Το ότι είστε εκτός σύνδεσης δεν σημαίνει ότι πρέπει να χάνετε την επαφή με τους επισκέπτες σας. Ακολουθούν πέντε τρόποι για να παραμένετε σε επαφή και να διατηρείτε την επικοινωνία ομαλή, ακόμη και όταν η ομάδα σας δεν είναι διαθέσιμη.
Χωρίσαμε το άρθρο σε μερικές ενότητες:
1. Παραμείνετε συνδεδεμένοι με την εφαρμογή για κινητά
Όσο τουλάχιστον ένας εκπρόσωπος είναι συνδεδεμένος στην εφαρμογή Smartsupp για κινητά, η συνομιλία θα παραμένει σε σύνδεση και οι επισκέπτες θα μπορούν να ξεκινούν συνομιλίες μαζί σας. Αυτός είναι ο πιο απλός τρόπος για να παραμένετε διαθέσιμοι, ακόμη και όταν βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας.
2. Αποκρύψτε το πλαίσιο συνομιλίας όταν είστε εκτός σύνδεσης
Αποτρέψτε τους επισκέπτες από το να στέλνουν μηνύματα που θα μείνουν αναπάντητα, αποκρύπτοντας το πλαίσιο συνομιλίας όταν δεν υπάρχουν διαθέσιμοι εκπρόσωποι. Έτσι αποφεύγεται η απογοήτευση και οι επισκέπτες γνωρίζουν τι να περιμένουν.
3. Ενεργοποιήστε τη φόρμα επικοινωνίας
Όταν είστε εκτός σύνδεσης, ενεργοποιήστε τη Φόρμα επικοινωνίας ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να αφήνουν το όνομα, το email και το μήνυμά τους. Θα μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους όταν συνδεθείτε ξανά. Για να βελτιώσετε περαιτέρω αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να ρυθμίσετε το Flow σας (πρώην chatbot) ώστε να ενεργοποιεί αυτόματα τη Φόρμα επικοινωνίας τις ώρες που είστε εκτός σύνδεσης. Έτσι διασφαλίζεται ότι οι επισκέπτες μπορούν να αφήνουν το email και το μήνυμά τους, ακόμη και αν το Flow έχει ρυθμιστεί σε «Μεταφορά σε εκπρόσωπο». Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του Flow σας για αυτή τη λειτουργία:
Μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου: Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Smartsupp.com και μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου.
Μεταβείτε στην ενότητα αυτοματισμών: Εντοπίστε και πατήστε την ενότητα «Αυτοματισμοί».
Επιλέξτε το Flow σας: Επιλέξτε το Flow που θέλετε να ρυθμίσετε (π.χ. «Συχνές ερωτήσεις»).
Τροποποιήστε τις ρυθμίσεις του Flow: Μεταβείτε στο
Settings > Skillsμέσα στο επιλεγμένο Flow και εντοπίστε την επιλογή «Μεταφορά σε εκπρόσωπο».Αλλάξτε τη συμπεριφορά παράδοσης: Αλλάξτε τη ρύθμιση «Μεταφορά σε εκπρόσωπο» από «Κατόπιν αιτήματος» σε «Email».
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας: Πατήστε «Αποθήκευση» για να εφαρμόσετε τη νέα ρύθμιση.
Δοκιμάστε τη ρύθμιση: Προσομοιώστε ένα σενάριο εκτός σύνδεσης για να επιβεβαιώσετε ότι εμφανίζεται η φόρμα επικοινωνίας, επιτρέποντας στους πελάτες να αφήνουν το email και το μήνυμά τους.
Σημείωση: Όσο ο λογαριασμός σας είναι εκτός σύνδεσης, η φόρμα email (επικοινωνίας) εκτός σύνδεσης δεν μπορεί να αφαιρεθεί πλήρως — αφού ένας επισκέπτης στείλει μήνυμα, το Smartsupp εμφανίζει τη φόρμα ώστε να μη χαθεί το αίτημά του. Για να μην εμφανίζεται, διατηρήστε τουλάχιστον έναν εκπρόσωπο συνδεδεμένο ή προσαρμόστε τη διαθεσιμότητά σας (για παράδειγμα, με τις Ώρες εργασίας). Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε εντελώς το πλαίσιο συνομιλίας όταν είστε εκτός σύνδεσης, όπως περιγράφεται παραπάνω.
4. Ρυθμίστε ένα αυτόματο μήνυμα
Δημιουργήστε ένα αυτόματο μήνυμα που ενημερώνει τους επισκέπτες ότι είστε αυτή τη στιγμή εκτός σύνδεσης και θα απαντήσετε το συντομότερο δυνατό. Αυτό καθησυχάζει τους επισκέπτες και τους δίνει σαφή εικόνα για τον αναμενόμενο χρόνο απόκρισης. Εναλλακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τη συμπεριφορά παράδοσης του Flow σας ώστε να προτρέπει τους επισκέπτες να αφήνουν το email και το μήνυμά τους όταν κανένας εκπρόσωπος δεν είναι συνδεδεμένος. Αυτό συμπληρώνει τα αυτόματα μηνύματα, διασφαλίζοντας ότι τα ερωτήματα των πελατών καταγράφονται για να απαντηθούν αργότερα.
5. Χρησιμοποιήστε τις ώρες εργασίας
Ορίστε τις ώρες κατά τις οποίες η ομάδα σας είναι διαθέσιμη, ώστε οι επισκέπτες να γνωρίζουν πάντα πότε να περιμένουν απάντηση. Εκτός των ωρών εργασίας, η συνομιλία μπορεί να μεταβαίνει αυτόματα σε λειτουργία εκτός σύνδεσης.
Τι ακολουθεί;
Smartsupp για iOS — εγκαταστήστε την εφαρμογή για iOS και μάθετε τι κάνει κάθε καρτέλα.
Smartsupp για Android — εγκαταστήστε την εφαρμογή για Android και μάθετε τι κάνει κάθε καρτέλα.
Ώρες εργασίας — ορίστε πότε η συνομιλία σας είναι σε σύνδεση, ανεξάρτητα από την κατάσταση των εκπροσώπων.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξής μας μέσω συνομιλίας ή email — θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε.