Smartsupp für sich selbst einzurichten dauert nur wenige Minuten — die Einführung für ein ganzes Support-Team erfordert einen Plan. Diese Checkliste begleitet Administratoren durch die ersten 30 Tage: von den Grundlagen über das Einladen und Organisieren von Operatoren bis zur Messung der Teamleistung. Jeder Schritt verlinkt auf eine ausführliche Anleitung.
Wir haben die Einführung in mehrere Phasen aufgeteilt:
Tag 1 — Richten Sie die Grundlagen ein
Stellen Sie sicher, dass die Grundlagen funktionieren, bevor das Team hinzukommt:
Installieren Sie das Chat-Widget — öffnen Sie in Smartsupp Einstellungen → Channels → Live-Chat → Installation und fügen Sie den Code zu Ihrer Website hinzu (oder verwenden Sie ein Plattform-Plugin).
Prüfen Sie die allgemeinen Einstellungen — stellen Sie die richtige Zeitzone unter Einstellungen → Allgemein ein, damit Bürozeiten und Statistiken die richtigen Zeiten verwenden.
Konfigurieren Sie Ihre Bürozeiten — bestimmen Sie, wann der Chat als online angezeigt wird, unabhängig davon, wer eingeloggt ist. Verfügbar ab dem SOLO Abonnement.
Woche 1 — Laden Sie Ihr Team ein
Holen Sie jetzt Ihre Operatoren dazu:
Laden Sie Operatoren ein — gehen Sie zu Einstellungen → Operatoren und senden Sie Einladungen per E-Mail. Eine Einladung ist 7 Tage gültig, und die eingeladene Person darf noch kein eigenes Smartsupp-Konto haben.
Achten Sie auf Ihre verfügbaren Plätze — die Abonnements umfassen 1 Operator (SOLO), 3 (PLUS) oder 5 und mehr (EXPERT, erweiterbar); ULTIMATE wird individuell angepasst. Sie können jederzeit zusätzliche Operatoren hinzufügen unter Rechnungsdaten.
Optimieren Sie die Profile — ein echtes Foto, ein Name und eine kurze Beschreibung verleihen dem Chat eine persönliche Note. Siehe Operator-Einstellungen.
💡 Tipp: Laden Sie zunächst eine kleine Pilotgruppe ein (2–3 Operatoren), lassen Sie diese einige Tage lang echte Konversationen bearbeiten und führen Sie erst dann den Rest des Teams anhand der gewonnenen Erkenntnisse ein.
Woche 2 — Organisieren Sie Konversationen und leiten Sie sie weiter
Sobald das Team dabei ist, legen Sie fest, wer welche Aufgaben übernimmt:
Gruppen — teilen Sie Operatoren in Teams auf (Vertrieb, Support, Abrechnung…) und lassen Sie Besucher im Kontaktformular das passende Team auswählen. Verfügbar ab dem EXPERT Abonnement.
Chat-Zuweisung — weisen Sie Konversationen bestimmten Operatoren zu, damit keine ohne Zuständigkeit bleibt. Verfügbar ab dem SOLO Abonnement.
Tags — kennzeichnen Sie Konversationen zur Segmentierung und Berichterstellung (ab SOLO; automatische Tag-Zuweisung ab EXPERT).
Verknüpfungen — speichern Sie vorgefertigte Antworten für wiederkehrende Fragen. Persönliche Verknüpfungen sind in jedem Abonnement verfügbar; im Team geteilte Verknüpfungen ab EXPERT. Organisieren Sie die Inbox zusätzlich mit Inbox-Kategorien.
Wochen 3–4 — Messen und verbessern
Sehen Sie sich nach den ersten Wochen die Zahlen an und passen Sie die Einrichtung an:
Statistiken — verfolgen Sie das Gesprächsvolumen, die Reaktionszeiten und die Bewertungen. Grundlegende Statistiken sind verfügbar ab SOLO, Teamstatistiken pro Operator ab EXPERT.
Überprüfen Sie Bürozeiten und Personalbesetzung — sind Ihre Operatoren zu den Stoßzeiten online?
Verbessern Sie Verknüpfungen und Gruppen laufend — erstellen Sie Verknüpfungen für immer wiederkehrende Fragen und passen Sie die Gruppenweiterleitung anhand des tatsächlichen Besucheraufkommens an.
Übersicht zur Verfügbarkeit nach Abonnement
Ein kurzer Überblick darüber, welche Teamfunktionen in welchem Abonnement enthalten sind:
Operatoren — SOLO 1 · PLUS 3 · EXPERT 5 und mehr (erweiterbar) · ULTIMATE individuell angepasst.
Bürozeiten, Chat-Zuweisung, Tags, grundlegende Statistiken — ab SOLO.
Gruppen (Teams von Operatoren) — ab EXPERT.
Team-Verknüpfungen, automatische Tag-Zuweisung, limitierter Zugang für Operatoren — ab EXPERT.
Teamstatistiken (pro Operator) — ab EXPERT.
⚠️ Die Verfügbarkeit nach Abonnement bezieht sich auf die aktuellen Pakete (SOLO, PLUS, EXPERT, ULTIMATE). Wenn Sie ein älteres Abonnement nutzen, können die Limits abweichen — prüfen Sie den Bereich Rechnungsdaten oder fragen Sie unseren Support.
Wie geht es weiter?
Operatoren — allgemeine Einstellungen — Operatoren einladen, Rollen, Profile.
Gruppen — richten Sie Teams und die Gruppenweiterleitung ein.
Operator zuweisen — so funktioniert die Zuweisung von Konversationen.
Bürozeiten — legen Sie fest, wann der Chat online ist.
Statistiken — messen Sie die Leistung Ihres Teams.
Verknüpfungen — vorgefertigte Antworten für schnellere Rückmeldungen.
💡 Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team — wir helfen Ihnen gerne!