Αν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία συλλογής στοιχείων επικοινωνίας στο Flow (πρώην chatbots), πρέπει να λαμβάνετε τη συγκατάθεση του επισκέπτη για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Αυτός ο οδηγός σάς δείχνει πώς να ρυθμίσετε τη συλλογή στοιχείων επικοινωνίας ώστε το Flow σας να παραμένει σύμφωνο με τους ισχύοντες κανονισμούς απορρήτου της ΕΕ.
💡 Σχετικός οδηγός: Για αναλυτική παρουσίαση της λειτουργίας συλλογής στοιχείων επικοινωνίας, δείτε το άρθρο μας Leadgen Flow.
Έχουμε χωρίσει αυτό το άρθρο σε πέντε ενότητες:
Ποιος είναι υπεύθυνος για τι
Στο πλαίσιο του GDPR υπάρχουν δύο διακριτοί ρόλοι:
Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων — καθορίζει το πώς και το γιατί υποβάλλονται προσωπικά δεδομένα σε επεξεργασία.
Εκτελών την επεξεργασία των δεδομένων — υποβάλλει προσωπικά δεδομένα σε επεξεργασία για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας, ακολουθώντας τις οδηγίες του.
Όταν χρησιμοποιείτε την αυτόματη λειτουργία συλλογής στοιχείων επικοινωνίας ενός Smartsupp Flow, γίνεστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων. Αποφασίζετε ποια δεδομένα συλλέγονται, πώς διαχειρίζονται και φέρετε τις νομικές υποχρεώσεις που συνοδεύουν την προστασία αυτών των δεδομένων. Η Smartsupp ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία δεδομένων — επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα βάσει των οδηγιών σας, αλλά δεν αποφασίζουμε τι συλλέγεται ή πώς χρησιμοποιείται.
💡 Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική σας ομάδα κατανοεί ποιες νομικές υποχρεώσεις βαραίνουν εσάς ως υπεύθυνο επεξεργασίας — η διαχείριση συγκατάθεσης, οι κανόνες διατήρησης δεδομένων και η ανταπόκριση σε αιτήματα υποκειμένων δεδομένων είναι όλα δική σας ευθύνη.
Απαίτηση συγκατάθεσης
Η λειτουργία συλλογής στοιχείων επικοινωνίας του Flow περιλαμβάνει μια ενσωματωμένη επιλογή για απαίτηση συγκατάθεσης από τον επισκέπτη πριν από την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων. Όταν είναι ενεργοποιημένη, το Flow ζητά πρώτα από τον επισκέπτη να δώσει τη συγκατάθεσή του — μόνο τότε συνεχίζει με τη συλλογή των στοιχείων επικοινωνίας. Στον δημιουργό Flow, ανοίξτε την ενότητα Προστασία δεδομένων του κόμβου συλλογής στοιχείων επικοινωνίας και ενεργοποιήστε την επιλογή Απαίτηση συγκατάθεσης για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (1) — στη συνέχεια μπορείτε να επεξεργαστείτε το Μήνυμα (2) και να προσθέσετε έναν Σύνδεσμο προς την ειδοποίηση προστασίας δεδομένων (3).
Η απόφαση συγκατάθεσης του επισκέπτη αποθηκεύεται απευθείας στο προφίλ επισκέπτη. Αυτό σάς δίνει μια σαφή επισκόπηση του ποιοι έχουν δώσει συγκατάθεση και ποιοι όχι. Αν ένας επισκέπτης αρνηθεί, το Flow σταματά τη ροή συλλογής.
⚠️ Σημαντικό: Ενεργοποιείτε πάντα το μήνυμα συγκατάθεσης πριν ενεργοποιήσετε ένα Flow συλλογής στοιχείων επικοινωνίας. Η συλλογή προσωπικών δεδομένων χωρίς ρητή συγκατάθεση παραβιάζει το GDPR και μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα.
Επικοινωνία με τα συλλεγμένα άτομα επικοινωνίας
Μόλις αρχίσετε να συλλέγετε άτομα επικοινωνίας, είναι κρίσιμο οι προωθητικές/διαφημιστικές επικοινωνίες σας να αποστέλλονται μόνο σε άτομα που έδωσαν συγκατάθεση. Η επικοινωνία με άτομα που δεν έχουν δώσει συγκατάθεση — ή που την έχουν ρητά αρνηθεί — αποτελεί άμεση παραβίαση του GDPR.
Στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp μπορείτε να φιλτράρετε τα άτομα επικοινωνίας σύμφωνα με την κατάσταση συγκατάθεσής τους, ώστε να είναι εύκολο να δημιουργήσετε μια «καθαρή» λίστα marketing που περιλαμβάνει μόνο άτομα που έχουν επιλέξει να συμμετέχουν.
💡 Συμβουλή: Ελέγχετε τακτικά τη λίστα επαφών σας και αφαιρείτε άτομα που έχουν αποσύρει τη συγκατάθεσή τους ή για τα οποία δεν έχετε πλέον νόμιμο λόγο διατήρησης. Η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι βασική αρχή του GDPR.
Σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου
Όταν ζητάτε συγκατάθεση μέσα στο Flow, συνιστούμε έντονα να συμπεριλάβετε έναν άμεσο σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου σας. Παρότι η Smartsupp δεν απαιτεί νομικά να δημοσιεύσετε την πολιτική απορρήτου του Flow, ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων εσείς πρέπει να ενημερώνετε τους επισκέπτες σχετικά με το πώς υποβάλλονται σε επεξεργασία τα προσωπικά τους δεδομένα — και ένας σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου είναι ο πιο απλός τρόπος για να καλύψετε αυτήν την υποχρέωση.
Αν δεν έχει οριστεί σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου, το Flow χρησιμοποιεί τη γενική ειδοποίηση GDPR της Smartsupp, η οποία εξηγεί μόνο τον ρόλο μας ως εκτελούντος την επεξεργασία δεδομένων και τον δικό σας ρόλο ως υπευθύνου επεξεργασίας — δεν μπορεί να περιγράψει τις δικές σας συγκεκριμένες πρακτικές διαχείρισης δεδομένων.
💡 Συμβουλή: Η πολιτική απορρήτου σας θα πρέπει να καλύπτει ποια δεδομένα συλλέγετε, γιατί τα συλλέγετε, για πόσο χρόνο τα αποθηκεύετε, με ποιον τα μοιράζεστε και πώς οι επισκέπτες μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή).
Τι ακολουθεί;
Leadgen Flow — οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία Flow που συλλέγει υποψήφιους πελάτες (leads).
Flow — πλήρης επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας των Flows και του πώς να δημιουργήσετε ένα.
Flow Actions — δείτε ποιες ενέργειες μπορεί να εκτελέσει ένα Flow, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής στοιχείων επικοινωνίας.
Flow conditions — ελέγξτε πότε, πού και σε ποιον εμφανίζεται το bot.
Flow conversation — κατανοήστε πώς διαφέρουν οι συνομιλίες Flow από τις κανονικές συνομιλίες.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης — θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε! Για συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με το GDPR, προτείνουμε να συμβουλευτείτε έναν/-μία εξειδικευμένο/-η νομικό/-ή σύμβουλο.