Το να είστε εκτός σύνδεσης δεν σημαίνει ότι πρέπει να χάσετε την επαφή με τους επισκέπτες σας. Ακολουθούν πέντε τρόποι για να διατηρείτε την επικοινωνία ομαλή, ακόμα και όταν η ομάδα σας δεν είναι διαθέσιμη.
1. Μείνετε διαδικτυακοί με την εφαρμογή για κινητά
Όσο τουλάχιστον ένας agent είναι συνδεδεμένος στην εφαρμογή Smartsupp για κινητά, η συνομιλία θα παραμένει διαδικτυακή και οι επισκέπτες μπορούν να ξεκινούν συνομιλίες μαζί σας. Αυτός είναι ο απλούστερος τρόπος για να παραμένετε διαθέσιμοι, ακόμα κι όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο σας.
2. Απόκρυψη του πλαισίου συνομιλίας όταν είστε εκτός σύνδεσης
Αποτρέψτε τους επισκέπτες από το να στέλνουν μηνύματα που δεν θα απαντηθούν, αποκρύπτοντας το πλαίσιο συνομιλίας όταν δεν είναι διαθέσιμοι agents. Αυτό αποφεύγει την απογοήτευση και διατηρεί τις προσδοκίες ξεκάθαρες.
3. Ενεργοποίηση της φόρμας επικοινωνίας
Όταν είστε εκτός σύνδεσης, ενεργοποιήστε τη φόρμα επικοινωνίας ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να αφήνουν το όνομά τους, το email τους και το μήνυμά τους. Θα μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους όταν θα είστε ξανά διαδικτυακοί. Για να βελτιώσετε ακόμη περισσότερο αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να ρυθμίσετε το Flow σας (παλαιότερα chatbots) ώστε να ενεργοποιεί αυτόματα τη φόρμα επικοινωνίας κατά τις ώρες εκτός σύνδεσης. Έτσι διασφαλίζεται ότι οι επισκέπτες μπορούν να αφήνουν το email και το μήνυμά τους, ακόμα κι αν το Flow έχει ρυθμιστεί σε «Μεταφορά σε εκπρόσωπο». Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του Flow για αυτή τη λειτουργικότητα:
Πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου: Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Smartsupp.com και μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου.
Μετάβαση στην ενότητα αυτοματοποίησης: Εντοπίστε και πατήστε την ενότητα «Αυτοματοποίηση».
Επιλέξτε το Flow σας: Επιλέξτε το Flow που θέλετε να ρυθμίσετε (π.χ. «Συχνές ερωτήσεις»).
Τροποποίηση των ρυθμίσεων Flow: Μεταβείτε στις
Ρυθμίσεις > Δεξιότητεςμέσα στο επιλεγμένο Flow και εντοπίστε την επιλογή «Μεταφορά σε εκπρόσωπο».Αλλαγή της συμπεριφοράς μεταβίβασης: Ενημερώστε τη ρύθμιση «Μεταφορά σε εκπρόσωπο» από «Κατόπιν αιτήματος» σε «Email».
Αποθήκευση αλλαγών: Πατήστε «Αποθήκευση» για να εφαρμοστεί η νέα ρύθμιση.
Δοκιμή της ρύθμισης: Προσομοιώστε ένα σενάριο εκτός σύνδεσης για να επιβεβαιώσετε ότι η φόρμα επικοινωνίας εμφανίζεται, επιτρέποντας στους πελάτες να αφήνουν το email και το μήνυμά τους.
Σημείωση: Όσο ο λογαριασμός σας είναι εκτός σύνδεσης, η φόρμα email (επικοινωνίας) εκτός σύνδεσης δεν μπορεί να αφαιρεθεί πλήρως — μετά την αποστολή ενός μηνύματος από επισκέπτη, το Smartsupp εμφανίζει τη φόρμα ώστε το αίτημά τους να μη χαθεί. Για να αποφύγετε την εμφάνισή της, διατηρήστε τουλάχιστον έναν agent διαδικτυακό ή προσαρμόστε τη διαθεσιμότητά σας (για παράδειγμα με τις Ώρες εργασίας). Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε πλήρως το πλαίσιο συνομιλίας όταν είστε εκτός σύνδεσης, όπως περιγράφεται παραπάνω.
4. Ρύθμιση αυτόματου μηνύματος
Δημιουργήστε ένα αυτόματο μήνυμα που να ενημερώνει τους επισκέπτες ότι βρίσκεστε αυτή τη στιγμή εκτός σύνδεσης και ότι θα απαντήσετε το συντομότερο δυνατό. Αυτό καθησυχάζει τους επισκέπτες και ορίζει ξεκάθαρες προσδοκίες για τον χρόνο απόκρισης. Εναλλακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τη συμπεριφορά μεταβίβασης του Flow σας ώστε να παροτρύνει τους επισκέπτες να αφήσουν το email και το μήνυμά τους όταν δεν είναι διαδικτυακός κανένας agent. Αυτό συμπληρώνει τα αυτόματα μηνύματα, διασφαλίζοντας ότι τα αιτήματα των πελατών καταγράφονται για παρακολούθηση.
5. Χρησιμοποιήστε ώρες εργασίας
Ορίστε τις ώρες κατά τις οποίες η ομάδα σας είναι διαθέσιμη, ώστε οι επισκέπτες να γνωρίζουν πάντα πότε να περιμένουν απάντηση. Εκτός των ωρών εργασίας, η συνομιλία μπορεί να μεταβαίνει αυτόματα σε λειτουργία εκτός σύνδεσης.