppille organisaatiossasi myönnetyt käyttöoikeudet. Tästä on hyötyä, jos haluat lopettaa Outlook-integraation käytön tai muodostaa yhteyden uudelleen alusta.
Vaihe 1. Poista Smartsuppissa Outlook-sähköpostikanava kohdasta Asetukset → Kanavat.
Vaihe 2. Pyydä IT-järjestelmänvalvojaasi poistamaan Smartsuppin käyttöoikeudet Microsoft Entra -hallintakeskuksessa (Entra ID → Yrityssovellukset → Kaikki sovellukset → Smartsupp). Hän voi joko peruuttaa myönnetyt käyttöoikeudet tai poistaa Smartsupp-sovelluksen organisaatiostasi kokonaan.
Vaihe 3. Jos haluat käyttää integraatiota uudelleen, yhdistä Outlook Smartsuppissa yllä kuvatulla tavalla. Järjestelmänvalvojaasi pyydetään hyväksymään käyttöoikeudet uudelleen.
💡 Vinkki: Microsoft muuttaa toisinaan Entra-hallintakeskuksen kohteiden nimiä. Katso ajantasaiset vaiheet Microsoftin virallisista oppaista: Yrityssovelluksille myönnettyjen käyttöoikeuksien tarkistaminen Ja Yrityssovelluksen poistaminen.
Yhdistä Seznam
Seznamissa (ja muutamissa muissa luettelossa näkyvissä vastaavissa palveluissa) kirjaudut sähköpostisi käyttäjätunnuksella ja salasanalla suoraan integraatiolomakkeessa.
Vaihe 1. Valitse Seznam Palveluntarjoajien luettelosta.
Vaihe 2. Syötä sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Voit myös lisätä lähettäjän nimen, joka näkyy vastauksissasi.
Vaihe 3. Napsauta Valmis Tallentaaksesi tiedot.
Huomautus: Kirjautumistietosi lähetetään suojatusti sähköpostipalveluntarjoajallesi, eikä niitä tallenneta tai näytetä Smartsuppissa.
Yhdistä muita sähköpostipalveluntarjoajia
Onko sähköpostilaatikkosi toisella palveluntarjoajalla? Voit silti yhdistää sen SMTP/IMAP-yhteydellä. Kukin palveluntarjoaja julkaisee omat palvelinasetuksensa — yleensä ohjesivulla tai tukitiiminsä kautta. Alla on suorat linkit yleisimpien palveluntarjoajien SMTP/IMAP-asetuksiin:
Yahoo — Yahoo Mailin SMTP/IMAP-asetukset
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mailin palvelinasetukset
Proton Mail — Protonin SMTP-lähetys
AOL Mail — AOL Mail muiden sovellusten kanssa
Zoho Mail — Zohon IMAP-käyttö
Mail.com — Mail.comin IMAP-palvelinasetukset
Vaihe 1. Avaa Smartsuppissa Asetukset → Kanavat Ja napsauta Yhdistä Seuraavan kohdan vieressä: Sähköposti-integraatio. Voit myös aloittaa yhdistämisen suoraan Smartsuppin Inboxista.
Vaihe 2. Täytä SMTP- ja IMAP-tiedot palveluntarjoajasi dokumentaation perusteella ja napsauta sitten Jatka.
Vaihe 3. Syötä sähköpostisi käyttäjätunnus ja salasana ja napsauta sitten Valmis. Integraatio on nyt käyttövalmis.
Sähköpostiosoitteen yhdistäminen uudelleen
Yksi sähköpostiosoite voi kuulua vain yhteen aktiiviseen sähköpostikanavaan kerrallaan. Jos haluat yhdistää osoitteen uudelleen toisen palveluntarjoajan kautta — esimerkiksi vaihtaa IMAP-yhteydestä Outlookiin tai Gmailiin — poista ensin nykyinen sähköpostikanava ja yhdistä sitten osoite uudelleen.
Kun yhdistät saman osoitteen uudelleen minkä tahansa palveluntarjoajan kautta, alkuperäinen kanava palautetaan keskusteluhistorioineen; vain luettelossa näkyvä kanavan tyyppi saattaa muuttua.
💡 Näetkö virheen "Sähköposti on käytössä"? Osoite on yhä aktiivinen toisessa kanavassa, yleensä tällä tai toisella Smartsupp-tilillä. Poista osoite ensin kanavasta, johon se on yhdistetty, ja yritä sitten uudelleen. Etkö löydä, missä sitä käytetään? Ota yhteyttä tukeemme, niin autamme vapauttamaan sen.
Sähköpostien käsittely
Kun sähköpostilaatikkosi on yhdistetty, voit käsitellä sähköposteja suoraan Smartsuppin Inboxissa — ja tehdä muutakin kuin vain vastata:
Vastaa, lisää kopion saajia ja välitä — vastaa sähköposteihin, lisää kopion saajia ja välitä viestejä kollegoille, kaikki keskustelunäkymästä.
Kirjoita uusia sähköposteja — kirjoita ja lähetä täysin uusia sähköposteja, älä pelkästään vastauksia olemassa oleviin viestiketjuihin.
Osoitteen automaattinen täydennys — kun kirjoitat vastaanottajan tietoja, Smartsupp ehdottaa vastaavia yhteystietoja (nimi ja sähköposti), mikä säästää aikaa ja auttaa välttämään kirjoitusvirheitä.
Mitä seuraavaksi?
Facebook-integraatio — yhdistä Messenger, jotta asiakkaiden chat-keskustelut tulevat Smartsuppin Inboxiin.
WhatsApp-integraatio — tuo WhatsApp Business -keskustelut samaan hallintapaneeliin.
Sähköpostiallekirjoitus — määritä henkilökohtainen allekirjoitus, joka lisätään automaattisesti jokaiseen sähköpostivastaukseen.
Inboxin kategoriat — pidä sähköposti, chat ja muut kanavat järjestyksessä keskustelujen määrän kasvaessa.
💡 Tarvitsetko lisää apua? Ota yhteyttä Tukitiimiimme — autamme mielellämme!