Offline zu sein bedeutet nicht, dass Sie die Verbindung zu Ihren Besuchern verlieren müssen. Entdecken Sie fünf effektive Wege, wie Sie die Kommunikation aufrechterhalten und erreichbar bleiben – auch wenn Ihr Team aktuell nicht verfügbar ist.
Dieser Artikel ist in folgende Abschnitte unterteilt:
1. Mit der Mobile App erreichbar bleiben
Solange mindestens ein Agent in der Smartsupp App angemeldet ist, bleibt der Chat für Ihre Besucher geöffnet und sie können jederzeit eine Konversation starten. Die ideale Lösung, um auch unterwegs flexibel auf Anfragen zu reagieren.
2. Chat-Box im Offline-Modus ausblenden
Vermeiden Sie, dass Besucher unbeantwortete Nachrichten senden, indem Sie die Chat-Box automatisch ausblenden, wenn kein Agent erreichbar ist. Das verhindert Missverständnisse und sorgt für klare Erwartungen.
3. Kontaktformular aktivieren
Aktivieren Sie im Offline-Modus das Kontaktformular, damit Ihre Besucher ihren Namen, ihr E-Mail und eine Nachricht hinterlassen können. So haben Sie die Möglichkeit, nach Ihrer Rückkehr Kontakt aufzunehmen. Sie können Ihren Flow (früher Chatbots) so einrichten, dass das Kontaktformular bei Abwesenheit automatisch angezeigt wird. Dadurch stellen Sie sicher, dass eine Kontaktaufnahme auch dann gelingt, wenn der Flow auf "Transfer zu einem Operator" eingestellt ist. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
Dashboard aufrufen: Loggen Sie sich in Ihr Smartsupp.com-Konto ein und öffnen Sie das Dashboard.
Zum Bereich Automatisierung navigieren: Suchen Sie den Bereich "Automatisierung" und klicken Sie darauf.
Flow auswählen: Wählen Sie den gewünschten Flow aus, den Sie anpassen möchten (z. B. "Häufig gestellte Fragen").
Flow-Einstellungen anpassen: Öffnen Sie im gewählten Flow die
Einstellungen > Skillsund suchen Sie die Option "Transfer zu einem Operator".Übergabeverhalten ändern: Stellen Sie "Transfer zu einem Operator" von "Auf Anfrage" auf "E-Mail" um.
Speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.
Funktion testen: Simulieren Sie ein Offline-Szenario, um zu prüfen, ob das Kontaktformular erscheint und ein E-Mail sowie eine Nachricht hinterlassen werden können.
Hinweis: Wenn Ihr Konto offline ist, kann das Offline-E-Mail-(Kontakt-)Formular nicht vollständig deaktiviert werden – nach dem Absenden einer Nachricht wird es weiterhin eingeblendet, damit keine Anfrage verloren geht. Um dies zu vermeiden, halten Sie mindestens einen Agent online oder passen Sie Ihre Verfügbarkeit beispielsweise mit den Bürozeiten an. Alternativ können Sie, wie oben beschrieben, die Chat-Box im Offline-Modus komplett ausblenden.
4. Automatische Nachricht einrichten
Richten Sie eine automatische Nachricht ein, die Ihre Besucher informiert, dass Sie aktuell offline sind und so bald wie möglich antworten. Das sorgt für Transparenz und setzt klare Erwartungen zur Antwortzeit. Alternativ können Sie Ihr Übergabeverhalten im Flow so konfigurieren, dass Besucher bei Abwesenheit gebeten werden, ihr E-Mail und eine Nachricht zu hinterlassen. So gehen keine Anfragen verloren und Sie können später gezielt antworten.
5. Bürozeiten einrichten
Legen Sie fest, zu welchen Zeiten Ihr Team erreichbar ist. So wissen Ihre Besucher stets, wann eine Antwort zu erwarten ist. Außerhalb dieser Bürozeiten wird der Chat automatisch auf den Offline-Modus umgestellt.
Nächste Schritte
Smartsupp für iOS – Installieren Sie die iOS-App und erfahren Sie, welche Funktionen die einzelnen Tabs bieten.
Smartsupp für Android – Installieren Sie die Android-App und entdecken Sie alle Möglichkeiten der Tabs.
Bürozeiten – Bestimmen Sie, wann Ihr Chat online ist – unabhängig vom Status Ihrer Agenten.
💡 Sie benötigen weitere Unterstützung? Wenden Sie sich gern per Chat oder E-Mail an unser Support-Team – wir helfen Ihnen schnell und unkompliziert weiter.