Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Συλλογής επαφών του Flow (πρώην chatbots), είναι απαραίτητο να διασφαλίζετε τη συγκατάθεση του επισκέπτη για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR). Ο οδηγός αυτός σας βοηθά να ρυθμίσετε σωστά τη συλλογή επαφών ώστε το Flow σας να συμβαδίζει με τους ισχύοντες κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων της ΕΕ.
💡 Σχετικός οδηγός: Για πλήρεις οδηγίες σχετικά με τη συλλογή επαφών, ανατρέξτε στο άρθρο Leadgen Flow.
Το άρθρο διαρθρώνεται σε πέντε ενότητες:
Ποιος είναι υπεύθυνος για τι
Το GDPR διαχωρίζει δύο βασικούς ρόλους:
Υπεύθυνος επεξεργασίας — καθορίζει πώς και γιατί γίνεται η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.
Εκτελών την επεξεργασία — επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του υπεύθυνου επεξεργασίας, ακολουθώντας τις οδηγίες του.
Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αυτόματης συλλογής επαφών Flow της Smartsupp, Είστε ο Υπεύθυνος επεξεργασίας. Εσείς αποφασίζετε ποια δεδομένα συλλέγονται, πώς θα τα διαχειρίζεστε και έχετε τη συνολική νομική ευθύνη για την προστασία τους. Η Smartsupp ενεργεί ως Εκτελών την επεξεργασία: επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σύμφωνα με τις οδηγίες σας, χωρίς να αποφασίζουμε εμείς τα δεδομένα συλλογής ή τον τρόπο χρήσης τους.
💡 Συμβουλή: Διασφαλίστε ότι η ομάδα σας γνωρίζει τις νομικές υποχρεώσεις που έχετε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας — η διαχείριση συγκατάθεσης, οι κανόνες διατήρησης δεδομένων και η απόκριση σε αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων βαρύνουν εσάς.
Απαίτηση συγκατάθεσης
Η συλλογή επαφών μέσω Flow διαθέτει ενσωματωμένη επιλογή Για λήψη συγκατάθεσης από τον επισκέπτη πριν την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων. Όταν είναι ενεργή, το Flow ζητά πρώτα συγκατάθεση — και μόνο τότε προχωρά στη συλλογή των στοιχείων. Μέσα στον δημιουργό flows, μεταβείτε στο τμήμα Απορρήτου δεδομένων του κόμβου συλλογής επαφών και ενεργοποιήστε το Απαίτηση συγκατάθεσης για επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (1) — μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε το Μήνυμα συγκατάθεσης (2) και να προσθέσετε Σύνδεσμο στην ειδοποίηση απορρήτου δεδομένων (3).
Η επιλογή συγκατάθεσης του κάθε επισκέπτη αποθηκεύεται απευθείας στο Προφίλ επισκέπτη. Έτσι γνωρίζετε ξεκάθαρα ποιοι έχουν συναινέσει και ποιοι όχι. Αν κάποιος αρνηθεί, το Flow διακόπτει αυτόματα τη συλλογή επαφών.
⚠️ Σημαντικό: Ενεργοποιείτε πάντα το prompt συγκατάθεσης πριν ξεκινήσετε τη συλλογή επαφών μέσω Flow. Η συλλογή προσωπικών δεδομένων χωρίς ρητή συγκατάθεση παραβιάζει τον GDPR και μπορεί να επιφέρει αυστηρά πρόστιμα.
Επικοινωνία με τις συλλεγμένες επαφές
Αφού ξεκινήσετε τη συλλογή επαφών, είναι απαραίτητο η επικοινωνία μάρκετινγκ να στέλνεται Μόνο σε όσους έχουν δώσει συγκατάθεση. Επικοινωνία με άτομα που δεν έχουν συναινέσει ή έχουν αποσύρει τη συγκατάθεσή τους αποτελεί παραβίαση του GDPR.
Μέσα στον πίνακα ελέγχου της Smartsupp, μπορείτε να φιλτράρετε τις επαφές ανάλογα με το καθεστώς συγκατάθεσης, ώστε να δημιουργήσετε εύκολα καθαρή λίστα μάρκετινγκ με μόνο όσους έχουν συναινέσει.
💡 Συμβουλή: Επαναξιολογείτε τακτικά τη λίστα επαφών και αφαιρέστε όσους έχουν αποσύρει τη συγκατάθεσή τους ή δεν υπάρχει πλέον νομική βάση διατήρησης. Η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι βασική αρχή του GDPR.
Σύνδεσμος στην πολιτική απορρήτου
Όταν ζητάτε συγκατάθεση μέσω του Flow, συνιστούμε έντονα να ενσωματώνετε Άμεσο σύνδεσμο στην πολιτική απορρήτου σας. Αν και η Smartsupp δεν σας υποχρεώνει νομικά να δημοσιεύετε πολιτική απορρήτου ειδικά για το Flow, ως υπεύθυνοι επεξεργασίας Έχετε υποχρέωση να ενημερώνετε πλήρως τους επισκέπτες σχετικά με τον τρόπο που επεξεργάζεστε τα προσωπικά τους δεδομένα — και ένας σύνδεσμος πολιτικής απορρήτου αποτελεί τον ευκολότερο και πληρέστερο τρόπο να καλύψετε αυτή σας την υποχρέωση.
Εάν δεν δηλώσετε σύνδεσμο πολιτικής απορρήτου, το Flow θα εμφανίσει ένα γενικό ενημερωτικό μήνυμα GDPR της Smartsupp που αναφέρεται μόνο στον ρόλο μας ως εκτελούντων την επεξεργασία και στον δικό σας ρόλο ως υπευθύνου — δεν μπορεί να καλύψει τις πρακτικές διαχείρισης δεδομένων που ακολουθείτε εσείς.
💡 Συμβουλή: Η πολιτική απορρήτου σας πρέπει να καλύπτει ποια δεδομένα συλλέγετε, τον λόγο συλλογής, τον χρόνο διατήρησης, με ποιους τα κοινοποιείτε και τον τρόπο με τον οποίο οι επισκέπτες μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή).
Τι ακολουθεί
Leadgen Flow — αναλυτικός οδηγός για δημιουργία Flow που συλλέγει δυνητικούς πελάτες.
Flow — πλήρης παρουσίαση λειτουργιών και δημιουργίας Flow.
Ενέργειες Flow — δείτε τι μπορεί να κάνει ένα Flow, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής επαφών.
Συνθήκες Flow — ελέγξτε πότε, πού και σε ποιον εμφανίζεται το bot.
Συνομιλίες Flow — δείτε πώς διαφέρουν οι συνομιλίες του Flow από τις κανονικές.
💡 Χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης — είμαστε στη διάθεσή σας να βοηθήσουμε! Για εξειδικευμένες απορίες σχετικά με το GDPR, συνιστούμε να συμβουλευτείτε νομικό σύμβουλο.